Odpowiedź prawnika: Rozliczenie delegacji zagranicznej właściciela
W przypadku podróży służbowych wykonywanych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą (lub osobę z nią współpracującą) do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone faktycznie poniesione i udokumentowane koszty (np. koszty noclegu, opłaty za przejazdy) w pełnej wysokości, natomiast diety tylko do określonej wysokości.
Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem tych które wymienione zostały w art. 23 tejże ustawy.
Prawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wskazał, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Brzmienie tego przepisu dopuszcza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą. Warunkiem zastosowania jest jednak ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej. Definicję podróży służbowej zawiera art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. W związku z powyższym ważne jest dokładne określenie miejsca wykonywania pracy dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowych. Jeśli podatnik np. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania samochodem ciężarowym i w ramach tej działalności odbywa podróże krajowe i zagraniczne. Świadczenie usług kierowcy na terenie kraju lub za granicą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, tj. w celach zarobkowych i na własny rachunek nie może być traktowane jako podróż służbowa, bowiem czynności związane z realizacją tychże usług i wiążące się z nimi podróże krajowe i zagraniczne należą do istoty prowadzonej działalności, a zatem nie mogą być utożsamiane z podróżą służbową. Diety więc, które przysługują wyłącznie z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów podatników świadczących usługi kierowcy. Podobnie przykładowo Izba Skarbowa w Krakowie (pismo PD-2/005/2-775/03/WK), powołując się na Ministerstwo Finansów, stwierdziła, że w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wiąże się odbyciem podróży służbowej.
