Sposób doręczenia zawiadomienia wspólnikom
Pytanie:
"Zarząd wysyła zawiadomienie o Zgromadzeniu Wspólników zwoływanego celem podjęcia uchwały o połączeniu Spółek. Czy wystarczy, jak wyśle to zawiadomienie listem poleconym, czy musi to być list polecony za potwierdzeniem odbioru?"
Odpowiedź prawnika: Sposób doręczenia zawiadomienia wspólnikom
Co do zasady ztestgromadzenie wspólników sp. z o.o. zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który powinno być wysłane. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Jeśli mamy do czynienia z łączeniem się spółek kapitałowych, to zarządy łączących się spółek powinny zawiadomić wspólników dwukrotnie, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie, w sposób przewidziany dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń, o zamiarze połączenia się z inną spółką, nie później niż na sześć tygodni przed planowanym dniem powzięcia uchwały o połączeniu. Zawiadomienie następuje w sposób przewidziany dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń w danej spółce.
Jeżeli łączą się spółki kapitałowa i osobowa, to łącząca się spółka zawiadamia wspólników, którzy nie prowadzą spraw spółki, dwukrotnie, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników, o zamiarze połączenia się z inną spółką, nie później niż na sześć tygodni przed planowanym dniem powzięcia uchwały o połączeniu. (Łączenie się spółek wymaga bowiem uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia łączącej się spółki kapitałowej i uchwały wszystkich wspólników łączącej się spółki osobowej). Niestety przepisy ksh pomijając kwestie sposobu zawiadomienia tych wspólników. W doktrynie przyjmuje się więc, iż wspólnicy nie prowadzący spraw spółki mają być zawiadomieni w sposób wskazany w umowie spółki albo w dowolny sposób pod adresem wskazanym w rejestrze. Zasadne byłoby jednak w tej sytuacji wysłanie zawiadomienia za potwierdzeniem odbioru.