19.10.2017

A.J.
Zespół e-prawnik.pl

Czym jest rejestr PESEL?

Ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych. Ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców, prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). W rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy.

Wojewoda sprawuje nadzór nad organami gmin w zakresie zadań określonych w ustawie oraz jest organem odwoławczym od decyzji wydawanych przez organy gmin.

Minister właściwy do spraw wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie poprzez:

• przeprowadzanie kontroli na zasadach określonych w ustawie o kontroli w administracji rządowej, w tym badanie prawidłowości prowadzanych przez wojewodę postępowań administracyjnych oraz terminowości załatwiania spraw,
• kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie i kontroli wykonywania ustalonych sposobów postępowania.

Rejestr PESEL jest centralnym zbiorem danych prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

W rejestrze PESEL gromadzone są dane:

1)  obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2)  obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

3)  cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w związku z:

a)  uzyskaniem prawa stałego pobytu przez obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym i obywatela Konfederacji Szwajcarskiej,

b)  uzyskaniem prawa stałego pobytu przez członka rodziny obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym i obywatela Konfederacji Szwajcarskiej,

c)  udzieleniem zezwolenia na pobyt stały,

d)  udzieleniem zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,

e)  uzyskaniem statusu uchodźcy,

f)  uzyskaniem ochrony uzupełniającej,

g)  uzyskaniem azylu,

h)  uzyskaniem zgody na pobyt tolerowany,

i)  uzyskaniem ochrony czasowej,

j)  uzyskaniem zgody na pobyt ze względów humanitarnych;

4)  członków rodziny cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o których mowa w pkt 3 lit. e i f.

W rejestrze PESEL mogą być gromadzone dane osób, które na podstawie odrębnych przepisów  obowiązane są do posiadania numeru PESEL.

Jakie dane są gromadzone w rejestrze PESEL?

W rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców gromadzone są następujące dane:

1. nazwisko i imię (imiona);
2. nazwisko rodowe;
3. imiona i nazwiska rodowe rodziców;
4. data urodzenia;
5. miejsce urodzenia;
6.  kraj urodzenia;
7. stan cywilny;
8. oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony;
9. płeć;
10. numer PESEL;
11. obywatelstwo albo status bezpaństwowca;
12. imię i nazwisko rodowe oraz numer PESEL małżonka, jeżeli został mu nadany;
13. data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeństwa i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który ustalił nieistnienie małżeństwa, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który unieważnił małżeństwo, data zgonu małżonka albo data znalezienia jego zwłok, oznaczenie jego aktu zgonu i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony;
14. adres i data zameldowania na pobyt stały;
15. kraj miejsca zamieszkania;
16. kraj poprzedniego miejsca zamieszkania;
17. data wymeldowania z miejsca pobytu stałego;
18. adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu;
19. data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego;
20. data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu;
21. data powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy;
22. seria, numer i data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument;
23. seria, numer i data ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego;
24. data zgonu albo data znalezienia zwłok, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony;

ponadto dla cudzoziemców:

 25.  seria, numer i data ważności dokumentu podróży cudzoziemca lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo;
 26.  data upływu deklarowanego przez cudzoziemca terminu pobytu.

Kto dokonuje rejestracji danych w rejestrze PESEL?

Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują:

1. kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu i dokonywania w nich zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie;
2. kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wpłynął zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego;
3. kierownik urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska;
4. organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy obywatela polskiego;
5. wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych, każdy zgodnie ze swoją właściwością - w zakresie danych dot. obywatelstwa lub statusu bezpaństwowca;
6. organ gminy właściwy do wydania dowodu osobistego w zakresie serii, numeru i daty ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument;
7. organy właściwe do wydania paszportu - w zakresie danych dot. serii, numeru i daty ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego;
8. organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca, któremu nadano numer PESEL;
9. organ gminy właściwy do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL, w stosunku do osób obowiązanych do posiadania numeru PESEL na podstawie odrębnych przepisów.

Właściwe organy dokonują niezwłocznie rejestracji danych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób wskazany w ust. 4 organ przekazuje dane w formie pisemnej w celu ich rejestracji w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

Jakie są zasady i tryb nadawania numeru PESEL?

Osobie, której dane są gromadzone w rejestrze PESEL i rejestrze mieszkańców, nadaje się numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, który stanowi numer PESEL. Numer PESEL jest to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną, przy czym:

1)  data urodzenia zawarta jest w pierwszych sześciu cyfrach w następującej kolejności: dwie ostatnie cyfry roku urodzenia, miesiąc urodzenia wraz z zakodowanym stuleciem urodzenia oraz dzień urodzenia;

2)  stulecie urodzenia kodowane jest poprzez dodanie do liczby oznaczającej miesiąc urodzenia:

a)  liczby 80 - w przypadku osób urodzonych w latach 1800-1899,

b)  liczby 0 - w przypadku osób urodzonych w latach 1900-1999,

c)  liczby 20 - w przypadku osób urodzonych w latach 2000-2099;

3)  liczby oznaczające rok, miesiąc lub dzień, będące liczbami jednocyfrowymi, poprzedza się cyfrą "0", z zastrzeżeniem zasady określonej w pkt 2;

4)  numer porządkowy osoby zawarty jest w cyfrach od siódmej do dziesiątej, przy czym ostatnia cyfra numeru porządkowego zawiera oznaczenie płci: cyfrę parzystą (w tym "0") dla kobiet, a cyfrę nieparzystą dla mężczyzn;

5)  jedenasta cyfra numeru PESEL jest liczbą kontrolną umożliwiającą elektroniczną kontrolę poprawności nadanego numeru identyfikacyjnego.

Numer PESEL nadaje minister właściwy do spraw informatyzacji w formie czynności materialno-technicznej. Więcej informacji na stronie internetowej http://www.mc.gov.pl. 

Nadanie numeru PESEL z urzędu

Numer PESEL jest nadawany z urzędu przez:

1. kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt urodzenia dla dzieci obywateli polskich i cudzoziemców zamieszkałych i urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, których dane są gromadzone w rejestrze PESEL;  
2. organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały albo pobyt czasowy dla osób, których dane są gromadzone w rejestrze PESEL;
3. organ wydający polski dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport) dla osób zamieszkałych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;
4. organ gminy właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy dla osób, dla których nie można ustalić organu właściwego w sposób wskazany powyżej.

Nadawanie numeru PESEL na wniosek

Osobie obowiązanej na podstawie odrębnych przepisów do posiadania numeru PESEL numer nadaje minister właściwy do spraw informatyzacji na jej wniosek. Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL jest organ gminy, który dokonał zameldowania na pobyt stały lub czasowy, a przypadku braku miejsca zameldowania, organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy. W razie niemożności ustalenia właściwego organu gminy – organ gminy właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy. Właściwość miejscowa organu gminy do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL dotyczy osoby, dla której ma być nadany numer.

Osoba lub jej przedstawiciel ustawowy składa umotywowany pisemny wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi dane we wniosku (np. paszport, akty stanu cywilnego, itp.) do właściwego organu gminy. We wniosku o nadanie numeru PESEL należy podać faktyczną podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL. W przypadku, gdy jakiś podmiot/urząd (np. ZUS czy Urząd Skarbowy) wymaga podania numeru PESEL, to powinien wskazać również przepis prawa, z którego wynika obowiązek posiadania tego numeru. Z wnioskiem o nadanie numeru PESEL może również wystąpić pełnomocnik, wówczas do wniosku należy dołączyć także stosowne pełnomocnictwo wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Zob.: wniosek o nadanie numeru PESEL.

Zmiana numeru PESEL

Numer PESEL jest zmieniany w przypadku:

1. sprostowania daty urodzenia;
2. zmiany płci;
3. nadania numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby.

Organem właściwym do wystąpienia o zmianę numeru PESEL jest:

• kierownik urzędu stanu cywilnego dokonujący w akcie urodzenia zmian, o których mowa powyżej w pkt 1 i 2;
• organ, który wystąpił o nadanie numeru PESEL z urzędu lub przyjął wniosek o nadanie tego numeru, w przypadkach, o których mowa w pkt 3.

Organ, który wystąpił o nadanie lub zmianę numeru PESEL, powiadamia osobę o nadaniu lub zmianie tego numeru. Raz nadany numer PESEL nie może być ponownie nadany innej osobie.

Osoba, której zmieniono numer PESEL, nie może posługiwać się poprzednio nadanym numerem PESEL, od chwili powiadomienia o zmianie.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 22 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o działach administracji rządowej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 2281);
• ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657);
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1984);
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 w sprawie w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1290);
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 grudnia 2014 w sprawie trybu i terminów przekazywania danych pomiędzy rejestrem PESEL a rejestrami centralnymi (D.U. z 2014 r. poz. 1942);
•  ustawia z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185, poz. 1092).