Specyfikacja istotnych warunków zamówienia - najważniejszy dokument w postępowaniu o zamówienie publiczne

Czy przygotowanie specyfikacji jest obowiązkowe?

Tak, istnieje taki obowiązek. Zamawiający jest obowiązany przygotować specyfikację istotnych warunków zamówienia w każdym trybie postępowania (z wyjątkiem licytacji elektronicznej oraz zamówienia z wolnej ręki) niezależnie od wartości zamówienia publicznego. W przypadku zamówienia z wolnej ręki przekazuje się informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. W tym trybie zamawiający może żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, a także podania nazw (firm) proponowanych podwykonawców. Może też określić, która część zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

W jaki sposób można uzyskać specyfikację?

Sposób udostępniania specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest różny w zależności od zastosowanego trybu postępowania. I tak:

• W przetargu nieograniczonym specyfikację udostępnia się na stronie internetowej od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert. Oprócz tego, na wniosek wykonawcy, zamawiający ma obowiązek przekazać specyfikację w terminie 5 dni. Opłata, jakiej zamawiający może przy tym zażądać, może pokrywać jedynie koszty druku oraz przekazania specyfikacji.

• W przetargu ograniczonym zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert. Do składania ofert zamawiający zaprasza wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w ogłoszeniu.

• W negocjacjach z ogłoszeniem zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych,

• W negocjacjach bez ogłoszenia zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert.

• W trybie zapytania o cenę zamawiający przesyła specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert.

• W dialogu konkurencyjnym zamawiający przekazuje specyfikację na podstawie rozwiązań przedstawionych podczas dialogu, wraz z zaproszeniem do składania ofert.

Z reguły specyfikację istotnych warunków zamówienia przekazuje się nieodpłatnie. Opłata za przekazanie specyfikacji jest możliwa tylko w przetargu nieograniczonym. Opłata jakiej wolno żądać za przekazanie, może pokrywać jedynie koszty druku oraz przesłania specyfikacji. W szczególności nie jest dopuszczalne wliczanie do opłaty kosztów, jakie zamawiający poniósł podczas przygotowywania specyfikacji. Chodzi tu o koszty pracy zatrudnionych pracowników opracowujących specyfikację, koszty opinii biegłych, rzeczoznawców itp.

Co powinna określać treść specyfikacji?

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna w sposób rzetelny, kompletny i jednoznaczny określać wszelkie informacje dotyczące warunków i przedmiotu postępowania, tak aby wykonawcy mogli przygotować oferty odpowiadające wymaganiom zamawiającego. Zgodnie z art. 36 ustawy, specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać:  

1. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego; 

2. tryb udzielenia zamówienia; 

3. opis przedmiotu zamówienia; 

4. termin wykonania zamówienia; 

5. opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; 

6. wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu; 

7. informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami; 

8. wymagania dotyczące wadium; 

9. termin związania ofertą; 

10. opis sposobu przygotowywania ofert; 

11. miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert; 

12. opis sposobu obliczenia ceny; 

13. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert; 

14. informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; 

15. wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 

16. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach; 

17. pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia.  

Ponadto, w przypadku gdy przepisy ustawy nie stanowią inaczej, specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera również:

• opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych; 

• maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej; 

• informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4 ustawy, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień; 

• opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie; 

• adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną; 

• informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych; 

• jeżeli zamawiający przewiduje licytację elektroniczną: 

1. informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, 

2. wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych, 

3. informację, które spośród kryteriów oceny ofert będą stosowane w toku aukcji elektronicznej; 

• wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot. 

• jeżeli zamawiający przewiduje wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 4, określenie w szczególności:

1. liczby osób, o którcyh mowa w art. 29 ust. 4 pkt. 1, i okresu wymaganego zatrudnienia tych osób

2. sposobu dokumentowania zatrudnienia osób, o którcyh mowa w art. 29 ust. 4 pkt. 1, lub utworzenia albo zwiększenia funduszu szkoleniowego

3. uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4, oraz sankcji z tytułu niespełniania tych wymagań

Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, to specyfikacja istotnych warunków zamówienia może nie zawierać informacji o wykazie oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, wymaganiach dotyczących wadium oraz wymagań dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zamawiający może żądać w specyfikacji wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Ponadto zamawiający może określić w specyfikacji, która część zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

Jak widać specyfikacja to bardzo rozbudowany dokument, który powinien zawierać wiele szczegółowych informacji. Należy jednak pamiętać, iż praktycznie każdy z trybów zamówień publicznych, poza przetargiem nieograniczonym, modyfikuje wskazaną powyżej treść specyfikacji, wskazując, które elementy nie muszą znajdować się w specyfikacji sporządzanej w danym trybie.

Czy można dokonać zmian postanowień specyfikacji? 

Tak, jest to możliwe, ale wyłączenie w uzasadnionych przypadkach. Zamawiający może zmodyfikować treść specyfikacji w każdym czasie, jednak przed upływem terminu składania ofert. 

Zamawiający ma jednocześnie obowiązek powiadomienia o tym fakcie wszystkich wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamawiający zamieszcza ją także na tej stronie. Dokonane w ten sposób modyfikacje są wiążące dla wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu. Jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny czas na wprowadzenie dodatkowych zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, oraz na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest udostępniana na tej stronie.

Co można zrobić, jeżeli postanowienia specyfikacji są niejasne?

Ustawa przewiduje możliwość zwrócenia się do zamawiającego o udzielenie wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Taka możliwość przysługuje każdemu wykonawcy. Uprawnieni do składania pytań dotyczących specyfikacji mogą występować ze stosowną prośbą w zasadzie w każdym czasie. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba że  prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła na nie mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert, a  w przypadku przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia - na nie mniej niż 4 dni przed terminem składania ofert.

Zamawiający jednocześnie przesyła treść zapytania i wyjaśnienia wszystkim wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania. Ponadto, jeśli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza je na tej stronie.

Opisana powyżej możliwość uzyskania wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie jest jednak jedyną. Wątpliwości związane ze specyfikacją mogą być również wyjaśnione na specjalnie zwołanym w tej sprawie zebraniu. Zebranie zwołuje zamawiający. Jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, informację o terminie zebrania zamieszcza także na tej stronie. Na zebraniu każdy z obecnych wykonawców może zgłosić pytanie o wyjaśnienie treści specyfikacji. Następnie wszystkie pytania i udzielone na nie odpowiedzi zamawiającego, bez wskazywania źródeł zapytania są utrwalane na piśmie. Informacja z zebrania jest następnie przekazywana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację, niezależnie od tego czy byli obecni na tym zebraniu oraz umieszczana na stronie internetowej.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami).