czy może uznać w całości koszt poniesiony w związku z wynajęciem przez pracownika samochodu osobowego (...)
czy może uznać w całości koszt poniesiony w związku z wynajęciem przez pracownika samochodu osobowego podczas podróży służbowej za koszt uzyskania przychodów,
postanawia
uznać stanowisko Strony prawidłowe
Uzasadnienie
Z przedstawionego przez Stronę stanu faktycznego wynika, że pracownicy Spółki w ramach wykonywania obowiązków, związanych z zajmowanym przez nich stanowiskiem, odbywają służbowe podróże zagraniczne, głównie na teren Niemiec. Miejsce docelowe podróży często znajduje się kilkadziesiąt kilometrów od lotniska, na którym lądują pracownicy. W związku z tym pracownicy korzystają z usług wynajmu samochodów osobowych. Należności wynikające z umów wynajmu regulowane są ze środków finansowych Spółki (pracownicy płacą kartami służbowymi). Spółka ponosi więc opłaty za użytkowanie pojazdów poza terytorium kraju, a także wydatki na zakup paliwa za granicą. W związku z tym Spółka ma wątpliwości, czy może uznać w całości koszt poniesiony w związku z wynajęciem przez pracownika samochodu osobowego podczas podróży służbowej za koszt uzyskania przychodów.
Zdaniem Spółki, w przedmiotowej sprawie ma zastosowanie art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z ogólną zasadą wynikająca z Kodeksu pracy, pracodawcę obciążają wszelkie niezbędne koszty poniesione w związku z podróżą służbową pracownika. Zaliczanie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników odbywa się zgodnie z ogólną zasadą, wynikającą z art. 15 ust.1. Tym samym, jeżeli podróż służbowa odbywana przez pracownika ma związek z prowadzoną przez jego pracodawcę działalnością gospodarczą, nie ma przeszkód, aby poniesione za granicą wydatki związane z podróżą służbową pracownika na wynajem samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo stanowiły u pracodawcy koszty uzyskania przychodu w kwocie faktycznie zapłaconej przez Spółkę.
Zgodnie z art.15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r Nr.54,poz.654 ze zm) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W związku z tym, przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art.16 ust.1. Warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie związku danego wydatku z przychodami podatnika. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Jednocześnie ciężar dowodu - co do wskazania, że poniesiony wydatek ma lub będzie miał wpływ na uzyskany przychód - spoczywa na podatniku.
Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej.
W myśl przepisu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z brzmienia powyższej definicji można wysnuć wniosek, że podróżą służbową jest wyjazd poza miejscowość stałego wykonywania pracy na służbowe polecenie pracodawcy. Dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej rodzaj i wysokość należności przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Natomiast w myśl art. 77(5) § 3 Kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym w sferze pozabudżetowej, tj. przez pozostałych pracodawców, określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Pracodawcy ci mogą ustalać należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych w sposób dowolny, z wyjątkiem diety, gdyż zgodnie z art. 77(5) § 4 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. W przypadku, gdy pracodawca nie uregulował kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży takie, jak pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej (art. 77(5) § 5 Kodeksu pracy). Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r z tytułu podróży odbywanej w terminie i w miejscu wskazanym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:1) diety2) zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Kodeksu pracy, pracodawcę obciążają wszelkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową. Zaliczanie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wydatków, związanych z podróżami służbowymi pracowników odbywa się zgodnie z ogólną zasadą, która została określona w cytowanym wyżej przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego, nie będzie miał zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.Poniesione za granicą wydatki (w związku z podróżą służbową pracowników) na wynajem samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo - w całości stanowią koszty uzyskania przychodu. W przedmiotowej sprawie należy mieć również na uwadze przepis § 10 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r., który stanowi, że nie przysługują pracownikowi ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - jeżeli pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.
Biorąc powyższe pod uwagę, Spółka ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym w sprawach związanych z prowadzoną działalnością, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione wydatki związane z tymi podróżami w granicach określonych przepisami prawa podatkowego, o ile ich poniesienie ma lub będzie mieć wpływ na osiągnięcie przychodu.Dlatego też, wydatki poniesione przez Spółkę w trakcie wyjazdu służbowego pracownika, na wynajęcie samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo będą stanowiły koszty uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust.1. Jednocześnie, zaznaczyć należy, że to na Podatniku ciąży obowiązek odpowiedniego udokumentowania przedmiotowych wydatków oraz wykazania, że wydatek ten jest uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej.Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak na wstępie. Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.
Referencje
ILPB3/423-295/07-4/ŁM, interpretacja indywidualna