Wniosek o zwrot kosztów w postępowaniu przed WSA

Witam.
Zwracam się z zapytaniem o to w jaki sposób jak należy zgłosić wniosek o zwrot kosztów, aby sąd go rozpatrzył.
Zbliża się termin pierwszej rozprawy, jestem stroną skarżącą. Otrzymałam zawiadomienie o rozprawie z następującym pouczeniem
"Stosownie do art.210 par.1 P.p.s.a strona traci uprawnienie żądanie zwrotu kosztów , jeśli najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie zgłosi wniosku o przyznanie należnych kosztów."

Treść rozumiem, natomiast nie wiem czy pierwsza rozprawa może być tą poprzedzającą wydanie orzeczenia?
I czy taki wniosek mogę zgłosić wysyłając go pocztą poleconą? Jaki termin wówczas jest ostateczny, czy wniosek powinien dotrzeć przed rozprawą do sądu czy jeśli nie dotrze to liczy się data stempla pocztowego?
I czy jest gdzieś dostępny taki wniosek urzędowy, czy są wymagane dodatkowe dokumenty, które trzeba załączyć do wniosku?

Proszę o pomoc i z góry dziękuję za odpowiedź.