Czas trwania, forma oraz jawność umów w sprawie zamówień publicznych (stan prawny do 1 marca 2004 r.)

5.1.2006

Jak długo może obowiązywać umowa w sprawie zamówienia publicznego?

Ustawa zawiera generalny zakaz zawierania umów w sprawie zamówienia publicznego na czas nieoznaczony. Zakaz ten obowiązuje od czasu wejścia w życie ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r., o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych, a więc od dnia 9 listopada 1997 r. Zgodnie z przywołaną ustawa nowelizującą, umowy w sprawach zamówień publicznych zawarte przed dniem wejścia w życie ustawy pozostają w mocy, z tym że rozszerzenie ich zakresu przedmiotowego lub zmiana stron umowy nie są możliwe. O rozszerzeniu przedmiotu umowy można by mówić w sytuacji, gdyby strony w zawierając kolejne aneksy rozszerzały zakres przedmiotowy umowy, wprowadzając nowe obowiązki dostawcy lub wykonawcy i związane z tym zwiększone wzajemne świadczenie zamawiającego.
Umowy zawarte przed wspomnianą nowelizacją pozostają w mocy, jeżeli nie doszło do rozszerzenia zakresu przedmiotowego lub zmiany stron umowy.

Ponadto ustawa zawiera również wymóg, iż zawarcie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymaga uzyskania wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu. Zawarcie umowy bez zgody Prezesa Urzędu pociąga za sobą nieważność umowy w całości, z uwagi na art. 72 ust 2 pkt 2 stanowiący, iż udzielenie zamówienia bez wymaganej decyzji administracyjnej stanowi przesłankę nieważności umowy. Z powyższego wynika, iż zamawiający może swobodnie określić czas trwania umowy, jeżeli nie będzie on przekraczał 3 lat. Jeżeli prognozowana umowa będzie miała trwać dłużej niż 3 lata, wówczas niezbędna będzie zgoda wydana przez Prezesa Urzędu (np. w przypadku umowy kredytowej trwajacej dłużej jak 3 lata).

W jakiej formie powinny zostać zawierane umowy w sprawach zamówień publicznych?

Umowy w sprawach zamówień publicznych powinny być zawierane z zachowaniem formy pisemnej. Forma pisemna umowy zastrzeżona jest pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeżeli strony nie dochowają zastrzeżonej formy pisemnej, wówczas umowa będzie nieważna. Umowa zawarta z pominięciem przewidzianej formy nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Świadczenia stron wykonane na podstawie nieważnej umowy uważane są za nienależne, w związku z czym powstaje obowiązek ich zwrotu.

Nie oznacza to jednak, że zachowanie formy pisemnej w każdym przypadku będzie wystarczające. Spowodowane jest to tym, że niektóre przepisy nakładają obowiązek zachowanie innej szczególnej formy umowy (np. formy aktu notarialnego dla zawarcia umowy przeniesienia własności nieruchomości).
W myśl art. 78 kc do zachowania formy pisemnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Oznaczałoby to, że do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron. Jednak wydaje się, iż na gruncie zamówień publicznych z uwagi na ich specyfikę umowy powinny zostać zawarte w formie jednolitego aktu obejmującego oświadczenia woli obu stron umowy.

Czy umowy w sprawach zamówień publicznych są jawne?

Tak. Umowy w sprawach zamówień publicznych są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

Kto może wystąpić z wnioskiem u udostępnienie umowy w sprawie zamówienia publicznego?

Ustawa do dostępie do informacji publicznej przyznaje każdemu zainteresowanemu prawo dostępu do informacji o sprawach publicznych, którymi są między innymi informacje o majątku publicznym (Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego), długu publicznym. Informacją publiczną będzie również informacja o zawartych, przez daną jednostkę zamawiającą, umowach w sprawach zamówień publicznych. W związku z tym każdy zainteresowany, zarówno dostawca lub wykonawca biorący udział w postępowaniu, jak i każdy inny podmiot może żądać udostępnienia umowy lub umów o zamówienia publiczne.

W jaki sposób podlega udostępnieniu informacja publiczne?

Udostępnianie informacji publicznych następuje w drodze:

ogłaszania informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, w Biuletynie Informacji Publicznej,
udostępniania na wniosek,
wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych oraz przez zainstalowanie w miejscach dostępnych urządzenia umożliwiającego zapoznanie się z tą informacją
wstępu na posiedzenia organów władzy publicznej i udostępniania materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych, dokumentujących te posiedzenia.

W przypadku umów w sprawach zamówień publicznych najodpowiedniejszym sposobem udostępnienia będzie złożenie stosownego wniosku w tej sprawie. Wniosek powinien zawierać informację, która ma zostać udostępniona (określenie umowy lub umów) oraz powinien zawierać oznaczenie sposobu i formy, w jakiej ma nastąpić udostępnienie.

Na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:

kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub

przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

Oznacza to, że podmiot udostępniający umowę w sprawie zamówienia publicznego obowiązany jest zapewnić zainteresowanemu możliwość przeglądania, kserowania udostępnianej umowy, przenoszenia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji (np. dyskietka, CD-ROM)

W jakim terminie powinna zostać udostępniona umowa w sprawie zamówienia publicznego?

Udostępnianie informacji publicznej (umowy w sprawie zamówienia publicznego) na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja nie może zostać udzielona w terminie 14 dni, podmiot zobowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w którym nastąpi udostępnienie umowy (umów). Przedłużony termin nie może być dłuższy niż 2 miesiące od złożenia wniosku.

Udostępnianie umowy w sprawie zamówienia publicznego na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku.
Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, podmiot obowiązany do udostępnienia powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji zostaje umorzone.

Jakie informacje nie mogą zostać udostępnione?

Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej przewidują również przypadki, w których udostępnienie informacji może zostać ograniczone. I tak prawo do informacji podlega ograniczeniu:

w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych,

w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych,

ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Jednak ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa.

W związku z tym należy stwierdzić, że treść umów w sprawie zamówień publicznych jest jawna i podlega udostępnieniu z wyłączeniem informacji, których udostępnienie na podstawie ustawy jest ograniczone.

Czy udostępnienie treści umów w sprawie zamówień publicznych jest odpłatne?

Nie. Ustawa o dostępie do informacji publicznej wyraźnie stanowi, iż dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny. Wyjątek może dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, podmiot obowiązany do udostępnienia będzie musiał ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. W takiej sytuacji podmiot udostępniający może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

Jeżeli z udostępnieniem wiążą się dodatkowe koszty, o których mowa, podmiot udostępniający w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. W takiej sytuacji udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek.

Co można zrobić, jeżeli podmiot zobowiązany odmówi udostępnienia informacji (umowy)?

Jeżeli podmiot odmawia udostępnienia informacji publicznej czyni to w drodze decyzji administracyjnej.

Uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji powinno zawierać także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęty stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji.
Wnioskodawca niezadowolony z wydanej decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej (umowy) może złożyć odwołanie od tejże decyzji. Odwołanie podlega rozpatrzeniu w terminie 14 dni.

Pamiętaj, że:

umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogą być zawierane na czas nieoznaczony.
umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej.
treść umów w sprawie zamówień publicznych jest jawna i podlega udostępnieniu z wyłączeniem informacji, których udostępnienie na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej jest ograniczone.
dostęp do informacji publicznej, w tym umowy, jest bezpłatny.
nieuzasadniona odmowa udostępnienia treści umów jest podstawą wniesienia powództwa i ewentualnych sankcji karnych.
podmiotowi, któremu odmówiono prawa dostępu do informacji publicznej ze względu na wyłączenie jej jawności z powołaniem się na ochronę danych osobowych, prawo do prywatności oraz tajemnicę inną niż państwowa, służbowa, skarbowa lub statystyczna, przysługuje prawo wniesienia powództwa do sądu powszechnego o udostępnienie takiej informacji.
W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.),
Ustawa z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r., o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 1997 r., Nr 123, poz. 778),
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 Nr 112, poz. 1198),

Zespół
e-prawnik.pl