Jaki tryb postępowania – przesłanki wyboru trybu - stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004r

Zamawiający składa w tym celu należycie uzasadniony wniosek do Prezesa Urzędu, który wydaje odpowiednią decyzję administracyjną.

Łagodniejsze wymogi, co do możliwości wyboru trybu, ustawa stawia przed tzw. podmiotami użyteczności publicznej (podmioty zobowiązane do stosowania ustawy w związku rodzajem wykonywanej działalności np. zarządcy portów morskich, lotnisk). Podmioty te mogą udzielić zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego lub dwustopniowego niezależnie od wystąpienia ustawowych przesłanek zastosowania tych trybów. Nie są również zobowiązane do uzyskania zgody Prezesa Urzędu na zatwierdzenie wyboru tych trybów.
Ustawa przewiduje jeszcze jeden wyjątek. Przy zamawianiu wyliczonych enumeratywnie usług, zamawiający nie jest obowiązany do stosowania przepisów określających przesłanki wyboru trybu, z wyjątkiem przesłanek trybu zamówienia z wolnej ręki. Dotyczy to usług:

• hotelowych i restauracyjnych,

• w zakresie transportu kolejowego,

• w zakresie transportu morskiego i żeglugi śródlądowej,

• prawniczych,

• w zakresie doradztwa personalnego,

• w zakresie ochrony,

• w zakresie szkolenia,

• zdrowotnych i socjalnych,

• w zakresie kultury,

• w zakresie sportu i rekreacji.

Tak więc zamawiający może swobodnie wybrać tryb postępowania w sprawie zamawiania tych usług, z wyjątkiem zamówienia z wolnej ręki. Zamawiający nie musi również uzyskać zgody Prezesa Urzędu na zastosowanie tych trybów.

Kiedy zamawiający może skorzystać z przetargu ograniczonego?

Zamawiający może zorganizować przetarg ograniczony w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

• wartość zamówienia publicznego nie przekracza równowartości kwoty 30.000 Euro. Zastosowanie trybu uzależnione jest wyłącznie od wartości zamówienia. Wartość zamówienia określa zamawiający z należytą starannością i tylko on zna tę szacunkową wartość. Zamawiający nie musi więc uzasadniać wyboru trybu innymi jeszcze okolicznościami.

• specjalistyczny charakter zamówienia publicznego ogranicza liczbę dostawców lub wykonawców mogących wykonać dane zamówienie. Przesłanka ta odnosi się do sytuacji, gdy jest ograniczony krąg podmiotów zdolnych do złożenia wiarygodnej oferty, przez co przeprowadzanie przetargu nieograniczonego jest bezcelowe.

W przetargu ograniczonym oferty mogą złożyć wyłącznie dostawcy lub wykonawcy dopuszczeni do udziału w tym przetargu i zaproszeni przez zamawiającego do składania ofert. W postępowaniu wyróżnić można dwa etapy. W pierwszym, dostawcy (wykonawcy) składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu. Etap ten kończy się zaproszeniem do składania ofert. W drugim etapie dostawcy (wykonawcy) składają oferty. Możliwość składania ofert ostatecznych przysługuje dostawcy (wykonawcy), który:

• złoży wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu,

• spełnia warunki określone w ogłoszeniu (zostanie przez zamawiającego dopuszczony do udziału w przetargu),

• zostanie zaproszony do złożenia oferty,

• zgłosi w terminie wniosek o udostępnienie specyfikacji.

Kiedy zamawiający może skorzystać z przetargu dwustopniowego?

Przetarg dwustopniowy stosuje się w sytuacjach wyjątkowych, głównie ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia. Może być stosowany w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:

• w uprzednio prowadzonym postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostaną w istotny sposób zmienione. Aby można było skorzystać z przetargu dwustopniowego na podstawie tej przesłanki muszą łącznie wystąpić dwa wymienione warunki. A więc, w uprzednio prowadzonym postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego nie wpłynęły żadne oferty lub wszystkie podlegały odrzuceniu (taka sytuacja stanowi podstawę do unieważnienia przetargu) i ponadto pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Za istotną zmianę warunków z pewnością należy uznać zmianę przedmiotu zamówienia pociągającą za sobą konieczność dokonania daleko idących zmian w ofertach.

• nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty. Przesłanka ta odnosi się wyłącznie do zamawiania usług. Może mieć miejsce w sytuacji, gdy zamawiający nie może sam określić ich szczegółowych cech. Dotyczy to w szczególności usług o bardzo skomplikowanym charakterze np. projektowych, doradczych, prawniczych.

• przedmiotem zamówienia publicznego są dostawy lub roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju. Dotyczy to sytuacji, gdy przedmiot zamówienia będzie służył poszerzeniu wiedzy w danej dziedzinie lub znalezieniu dla niej nowych zastosowań. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przedmiot zamówienia będzie służył do osiągnięcia czy maksymalizacji zysku, lub pokryciu kosztów przeprowadzonych badań.

• przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych. Przesłanka ta zostanie skreślona z chwilą uzyskania przez Polskę członkostwa w UE.

• w wyjątkowych sytuacjach, jeżeli ze względu na charakter usług lub robót budowlanych lub związanego z nimi ryzyka nie ma możliwości dokonania wcześniejszej ich wyceny. Może to dotyczyć usług lub robót budowlanych, których warunki wykonania różnią się od standardowych. Towarzyszące im wysokie ryzyko oraz charakter takich usług lub robót budowlanych nie pozwalają na określenie wartości szacunkowej zamówienia.

Przetarg dwustopniowy składa się z dwóch etapów. W pierwszym dostawcy (wykonawcy) składają oferty wstępne bez podawania ceny. Zamawiający ma możliwość przeprowadzenia negocjacji w sprawie określenia warunków technicznych oraz parametrów przedmiotu zamówienia. Etap ten służy dookreśleniu przedmiotu zamówienia. Drugi etap jest przetargiem, którego zasięg jest ograniczony do wybranych oferentów.

Tryb ten jest szczególnie przydatny, gdy zamawiający w chwili wszczynania postępowania nie jest w stanie określić parametrów przedmiotu zmówienia. Organizuje przetarg dwustopniowy, który w pierwszym etapie pozwoli mu zorientować się o możliwościach realizacji zamówienia i pozwoli przygotować prawidłową dokumentacje przetargową.

Kiedy zamawiający może skorzystać z trybu negocjacji z zachowaniem konkurencji?

Zamówienie publiczne może być udzielone w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, jeżeli wystąpiła co najmniej jedna z następujących okoliczności:

• uprzednio prowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego zostało unieważnione z powodu braku wymaganej liczby ofert, a pierwotne warunki zamówienia publicznego nie zostaną w istotny sposób zmienione. Przesłanka ta ma zastosowanie, jeżeli unieważnione postępowanie prowadzone było wyłącznie w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego. Nie dotyczy to sytuacji, gdy unieważnione postępowanie prowadzone było w innych trybach, np. przetargu dwustopniowym, negocjacji z zachowaniem konkurencji. Także podstawą unieważnienia, która uzasadnia zastosowanie tego trybu, może być wyłącznie brak wymaganej liczby ofert (a więc co najmniej dwóch). Przed zastosowaniem trybu, należy się zastanowić czy rzeczywiście postępowanie unieważniono z powodu braku wymaganej liczby ofert. Jeżeli miało to miejsce z przyczyn takich, że warunki postawione przez zamawiającego w specyfikacji były tego rodzaju, że nie mógł ich spełnić żaden dostawca (wykonawca) lub skrócono termin składania ofert, przez co potencjalni oferenci nie zdążyli za złożeniem ofert w terminie, to nie można mówić o zasadności zastosowania tego trybu.

• został przeprowadzony konkurs na twórcze prace projektowe, w wyniku którego zakwalifikowano do postępowania co najmniej dwóch wykonawców. Konkurs przeprowadzany jest na architektoniczne, urbanistyczne lub konstrukcyjno-budowlane prace projektowe. Przeprowadzenie konkursu stanowi warunek umożliwiający ograniczenie uczestników postępowania wyłącznie do wybranych w nim wykonawców. O zastosowaniu tego trybu, a nie trybu zamówienia z wolnej ręki, decydują warunki przeprowadzonego konkursu.

• przedmiot dostawy jest wytwarzany wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, przy czym nie dotyczy to produkcji seryjnej mającej na celu udowodnienie zdolności rynkowych lub pokrycie kosztów badań lub rozwoju. Przesłankę tą można zastosować wyłącznie, gdy przedmiot dostawy wytwarzany jest wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych. W szczególności, z przesłanki tej skorzystać mogą instytuty naukowo-badawcze lub uczelnie na zakup odczynników potrzebnych do prowadzenia badań naukowych.

• dane roboty budowlane służą wyłącznie do celów badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie do zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju,

• zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia publicznego, której wcześniej nie można było przewidzieć, a nie wynika ona z winy zamawiającego.

Zastosowanie tej przesłanki uzależnione jest od wystąpienia trzech przesłanek:

1. musi zajść pilna potrzeba udzielenia zmówienia (w szczególności otrzymanie środków finansowych pod koniec roku kalendarzowego nie uzasadnia zastosowania tego trybu),

2. potrzeby nie można było wcześniej przewidzieć (ocena powinna nastąpić według obiektywnych kryteriów),

3. sytuacja nie wynika z winy zamawiającego (winy umyślnej albo nieumyślnej w postaci lekkomyślności lub niedbalstwa).

Negocjacje z zachowaniem konkurencji to tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z taką liczbą dostawców lub wykonawców (nie mniejszą niż trzech, chyba że za wzglądu na specjalistyczny charakter zamówienia jest tylko dwóch wykonawców mogących je wykonać), która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję oraz sprawny przebieg postępowania. Negocjacje powinny dotyczyć wszystkich istotnych warunków umowy, tak aby oferty następnie składane były odpowiednie i pełne. Negocjacje należy prowadzić ze wszystkimi zaproszonymi dostawcami (wykonawcami). Wybór, jakie podmioty zaprosić do negocjacji należy do zamawiającego, jednak wybór ten musi zapewnić uczciwą konkurencję. Jeżeli na rynku istnieje kilkanaście podmiotów zdolnych do wykonania zamówienia, a zamawiający zaprosił do udziału w postępowaniu minimalną, dopuszczalną liczbę - trzech, to warunek zapewnienia konkurencji nie będzie spełniony. Dostawca (wykonawca) niezaproszony do udziału może w takiej sytuacji wnieść protest a następnie odwołanie, na okoliczność niezaproszenia takiej liczby dostawców (wykonawców), która zapewniałaby uczciwą konkurencję. Ciężar udowodnienia tego faktu spoczywa na wnoszącym środek odwoławczy.

Kiedy zamawiający może skorzystać z trybu zapytania o cenę?

Zapytanie o cenę może być stosowane, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych a wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 130.000 euro.

Zapytanie o cenę stanowi tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej niż do czterech. W trybie tym mogą być zamawianie wyłącznie dostawy lub usługi. Zamawiający obowiązany jest skierować pytanie o cenę do takiej liczby dostawców (wykonawców), która zapewni konkurencję i sprawny przebieg postępowania. Wybór podmiotów, do których kierowane jest zapytanie nie może być przypadkowy. Zamawiający musi wybrać takich dostawców, którzy są potencjalnie najlepsi oraz można zasadnie przypuszczać, że złożą w danych okolicznościach najkorzystniejsze oferty. Formułując zapytanie o cenę, zamawiający powinien na tyle jednoznacznie i precyzyjnie określić przedmiot zamówienia oraz warunki jego realizacji, aby jedynym elementem odpowiedzi oferentów była cena, gdyż jedynym kryterium oceny ofert jest kryterium ceny. Dlatego też przedmiotem zamówienia w trybie zapytania o cenę winny być wyroby gotowe, a standardy przedmiotu zamówienia powszechnie znane, określone już w czasie rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza 30.000 Euro, zapytanie ocenę powinno zawierać:

• określenie przedmiotu zamówienia, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy,

• informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków,

• określenie terminu wykonania umowy,

• opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych,

• określenie miejsca i terminu składania ofert,

• wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający wymaga jego wniesienia.

Kiedy zamawiający może skorzystać z trybu zamówienia z wolnej ręki?

Zamawiający może udzielić zamówienia publicznego z wolnej ręki tylko wtedy, gdy wystąpi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

• z przyczyn technicznych lub w przypadku udzielania zamówienia publicznego z zakresu działalności twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury i sztuki, a także z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, dostawy, usługi lub roboty budowlane można uzyskać tylko od jednego dostawcy lub wykonawcy. Zamawiający musi udowodnić, że faktycznie istnieje jeden tylko podmiot, który może wykonać zamówienie. Może to mieć miejsce w trzech sytuacjach, ze względu na istnienie praw wyłącznych, z przyczyn technicznych lub w przypadku udzielania zamówienia na prace z zakresu działalności twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury i sztuki.

• został przeprowadzony konkurs i stosownie do jego postanowień zamówienie musi być udzielone wykonawcy, którego praca została oceniona jako najlepsza. Konieczność udzielenia zamówienia twórcy najwyżej ocenionej pracy musi wynikać z warunków konkursu lub z oceny dokonanej przez komisję konkursową.

• ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia publicznego, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Sytuacja ta może mieć miejsce jedynie wyjątkowych sytuacjach, związanych z wystąpieniem awarii, katastrofy budowlanej, klęski żywiołowej. Wyjątkowa sytuacja może dotyczyć okoliczności społecznych lub gospodarczych, których zamawiający przy dołożeniu należytej staranności nie mógł przewidzieć i powodujących konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia.

• uprzednio prowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, a w przypadku postępowań, o których mowa  w  art. 4b ust. 1 pkt  3-5, także w trybie przetargu ograniczonego, zostało unieważnione z powodu braku wymaganej liczby ofert, jeżeli pierwotne warunki zamówienia nie zostały w sposób istotny zmienione, a ze względu na szczególny rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych można je uzyskać od jednego dostawcy lub wykonawcy.

  Przesłanka ta umożliwia zastosowanie zamówienia z wolnej ręki w przypadku niepowodzenia przetargu nieograniczonego albo ograniczonego prowadzonego na podstawie art. 4b ust. 1 pkt 3-5. Chodzi tu o postępowania prowadzone na zasadach szczególnych, jeżeli przedmiot postępowania jest objęty tajemnicą państwową, dotyczy interesów bezpieczeństwa państwa albo przedmiotem zamówienia jest uzbrojenie lub sprzęt wojskowy.

• udziela się temu samemu wykonawcy zamówień publicznych dodatkowych, nieprzekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. Konieczność udzielenia zamówienia dodatkowego, musi być następstwem okoliczności, których nie można było wcześniej, przy dołożeniu należytej staranności, przewidzieć. Konieczność jego udzielenia musi wynikać z braku możliwości z przyczyn technicznych lub gospodarczych, oddzielenia zamówienia dodatkowego. Wystąpienie zamówień dodatkowych jest możliwe, jeżeli nie przekraczają one 20% wartości szacunkowej zamówienia określonej przed wszczęciem postępowania, a nie wysokości ceny lub wynagrodzenia określonej w umowie.

• przedmiotem zamówienia publicznego jest nabycie, najem, dzierżawa lub leasing nieruchomości, a ze względu na szczególne okoliczności można ją uzyskać od jednego oferenta. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zamawiający zamierza kupić nieruchomość, w której znajduje się jego siedziba.

Ponadto, jeżeli zamówienie jest udzielane na zasadach szczególnych przez placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów o służbie zagranicznej, zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

1) jest to uzasadnione potrzebą ochrony interesu Rzeczypospolitej Polskiej w państwie przyjmującym,

2) w chwili udzielania zamówienia w państwie przyjmującym, niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej, w którym będzie udzielane i wykonywane zamówienie, występują szczególne warunki ekonomiczne uzasadniające udzielenie zamówienia w tym trybie.

Pamiętaj, że:

• Wybór trybu postępowania, w jakim zostanie udzielone zamówienie publiczne należy do samodzielnej decyzji zamawiającego.

• Dostawcom lub wykonawcom nie przysługują środki odwoławcze na czynność wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego.

• Zastosowanie trybu innego niż przetarg nieograniczony przy zamówieniach publicznych, których wartość przekracza kwotę 200.000 Euro (a w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki, jeżeli wartość przekracza równowartość 30.000 Euro), wymaga uprzedniego zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

• Brak decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zatwierdzającej wybór trybu jest przesłanką nieważności postępowania.

• Naruszenie zasad, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego powoduje odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.),

• Ustawa z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 1998 r. Nr 155 poz. 1014 ze zm.).