Kapitał początkowy. Jakie dokumenty potrzebne są do jego ustalenia?

Jeszcze do 31 grudnia 2003r. ubezpieczeni mogą samodzielnie lub za pośrednictwem swojego pracodawcy, przekazywać dokumenty wymagane do ustalenia kapitału początkowego wraz z wnioskiem o ten kapitał. ZUS oblicza kapitał początkowy na podstawie zaświadczeń o okresach zatrudnienia i uzyskiwanych zarobkach. Takimi dokumentami mogą być:

• pisemne zaświadczenia pracodawców,
• świadectwa pracy,
• legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresie zatrudnienia,
• umowy o pracę,
• dowody osobiste z odpowiednim wpisem,
• legitymacje służbowe lub związków zawodowych,
• oraz wszelkie pisma, na podstawie których można udowodnić okresy pracy np. o zmianie angażu, udzieleniu urlopu, powołaniu, mianowaniu, udzieleniu nagany czy wyróżnieniu.

Jednym słowem wszelkie pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika. Dokumenty należy przekazać tylko w oryginale. ZUS przyjmie również ich N1kserokopie lub odpisy, ale muszą być one potwierdzone notarialnie. Po wykorzystaniu akt, ZUS odsyła je z powrotem ubezpieczonemu.

Co jest konieczne do ustalenia kapitału początkowego?

Niezbędnym elementem potrzebnym do ustalenia kapitału początkowego jest zaświadczenie o wysokości wynagrodzeń czyli druk Rp 7. Sporządza się go na podstawie zachowanej dokumentacji płacowej, list płac, kart wynagrodzeń. Jeśli takich brak, można posłużyć się umową o pracę, pismami dotyczącymi wynagrodzeń, legitymacji ubezpieczeniowej, zawierającej wpisy o wynagrodzeniu. ZUS, ustalając kapitał, będzie brał pod uwagę tylko stałe składniki wynagrodzenia czyli pensję zasadniczą, stałe dodatki określone kwotowo, ogólnie te, które stanowiły podstawę wymiaru składek. Premie, nagrody czy nieperiodyczne dodatki, będą uwzględnione tylko wtedy, gdy z dokumentacji płacowej będzie wynikało, że zostały faktycznie wypłacone w określonej kwocie i odprowadzono od nich składki ubezpieczeniowe.

Co robić, gdy nie ma już dawnego zakładu pracy?

Nie ma problemu, gdy dawny zakład pracy nadal istnieje i funkcjonuje. Były pracodawca ma obowiązek bezpłatnie wystawić byłym pracownikom niezbędne zaświadczenia, potwierdzające okres pracy i wysokość uzyskiwanych wynagrodzeń. Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych nakłada na płatników obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń, wydawania jemu lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Wobec tego, zarówno były jak i obecny pracodawca, musi zapewnić zatrudnionym pomoc w tym zakresie. W gorszym położeniu znajdują się osoby, których przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane. Skompletowanie zestawu potrzebnych dokumentów jest trudne, a czasami wręcz niemożliwe. Można zwrócić się o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu do prawnego następcy pracodawcy, jeżeli taki istnieje. Ten, na podstawie akt osobowych może wówczas pomóc.

Jeżeli ktoś pracował w spółce, której już nie ma, dokumentacji pracowniczej może szukać u likwidatora, który ją przechowuje. Informacji, kto nim był można zasięgnąć w rejestrach sądowych. Sądy lub urzędy skarbowe, gdzie dana spółka się rozliczała, również udzielają wskazówek co do miejsca przechowywania akt osobowych. W przypadku innych nieistniejących podmiotów, pracownik może zwrócić się do organów założycielskich lub nadrzędnych (wojewodowie, odpowiedni ministrowie), firm przechowalniczych, archiwów, a także samych właścicieli, którzy czasami przechowują akta. Należy liczyć się z pewnymi wydatkami, jeśli akta znajdują się w posiadaniu prywatnej firmy przechowalniczej czy prywatnego, komercyjnego archiwum. Wówczas za wydanie dokumentów zainteresowany musi wnieść opłatę. Jednak podmiot taki musi mieć wpis do ewidencji gospodarczej i prowadzić usługowo działalność, polegającą na archiwizowaniu dokumentów.

ZUS również może być przydatny w sytuacjach, gdy brak śladów byłego pracodawcy, ponieważ posiada informacje o zlikwidowanych przedsiębiorstwach. Osoby, które pracowały w nieuspołecznionych zakładach pracy, zatrudniających do 20 pracowników nie muszą się martwić, bo dokumentacją tych podmiotów dysponuje ZUS. Wystarczy wystąpić do niego z wnioskiem o potwierdzenie okresu podlegania ubezpieczeniu, podając nazwę zakładu pracy i adres lub nazwisko i imię pracodawcy, Numer Konta Płatnika (NKP), jeśli jest znany, a w przypadku spółek cywilnych – nazwę spółki, nazwiska, imiona wspólników.

To samo dotyczy osób, które prowadziły działalność gospodarczą oraz osób zatrudnionych w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych - im ZUS również potwierdza okres zatrudnienia i opłacania składek. Okresy nieskładkowe m.in. pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, okres korzystania z urlopu wychowawczego, powinny być zapisane w świadectwie pracy lub w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

A co, jeżeli dokumentów nie można odnaleźć?

W niektórych przypadkach, gdy niemożliwe jest odnalezienie dokumentów, bo np. uległy zniszczeniu, można skorzystać z zeznań świadków, którzy potwierdzą staż pracy w danym zakładzie. Osoba zainteresowana powinna złożyć oświadczenie o niemożności przedłożenia akt w formie pisemnej i wskazać świadków, najlepiej byłych współpracowników, którzy zaświadczą, w jakim okresie pracownik świadczył pracę, na jakim stanowisku, w jakim wymiarze czasu pracy.

Pamiętaj, że:

• Jeśli jesteś płatnikiem, zatrudniającym powyżej 20 osób i jeszcze nie otrzymałeś z ZUS wezwania o nadesłanie dokumentów swoich pracowników, w celu ustalenia dla nich kapitału początkowego, musisz sam skontaktować się z organem rentowym i omówić termin przekazania dokumentacji.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 r., Nr 162, poz. 1118 ze zmianami),
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy ZUS z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego (Dz. U. 2000, Nr 72, poz. 846).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.