Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia

20.7.2023

Akt poświadczenia dziedziczenia - czyli co?

Notariusz m.in. może sporządzać akty poświadczenia dziedziczenia.

Akt poświadczenia dziedziczenia to dokument sporządzony przez notariusza stanowiący wskazanie spadkobierców danego spadkodawcy i przysługujących im udziałów w spadku oraz wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Akt taki sporządza się przede wszystkim na podstawie oświadczeń osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi bądź testamentowi lub na rzecz których spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, a ponadto na podstawie odpisu aktu zgonu spadkodawcy oraz odpisów aktów stanu cywilnego wymienionych osób.

Instytucję aktu poświadczenia dziedziczenia wprowadzono w naszym kraju w 2009 roku. Wcześniej nabycie spadku mogło być stwierdzone wyłącznie postanowieniem sądu.

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych.

Notariusz spisuje bowiem protokoły, w tym protokoły dziedziczenia, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także - na żądanie strony stawającej - niestawiennictwa strony drugiej.

Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.

zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu;
oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi;
oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów;
oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia;
oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego;
oświadczenia o obywatelstwie i miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili śmierci;
oświadczenia, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności spadkobiercy lub osoby, na której rzecz został uczyniony zapis windykacyjny, oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim;
wzmiankę o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń;
oświadczenie odbierane w toku czynności o tym, czy w skład spadku wchodzą własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o ile nie zostało ono już złożone w toku wcześniejszych czynności - jeżeli w kręgu osób zainteresowanych znajduje się cudzoziemiec w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Cudzoziemcem w rozumieniu tej ustawy jest zaś:

osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego;
osoba prawna mająca siedzibę za granicą;
nieposiadająca osobowości prawnej spółka osób wymienionych w pkt 1 lub 2, mająca siedzibę za granicą, utworzona zgodnie z ustawodawstwem państw obcych;
osoba prawna i spółka handlowa nieposiadająca osobowości prawnej mająca siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, kontrolowana bezpośrednio lub pośrednio przez osoby lub spółki wymienione w pkt 1, 2 i 3.

Jeżeli od dnia otwarcia spadku nie upłynęło 6 miesięcy, w protokole dziedziczenia należy zamieścić oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone. W takim przypadku należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń. Przepisy te stosuje się także do oświadczeń osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

Do protokołu dziedziczenia notariusz załącza:

odpis aktu zgonu spadkodawcy;
odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy;
projekt protokołu dziedziczenia oraz protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem, o ile zostały sporządzone lub spisane;
inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.

Osoba zainteresowana może w oświadczeniu złożonym przed notariuszem, który sporządził projekt protokołu dziedziczenia, albo przed innym notariuszem potwierdzić dane zamieszczone w projekcie protokołu dziedziczenia i wyrazić zgodę na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem. Przystępując do spisania protokołu obejmującego takie oświadczenie, notariusz powinien pouczyć osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń. Wypis projektu protokołu dziedziczenia stanowi załącznik do protokołu obejmującego to oświadczenie. Jeżeli wszystkie osoby zainteresowane złożą ww. oświadczenie, notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej. Osoby zainteresowane, które nie złożyły wcześniej ww. oświadczenia, mogą złożyć takie oświadczenie, uczestnicząc w spisaniu protokołu dziedziczenia.

Jakie są warunki sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeśli:

w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, bądź też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;
w sprawie brak jurysdykcji krajowej.

Ogłoszenie powinno zawierać:

imię, nazwisko, zawód oraz ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy;
datę śmierci spadkodawcy;
wskazanie majątku pozostałego po spadkodawcy;
wezwanie, aby spadkobiercy w ciągu 3 miesięcy od dnia wskazanego w ogłoszeniu zgłosili i udowodnili nabycie spadku, gdyż w przeciwnym razie mogą być pominięci w akcie poświadczenia dziedziczenia.

Ogłoszenie umieszcza się w piśmie poczytnym na całym obszarze Państwa i podaje publicznie do wiadomości w ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy na tym obszarze, w sposób w miejscu tym przyjęty. Jeżeli wartość spadku jest nieznaczna, można zaniechać umieszczenia ogłoszenia w piśmie.

dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu;
imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - nadto imię i nazwisko tej osoby;
imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL;
datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok spadkodawcy oraz jego miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci;
wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł - imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych - nazwę i siedzibę;
tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku, a w razie dziedziczenia testamentowego - określenie formy testamentu;
wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim;
wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami albo zapisy windykacyjne okazały się bezskuteczne;
powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu;
podpis notariusza;
adnotację o dokonaniu rejestracji w Rejestrze Spadkowym.

Jeżeli akt poświadczenia dziedziczenia jest sporządzony na 2 lub więcej arkuszach, to arkusze te powinny być ponumerowane, parafowane i połączone.

Akt poświadczenia dziedziczenia przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu tego aktu powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu.

Wszelkie wywabiania i wyskrobywania są niedopuszczalne; wolne miejsca powinny być przekreślone, a poprawki należy omówić na końcu aktu przed złożeniem podpisu przez osoby biorące udział w czynności lub przed złożeniem podpisu przez notariusza, jeżeli poprawka dotyczy aktu niepodpisywanego przez strony. Zbędne wyrazy albo ich części powinny być przekreślone w ten sposób, aby można je było odczytać, a przekreślenia te należy na końcu aktu omówić przed złożeniem podpisów. Przekreślenia nieomówione uważa się za niedokonane.

Na protokole dziedziczenia zamieszcza się adnotację o sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego przez wprowadzenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych wynikających z tego aktu, o których mowa w poniższych pkt 3-7. Notariusz opatruje wpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z chwilą dokonania wpisu w Rejestrze Spadkowym notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie o zarejestrowaniu oraz możliwości uzyskania potwierdzenia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia ze wskazaniem numeru wpisu. W taki sam sposób notariusz uzyskuje zawiadomienie o niezarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Adnotację o zarejestrowaniu umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia, wskazując numer wpisu, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę dokonanego wpisu.

Zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia nie następuje, jeżeli akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie w przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku dotyczące tego samego spadku zostały już wpisane do Rejestru Spadkowego.

Dane zawarte w Rejestrze Spadkowym

Rejestr Spadkowy zawiera:

numer wpisu;
datę oraz godzinę i minutę dokonania wpisu;
datę oraz miejsce sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia albo datę wydania postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, postanowienia uchylającego lub zmieniającego postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo postanowienia uchylającego zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia oraz sygnaturę akt sprawy, albo datę oraz miejsce wydania europejskiego poświadczenia spadkowego, jego sprostowania, zmiany, uchylenia lub zawieszenia jego skutków, albo datę wydania postanowienia o wydaniu, sprostowaniu, zmianie lub uchyleniu europejskiego poświadczenia spadkowego, albo o zawieszeniu jego skutków lub postanowienia o zmianie albo uchyleniu tych postanowień oraz sygnaturę akt sprawy;
imię i nazwisko notariusza oraz siedzibę jego kancelarii, a jeżeli akt poświadczenia dziedziczenia lub europejskie poświadczenie spadkowe sporządziła osoba zastępująca notariusza - również imię i nazwisko tej osoby, a w przypadku postanowienia sądu - oznaczenie sądu;
imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), o ile jest znany;
imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz datę i miejsce jego urodzenia - jeżeli numer PESEL spadkodawcy nie jest znany lub spadkodawca go nie posiadał;
datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok spadkodawcy oraz jego miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci.

System teleinformatyczny do prowadzenia Rejestru Spadkowego

Krajowa Rada Notarialna tworzy system teleinformatyczny w celu prowadzenia Rejestru Spadkowego, zapewnia notariuszom i sądom dostęp do tego systemu w celu dokonywania wpisów oraz ochronę danych zgromadzonych w Rejestrze Spadkowym przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem oraz zmianą lub utratą. Dane weryfikowane za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego zapewniają notariuszowi oraz prezesowi sądu lub osobie przez niego wyznaczonej dostęp do Rejestru Spadkowego.

W przypadku wpisów dokonywanych przez sąd opłatę taką uiszcza wnioskodawca wraz z wniesieniem pisma wszczynającego postępowanie o wydanie orzeczenia podlegającego wpisowi do Rejestru Spadkowego. Do pisma, wraz z którym nie wniesiono opłaty, stosuje się odpowiednio przepis art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego (dot. wezwania do poprawienia, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie tygodniowym, pod rygorem zwrócenia pisma). Do opłaty stosuje się przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych dotyczące wydatków, z wyłączeniem art. 83 tej ustawy.

Czy możliwe jest uchylenie aktu poświadczenia dziedziczenia?

Wydawanie zarejestrowanych wypisów aktu poświadczenia dziedziczenia

Przepisów art. 95c § 2 pkt 5 (stanowiącego, iż w protokole dziedziczenia zamieszcza się w szczególności: oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego), art. 95f § 1 pkt 7 (według którego akt poświadczenia dziedziczenia powinien zawierać wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim) i art. 95l (dot. uzupełniający akt poświadczenia dziedziczenia - zob. wyżej) nie stosuje się do spadków otwartych po dniu 13 lutego 2001 r.

ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1796, z późn. zm.);
ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.);
ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 623, z późn. zm.).