Nowe obowiązki informacyjne

Sposób informowania osób, których dane dotyczą

Informowanie osób, których dane dotyczą, o wykorzystywaniu ich danych osobowych (prowadzeniu operacji przetwarzania) oraz o celach, dla których jest ono prowadzone, jest niezbędne dla zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania danych osobowych.

Już obecnie obowiązujące przepisy zobowiązują podmioty pozyskujące dane osobowe do przekazywania osobom, których te dane dotyczą, takich informacji,jak: adres i siedziba administratora danych, cel zbierania danych czy źródło tych danych.

Unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) podkreśla jeszcze bardziej konieczność realizacji obowiązku informacyjnego. Od wszystkich administratorów danych wymagać się będzie, aby wszelkie informacje kierowane do osób, których dane dotyczą, były formułowane jasnym i prostym językiem, by były zwięzłe i zrozumiałe.

Szczególnie istotne będzie to zaś wówczas, gdy informacje i komunikaty będą kierowane do dzieci, które muszą móc je bez trudu zrozumieć.

Zakres przekazywanych informacji

Ważną zmianą, jaką wprowadzi rozporządzenie, jest zwiększenie zakresu informacji, które należy przekazać. Od 25 maja 2018 r. administratorzy danych będą musieli poinformować również m.in. o okresie, przez który dane osobowe będą przetwarzane (retencja danych), o ewentualnym fakcie profilowania i jego konsekwencjach, jak też o danych kontaktowych inspektora ochrony danych, jeżeli został on wyznaczony.

Warto więc zapoznać się z art. 13 i art. 14 rozporządzenia oraz do przeglądu stosowanych obecnie klauzul informacyjnych i analizy, jakie treści należy zmienić, a jakie uzupełnić – tak żeby odpowiednio wcześnie zaplanować wszelkie niezbędne zmiany w spełnianiu obowiązku informacyjnego, zgodnie z wymogami RODO. Wobec szerszego katalogu informacji, które należy przekazać, z całą pewnością dotąd stosowane komunikaty muszą być zaktualizowane.

Przykładem rozwiązania już stosowanego w praktyce może być poinformowanie klientów o wprowadzeniu nowych klauzul informacyjnych (uwzględniających wymagania ogólnego rozporządzenia) z okresem obowiązywania od 25 maja 2018 r. Niewłaściwe jest jednak przekazywanie niektórych informacji już teraz, jak np.informacji o danych kontaktowych inspektora ochrony danych – obecnie w polskim systemie prawnym mamy jeszcze administratorów bezpieczeństwa informacji (ABI).

Dowiedz się więcej o nowych unijnych przepisach w zakresie danych osobowych.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; RODO; Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L z 2016 r. nr 119, str. 1) - art. 13 i art. 14.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl