Oferty w zamówieniach publicznych - kryteria oceny, termin związania i składania ofert (stan prawny obowiązujący do 24 maja 2006 r.)

10.11.2004

Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzane są w celu wyboru, z punktu widzenia zamawiającego, najkorzystniejszej oferty. Ustawa przewiduje dwa sposoby oceny ofert. Według pierwszego, najkorzystniejszą ofertą jest oferta z najniższą ceną, z kolei według drugiego, jest nią oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

Jakie mogą być kryteria oceny ofert?

Przykładowymi kryteriami oceny ofert mogą być jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, długość gwarancji, termin wykonania, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, serwis, wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonania zamówienia. Zawsze jednym z kryteriów musi być cena. Należy podkreślić, że kryteria oceny ofert mogą dotoczyć wyłącznie przedmiotu zamówienia i sposobu jego wykonania. Nie mogą stanowić kryteriów oceny ofert, kryteria odnoszące się do właściwości wykonawcy, w szczególności odnoszące się do jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Wyjątkiem pozwalającym na zastosowanie kryteriów odnoszących się do właściwości wykonawcy jest udzielanie zamówień na usługi: w zakresie ochrony, hotelarskie i restauracyjne; zdrowotne; socjalne; transportu kolejowego, morskiego i żeglugi śródlądowej; prawnicze; w zakresie doradztwa personalnego, w zakresie szkolenia; w zakresie kultury, w zakresie sportu i rekreacji detektywistyczne. Ponadto w postępowaniu mającym na celu udzielenie koncesji na roboty budowlane zamawiający określając kryteria oceny ofert również może również odwołać się do właściwości wykonawcy.

Gdzie powinny być ujawnione kryteria oceny ofert?

Zamawiający ma obowiązek podać kryteria, którymi będzie się kierował przy dokonywaniu oceny ofert w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; ogłoszeniu o organizacji przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym, negocjacji z ogłoszeniem; zaproszeniu do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Zamawiający określając te kryteria, ma jednocześnie obowiązek przypisać każdemu z kryteriów wagę procentową, a więc jakie znaczenie przy ocenianiu ofert będzie miało dane kryterium, a w specyfikacji - także opis sposobu dokonywania oceny.

Kryteria podane przez zamawiającego są dla wykonawców dodatkową, oprócz opisu przedmiotu zamówienia, wskazówką, czego oczekuje od nich zamawiający.

Kryteria oceny ofert nie mogą ulec zmianie w toku postępowania. Wyjątek występuje w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem lub negocjacji bez ogłoszenia. Otóż przed zaproszeniem do składania ofert zamawiający może dokonać zmiany kryteriów i ich znaczenie. O dokonanych zmianach wykonawcy dowiadują się z dołączonej do zaproszenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Co w sytuacji, gdy dwie lub więcej ofert jest tak samo korzystnych?

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Jeżeli natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Jeżeli oferty dodatkowe są dalej tak samo korzystne, przez co zamawiający nie może wybrać oferty najkorzystniejszej, postępowanie podlega unieważnieniu.

Jaka powinna być forma oferty?

Oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny być sporządzone z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że oferta, która nie została sporządzona na piśmie jest nieważna i podlega odrzuceniu jako sprzeczna z ustawą. Ponadto oferta powinna być sporządzona w języku polskim. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na sporządzenie oferty w języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym lub w języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Opis sposobu przygotowania oferty powinien być zawarty w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Powinien być on precyzyjny i dokładny, tak aby wykonawcy wiedzieli jak mają przygotować ofertę pod względem formalnym.

Jaki jest termin składania ofert?

Oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego można składać wyłącznie do upływu terminu do składania ofert. Termin składania ofert wyznacza zamawiający. W swym wyborze nie ma on pełnej swobody, ponieważ ustawa określa minimalne terminy, jakie może wyznaczyć zamawiający. Długość minimalnych terminów zależna jest o trybu w jakim udzielane jest zamówienie oraz wartości zamówienia publicznego. I tak, termin składania ofert:

w przetargu nieograniczonym, nie może być krótszy niż:
- 15 dni od dnia ogłoszenia- jeżeli wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 60.000 euro. Zamawiający wyznaczające termin powinien mieć jednak na względzie czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty.
- 52 dni od dnia przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu - jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość 60.000 euro.
- 52 dni od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (UOPWE) - jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość 5.000.000 euro dla robót budowlanych oraz 130.000 dla dostaw i usług.
- 37 dni jeżeli informacja o tym zamówienia została zawarta we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym dotyczącym zamówień planowanych w terminie 12 miesięcy, przekazanym co najmniej na 52 dni przed dniem przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu albo Urzędowi Oficjalnych Publikacji WE. Możliwość ta dotyczy wyłącznie postępowań o wartości przekraczającej 60.000 euro.
w przetargu ograniczonym i w trybie negocjacji z ogłoszeniem wykonawcy w pierwszej kolejności składają wnioski o dopuszczenia do udziału w przetargu. Termin ten nie może być krótszy niż:
- 15 dni od dnia ogłoszenia- jeżeli wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 60.000 euro. Zamawiający wyznaczające termin powinien mieć jednak na względzie czas niezbędny na przygotowanie
- 37 dni od dnia przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu - jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość 60.000 euro. Natomiast jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 5.000.000 euro dla robót budowlanych, a dla dostaw i usług 130.000 euro, początek terminu składania wniosków liczy się od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji WE.
W porównaniu z poprzednio obowiązującą, ustawą o zamówieniach publicznych, termin składania ofert w przetargu ograniczonym uległ znacznym zmianom. Poprzednio zasadą było, że termin składania ofert nie mógł być krótszy niż 6 tygodni licząc od dnia wysłania zaproszenia. Obecnie, termin składania ofert w przetargu ograniczonym uzależniony jest od wartości zamówienia. I tak, jeżeli wartość zamówienia:
- nie przekracza równowartości kwoty 60.000 euro, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.
- Jeżeli wartość zamówienia przekracza 60.000 euro, termin składania ofert nie może być krótszy niż 40 dni od dna przekazania zaproszenia do składania ofert.
w trybie negocjacji z ogłoszeniem zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być kruszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.
w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz w trybie zapytania o cenę zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty. W przypadkach tych zamawiajmy nie jest związany jakimiś minimalnymi terminami.

Ustawa dopuszcza jednak możliwości skrócenia terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz terminu składani ofert. W trybie przetargu ograniczonego oraz w trybie negocjacji z ogłoszeniem w których wartość zamówienia przekracza 60.000 euro, zamawiający może wyznaczyć termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu krótszy niż 37 dni, jednak nie krótszy niż 15 dni: Możliwe jest to jednak wyłącznie w przypadku, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.
Ponadto w trybie przetargu ograniczonego zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż 40 dni, jednak nie krótszy niż 26 dni, jeżeli informacja o tym zamówieniu została zawarta we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym dotyczącym zamówień planowanych w terminie 12 miesięcy, przekazanym co najmniej 52 dni przed dniem przekazania ogłoszenia odpowiednio Prezesowi Urzędu lub Urzędowi Oficjalnych Publikacji WE.

W postępowaniach, w których wartość zamówienia przekracza równowartość 60.000 euro, zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż 10, ale wyłącznie, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.

W pozostałych trybach udzielania zamówień zamawiający samodzielnie określa termin składania ofert, bacząc jednak, aby nie naruszyć zasad równości i uczciwej konkurencji.

Dotrzymanie wyznaczonego przez zamawiającego terminu składania ofert jest bardzo ważne, ponieważ ofertę złożoną po terminie zwraca się po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. Oferta taka nie jest otwierana i w konsekwencji nie podlega merytorycznej ocenie.

Czy możliwa jest zmiana lub wycofanie oferty?

Oczywiście jest to możliwe. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W takim wypadku nie powoduje to dla niego żadnych negatywnych skutków.

Jak długo wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą?

Termin związania ofert wyznacza samodzielnie zamawiający, podając go w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Maksymalny termin związania ofertą, jaki może wyznaczyć zamawiający, nie może być dłuższy niż:

30 dni - jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro,
90 dni - jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10.000.000 euro, a dla dostaw lub usług 5.000.000 euro
60 dni - w pozostałych przypadkach

Bieg powyższego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu do składania ofert. Zamawiający obowiązany jest określić powyższy termin w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Możliwe jest przedłużenie terminu związania ofertą, ale wyłącznie jeden raz. Jeżeli nie upłynął jeszcze termin związania złożoną ofertą, zamawiający może na co najmniej 7 dni prze upływem powyższego terminu zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Może to mieć miejsce tylko w uzasadnionych przypadkach, zaś przedłużony termin nie może być dłuższy niż 30 dni.

Przedłużenie terminu jest skuteczne względem tych wykonawców, którzy wyrazili na to zgodę. Każdy z oferentów ma prawo odmówić wyrażenia zgody, w takim przypadku po upływie terminu związania ofertą zamawiający ma obowiązek zwrotu wadium. Z kolei oferenci, którzy wyrazili zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą obowiązani są do przedłużenia okresu ważności wadium, lub wniesienia nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Pamiętaj, że:

Zmiana lub wycofanie oferty przed upływem terminu do składania ofert jest dopuszczalna i nie powoduje negatywnych skutków,
W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty.
Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,
O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu o zamówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę,

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. (Dz U. 2004 r., Nr 19, poz. 177).

Zespół
e-prawnik.pl