Polecony do odbioru - elektronicznie!

Chcesz odbierać listy polecone bez wychodzenia z domu, bez czekania na listonosza? To już możliwe. Jedyne, czego potrzebujesz, to profil zaufany.

Po pierwsze i najważniejsze - bez Twojej decyzji i wiedzy nikt nie otworzy Twojego listu i go nie zeskanuje. Aby otrzymywać korespondencję w wersji elektronicznej, musisz o to osobiście wystąpić. Jak? Oczywiście elektronicznie.

Bez awizo

Na portalu GOV.pl właśnie opublikowano nową e-usługę. To wspólny projekt Ministerstwa Cyfryzacji z Pocztą Polską.

Jej główny atut? Nie będziecie musieli iść na pocztę, by odebrać list polecony. Korespondencja dotrze do Was w wersji elektronicznej! Bezpiecznie, z zachowaniem tajemnicy korespondencji.

- "To projekt, nad wdrożeniem którego pracowaliśmy od dawna. Obecna sytuacja przyspieszyła tylko jego realizację" - powiedział minister cyfryzacji Marek Zagórski. - "To kolejny dowód na to, że w czasie, w jakim się znaleźliśmy - cyfryzacja jest naszym sprzymierzeńcem. To także kolejny powód, dla którego warto założyć profil zaufany" - wskazał szef MC.

Kilka dodatkowych wyjaśnień: elektronicznie możesz dostać tylko korespondencję, czyli list. Tą drogą nie dotrą do Ciebie pisma z sądów, prokuratur, organów ścigania, czy komorników sądowych. Po nie nadal trzeba udać się na pocztę.

Jakie więc pisma możesz otrzymać online? Korespondencję z urzędu gminy, spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej i wiele innych. To spora wygoda!

Oto, co zrobić, aby tak się stało.

Załóż eSkrzynkę

Po pierwsze i najważniejsze – potrzebujesz profilu zaufanego. Bez niego, ani rusz. Jeśli jeszcze go nie masz, załatw to od ręki. Możesz go założyć w kilka minut, wykorzystując do tego bankowość elektroniczną. Sprawdź, czy Twój bank daje taką możliwość.

Jeszcze sprawniej Ci pójdzie, jeśli obejrzysz instruktaż – e-Polak potrafi! Michał Czernecki tłumaczy, jak przez internet założyć profil zaufany.

Profil zaufany założony. Kolejny krok to wizyta na portalu www.GOV.pl. Kiedy już tam będziesz, zaloguj się do konta „Mój GOV” (prawy górny róg strony) i wybierz e-usługę „Załóż eSkrzynkę – odbieraj listy polecone”. Kliknij przycisk „Załóż e-skrzynkę”.

Wypełnij prosty formularz. Wpisz swój adres e-mail, numer telefonu i zaakceptuj regulamin. Kolejny krok - podaj adres swojego zameldowania (na pobyt stały). I tyle – gotowe!

Teraz sprawdź swoją skrzynkę e-mail. To na podany adres poczty elektronicznej dostaniesz dane do pierwszego logowania do eSkrzynki. Dotarły? Aktywuj skrzynkę i zacznij korzystać z usługi.

Co ważne – usługa jest bezpłatna, a eSkrzynka zostanie założona niezwłocznie po jej aktywacji. Także nie zwlekaj, aktywuj.

W tajemnicy

Jak to będzie wyglądało w praktyce, co znajdziesz w eSkrzynce? Zeskanowaną kopertę oraz jej zawartość. Dodatkowo, po miesiącu od zeskanowania przesyłka trafi do Ciebie w swojej oryginalnej, papierowej formie (bez awizo, nie trzeba będzie iść po nią na pocztę).

- "Nasza usługa to gwarancja jakości i najwyższych standardów bezpieczeństwa. To niezwykle istotna zmiana dla wszystkich obywateli, podmiotów publicznych, ale też zmiana dla samej Poczty, która zmienia model biznesowy z tradycyjnego na elektroniczny"  – mówił Tomasz Janka, wiceprezes zarządu Poczty Polskiej ds. rozwoju.

Od kiedy będzie liczony czas doręczenia przesyłki do adresata? Datą doręczenia przesyłki jest dzień, w którym pobierzesz plik z eSkrzynki. Jeśli tego nie zrobisz, za datę skutecznego doręczenia uznany zostanie dzień zwrotu przesyłki. To dwa tygodnie od dnia następnego od zamieszczenia dokumentu w Twojej eSkrzynce.

Usługa w opublikowanej formule to rozwiązanie na czas pandemii i wychodzenia z najostrzejszych obostrzeń. Jest dostępna od dziś do 30 września 2020 r.

Załóż eSkrzynkę – odbieraj w domu listy polecone.

Odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania nt. odwróconej hybrydy

Czy Poczta Polska będzie otwierać listy obywateli?

W nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 rząd wprowadził możliwość doręczania korespondencji do adresatów w formie dokumentu elektronicznego. Zapisy w ustawie jednoznacznie wskazują, że takie doręczenie przesyłki może nastąpić wyłącznie, jeśli adresat wyrazi na to zgodę. Co ważne w takiej formie będą mogły być doręczane jedynie przesyłki polecone, których zawartość stanowi korespondencja, z wyłączeniem przesyłek wysyłanych przez: sądy i trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komornika sądowego.

Czy otwieranie listów przez Pocztę Polską nie naruszy tajemnicy korespondencji?

Nowelizacja ustawy zobowiązała Pocztę Polską, jako Operatora Wyznaczonego, do realizacji usług pocztowych, w sposób ograniczający bezpośrednią obsługę interesantów, w celu zapobiegania oraz zwalczania zakażenia wirusem SARS-CoV-2 i rozprzestrzeniania się wśród ludzi choroby zakaźnej COVID_19, wywołanej tym wirusem. Zapisy w ustawie jednoznacznie wskazują, że otwarcie przesyłki i jej digitalizacja następuje tylko i wyłącznie na zlecenie tych czynności przez adresata. Takie działanie nie jest tożsame z naruszeniem tajemnicy korespondencji.

Ponadto warto zwrócić uwagę, że przesyłka jest automatyczne digitalizowana – koperta wraz z zawartością w bezpiecznym i wydzielonym miejscu przez dedykowanych pracowników Poczty Polskiej. Cały proces odbywa się zgodnie z posiadanymi certyfikatami zgodności z normami bezpieczeństwa ISO.

Poczta Polska zapewnia określone w ustawie – Prawo pocztowe warunki do przestrzegania tajemnicy pocztowej, zgodnie z art. 41 ustawy. Zgodnie z w/w ustawą zapewnia warunki techniczne i organizacyjne świadczenia usług pocztowych niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa obrotu pocztowego. Posiada wymagane regulaminy usług pocztowych oraz zapewnia, że wykonywanie działalności nie zagraża obronności i bezpieczeństwu państwa, ani bezpieczeństwu i porządkowi publicznemu.

Jak Poczta Polska zapewni bezpieczeństwo przesyłanych i gromadzonych danych?

Poczta Polska w wyniku audytu recertyfikacyjnego przeprowadzonego przez firmę BSI Group Polska, którego przedmiotem była weryfikacja spełnienia wymagań z normą ISO/IEC 27001, uzyskała certyfikat zgodności z przedmiotową normą w zakresie usługi przetwarzania i skanowania dokumentów. Ponadto personel Centrum Skanowania posiada poświadczenia bezpieczeństwa, zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych.

System eSkrzynka został osadzony w Data Center Poczty Polskiej. Wysokie bezpieczeństwo systemu zapewnia umieszczenie komponentów teleinformatycznych w dwóch ośrodkach Data Center zbudowanych w oparciu o redundantną infrastrukturą serwerowo-sieciową wykorzystującą najnowocześniejsze rozwiązania techniczne światowych liderów branży IT tj. Cisco, VMware, F5 oraz HP.

Systemy informatyczne wspierające procesy digitalizacji korespondencji i jej doręczenia do eSkrzynki są w bezpieczny sposób zintegrowane z profilem zaufanym.

Gwarancją zachowania poufności danych przesyłanych drogą elektroniczną w aplikacji jest szyfrowanie protokołem sieciowym SSL do poziomu samej bazy danych. Dane te są zabezpieczone kryptograficznie i nie można ich samodzielnie zmienić.

Czy Poczta Polska ma doświadczenie w zakresie świadczenia tego typu usług?

Centrum Skanowania Poczty Polskiej posiada wieloletnie doświadczenie w przetwarzaniu wrażliwych dokumentów, których zdigitalizowano już ponad 1 mld. W Centrum Skanowania realizujemy kompleksowy proces digitalizacji, czyli skanowanie, przetwarzanie i udostępnianie obrazów dokumentów w oparciu o certyfikat ISO.

Kto może z tej usługi skorzystać?

Każdy kto posiada profil zaufany i przy jego użyciu założy eSkrzynkę na stronie eskrzynka.poczta-polska.pl. 

Gdzie są stosowane podobne rozwiązania?

Tego rodzaju usługi pocztowe są stosowane na całym świecie. A także u naszego południowego sąsiada, tj. w Czechach.  I co ważne objęte są tajemnicą pocztową na każdym etapie - nadawania, skanowania i doręczenia.

Czy dostarczona korespondencja będzie w pełni szyfrowana?

Przesyłki w formie dokumentu elektronicznego będą dostępna na eSkrzynce użytkownika do której klient będzie mógł się zalogować przy użyciu profilu zaufanego. Ponadto przy logowaniu użytkowników wykorzystane zostały nowoczesne mechanizmy autoryzacyjne zapewniające bezpieczeństwo użytkowników. 

Baza danych systemu eSkrzynka została osadzona na wysokowydajnych i bezpiecznych rozwiązaniach. Komunikacja pomiędzy poszczególnymi komponentami na całej długości ścieżki przetwarzania jest szyfrowana. Aplikacja jest również chroniona przez zaawansowany system ochrony aplikacji webowych, który zapewnia m.in. bezpieczeństwo przed atakami.

Gwarancją zachowania poufności danych przesyłanych drogą elektroniczną w aplikacji jest szyfrowanie protokołem sieciowym SSL do poziomu samej bazy danych. Dane te są zabezpieczone kryptograficznie i nie można ich samodzielnie zmienić.

Od kiedy będzie liczony czas doręczenia przesyłki do adresata?

Datą doręczenia przesyłki jest data pobrania pliku z eSkrzynki przez odbiorcę. Jeśli klient nie pobierze dokumentu z eSkrzynki, za datę skutecznego doręczenia nadawca uzna datę zwrotu przesyłki rozumianą jako: 14 dzień od dnia następnego od zamieszczenia dokumentu w eSkrzynce użytkownika.

Jak wyglądał będzie sposób potwierdzenia odebrania przesyłki?

Potwierdzenie odbioru przesyłki przez klienta następuję w momencie pobrania danej przesyłki z eSkrzynki użytkownika.

Dlaczego Poczta Polska realizuję tą usługę a nie poszczególne urzędy i inne instytucje?

Poczta Polska, jest swoistym integratorem i łącznikiem pomiędzy różnymi instytucjami państwowymi a obywatelem. To Poczta Polska codziennie dostarcza blisko 1,5 mln listów do mieszkańców wsi i miast. Realizacja usługi u jednego podmiotu umożliwiła tak szybkie wprowadzenie i zapewnienie jednolitości świadczenia dla każdego obywatela, a co ważne gwarancje jakości świadczonej usługi i najwyższe standardy bezpieczeństwa. Poczta Polska jest jednym z nielicznych podmiotów, które do tej pory świadczyły analogiczne usługi.

Czy usługa będzie obowiązkowa czy tylko dla tych, którzy wyrażą zgodę?

Doręczenie przesyłki w formie dokumentu elektronicznego Poczta Polska będzie świadczyć wyłącznie, jeśli adresat wyrazi na to zgodę.

Co z zapewnieniem poufności poczty elektronicznej?

Każdy adresat przed rozpoczęciem korzystania z usługi jest zobowiązany do założenia dedykowanej eSkrzynki użytkownika, w której Poczta Polska będzie udostępniać przesyłki w formie dokumentu elektronicznego co zapewnia poufność przekazywanej korespondencji. 

Ponadto przy logowaniu użytkowników wykorzystane zostały nowoczesne mechanizmy autoryzacyjne zapewniające bezpieczeństwo użytkowników. Dodatkowo transfer danych wykonywany jest przy użyciu zakodowanych komunikatów.

Baza danych systemu eSkrzynka została osadzona na wysokowydajnych i bezpiecznych rozwiązaniach. Komunikacja pomiędzy poszczególnymi komponentami na całej długości ścieżki przetwarzania jest szyfrowana. Aplikacja jest również chroniona przez zaawansowany system ochrony aplikacji webowych, który zapewnia m.in. bezpieczeństwo przed atakami.

Gwarancją zachowania poufności danych przesyłanych drogą elektroniczną w aplikacji jest szyfrowanie protokołem sieciowym SSL do poziomu samej bazy danych. Dane te są zabezpieczone kryptograficznie i nie można ich samodzielnie zmienić.

Co Poczta Polska będzie robić z oryginalnymi przesyłkami?

Poczta Polska po upływie miesiąca od doręczenia przesyłki w formie elektronicznego dokumentu prześle przesyłkę do adresata na wskazany adres korespondencyjny przy zakładaniu eSkrzynki przesyłką rejestrowaną doręczaną do oddawczej skrzynki klienta. Natomiast przesyłki, których odbiór nie nastąpił w eSkrzynce, zgodnie z przewidzianymi terminami, zostaną zwrócone do nadawcy z odpowiednią adnotacją.

Co ze świadczeniem usługi po zakończeniu epidemii?/Do kiedy Poczta Polska będzie świadczyć tę usługę?

Zapisy w ustawie jednoznacznie wskazują, do kiedy Poczta Polska jest zobowiązana jest świadczyć doręczanie korespondencji w formie dokumentu elektronicznego. Usługa będzie dostępna dla klientów do 30 września 2020 roku.

W jaki sposób Poczta Polska pozyska adresy do doręczeń?

Doręczenie przesyłki w formie dokumentu elektronicznego Poczta Polska będzie świadczyć wyłącznie, jeśli adresat wyrazi na to zgodę. Każdy adresat przed rozpoczęciem korzystania z usługi jest zobowiązany do założenia dedykowanej eSkrzynki użytkownika, w której Poczta Polska będzie udostępniać przesyłki w formie dokumentu elektronicznego. W trakcie zakładania eSkrzynki klient podaje adres korespondencyjny z którego Poczta Polska będzie przesyłała przesyłki w miejsce, gdzie przesyłki zostaną przetworzone na dokument elektroniczny. 

Jakie przesyłki Poczta Polska będzie obsługiwać w ramach eSkrzynki?

Na eSkrzynce użytkownika będą umieszczane przesyłki polecone z korespondencją, w tym z potwierdzeniem odbioru lub z elektronicznym potwierdzeniem odbioru, z wyłączeniem przesyłek wysyłanych przez: sądy i trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komornika sądowego.

Gdzie będą przetwarzane przesyłki w dokument elektroniczny?

Przetwarzanie korespondencji następuje w wydzielonym specjalistycznym pomieszczeniu znajdującym się w specjalistycznym Centrum Skanowania Poczty Polskiej, do którego dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy za pośrednictwem kart dostępu, w budynku objętym monitoringiem 24/7.

Obiekty Poczty Polskiej są zorganizowane w sposób zapewniający zachowanie tajemnicy pocztowej i bezpieczeństwo obrotu pocztowego.

Przez jaki czas będę miał dostęp do przesyłek w mojej eSkrzynce?

Każdy klient będzie miał wgląd w swoje przesyłki udostępnione w ramach eSkrzynki przez okres 60 dni od dnia następnego po jej zamieszczeniu. W przypadku przesyłek, których klient nie pobierze w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia na swój adres e-mail, dokument elektroniczny zostanie trwale usunięty z eSkrzynki użytkownika, zaś przesyłka w formie papierowej zostanie zwrócona do nadawcy z odpowiednią adnotacją.

Jaki mam czas na odbiór przesyłki w formie dokumentu elektronicznego?

Klienci na odbiór przesyłki w formie dokumentu elektronicznego mają taki sam czas, jak w przypadku przesyłek wysyłanych w formie papierowej, czyli 14 dni.

Co się stanie z przesyłką, gdy jej nie odbiorę ze eSkrzynki użytkownika w wyznaczonym czasie?

W przypadku przesyłek, których klient nie pobierze w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia na swój adres e-mail, dokument elektroniczny zostanie trwale usunięty z eSkrzynki użytkownika, zaś przesyłka w formie papierowej zostanie zwrócona do nadawcy z odpowiednią adnotacją.

Dlaczego Poczta Polska udostępniła możliwość założenia eSkrzynki przez platformę gov.pl?

Platforma gov.pl staje się coraz popularniejszym kanałem komunikacji pomiędzy obywatelami a Państwem, szczególnie teraz w czasie stanu epidemii. Obywatele poszukują i oczekują dostępności usług wynikających z rozporządzeń państwowych właśnie na tej platformie, dlatego nie mogło zabraknąć tam usługi Poczty Polskiej. To także znane, zaufane i gwarantujące bezpieczeństwo Obywatelom narzędzie, po którym Polacy poruszają się coraz sprawniej i szybciej. 

Poczta Polska udostępniła także dla klientów możliwość założenie eSkrzynki bezpośrednio na dedykowanej stronie Poczty Polskiej: eskrzynka.poczta-polska.pl.

Załóż eSkrzynkę – odbieraj w domu listy polecone

Chcesz odbierać listy polecone elektronicznie bez wychodzenia z domu, bez czekania na listonosza, bez odbierania przesyłek w placówce pocztowej. Sprawdź, jak to zrobić.

Wystarczy, że posiadasz profil zaufany, a listy polecone będą doręczane w formie dokumentu elektronicznego do twojej eSkrzynki. Założenie eSkrzynki jest możliwe tylko przez internet. 

Na czym polega usługa?

Poczta Polska dostarczy ci przesyłkę poleconą w formie dokumentu elektronicznego do twojej eSkrzynki. Dzięki temu będziesz odbierać przesyłki polecone przez internet, bez wychodzenia z domu. Wystarczy, że posiadasz profil zaufany.

W ramach usługi odbierzesz  przesyłki polecone, które są korespondencją.

Nie odbierzesz w ten sposób przesyłek nadawanych przez Sądy i Trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komorników sądowych.

Kto może założyć?

eSkrzynkę może założyć każdy kto posiada profil zaufany.

Co trzeba przygotować?

Login z hasłem do profilu zaufanego i adres e-mail lub dane do innego sposobu logowania do profilu zaufanego.

Co należy zrobić?

1. Wypełnij formularz.
2. Sprawdź swoją skrzynkę e-mail - dane do pierwszego logowania zostaną przesłane na adres e-mail powiązany z twoim profilem zaufanym.
3. Zaloguj się do eSkrzynki na podstawie danych przekazanych przez Pocztę Polską.
4. Dokonaj aktywacji eSkrzynki i korzystaj z usługi.

Podczas zakładania eSkrzynki zobowiązany jesteś do podania prawdziwych danych. Osoba, która poda nieprawdziwe informacje lub zatai prawdę może podlegać odpowiedzialności karnej. 

 Gdzie składać dokumenty?

Formularz, który służy założeniu eSkrzynki, wypełnia się przez internet.

Usługa jest bezpłatna.

Ile trzeba czekać?

eSkrzynka zostanie założona niezwłocznie po jej aktywacji.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020 poz. 695) - art. 15zzu[1] i nast.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl