Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (stan prawny obowiązujący do dnia 24 maja 2006 r.)

Czy przygotowanie specyfikacji jest obowiązkowe?

Tak, istnieje taki obowiązek. Zamawiający jest obowiązany przygotować specyfikację istotnych warunków zamówienia w każdym trybie postępowania (z wyjątkiem aukcji elektronicznej) niezależnie od wartości zamówienia publicznego.

W jaki sposób można uzyskać specyfikację?

Sposób udostępniania specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest różny w zależności od zastosowanego trybu postępowania. I tak:

• w przetargu nieograniczonym wykonawcy w sposób okreśłony w ogłoszeniu składają wnioski o przekazanie specyfikacji. Zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikację nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku o jej przekazanie.
• w przetargu ograniczonym zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert. Do składania ofert zamawiający zaprasza wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w ogłoszeniu.
• w negocjacjach z ogłoszeniem zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do negocjacji,
• w negocjacjach bez ogłoszenia zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert. Postępowanie rozpoczyna się z chwilą wystosowania do wykonawców zaproszenia do negocjacji. Po zakończeniu negocjacji zamawiający wysyła zaproszenia do składania ofert wykonawcom, z którymi prowadził negocjacje.
• w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający przekazuje specyfikację wraz z rozpoczęciem negocjacji,
• w trybie zapytania o cenę zamawiający przekazuje specyfikację wraz z zapytaniem o cenę, które jest równocześnie zaproszeniem do składania ofert.

Jeżeli zamawiający udostępnia specyfikację odpłatnie, cena jakiej wolno żądać za formularz zawierający specyfikację istotnych warunków zamówienia, może pokrywać jedynie koszty jego druku oraz przesłania. W szczególności nie jest dopuszczalne wliczanie do ceny formularza specyfikacji kosztów, jakie zamawiający poniósł podczas przygotowywania specyfikacji. W szczególności chodzi tu o koszty pracy zatrudnionych pracowników opracowujących specyfikację, koszty opinii biegłych, rzeczoznawców itp.

Specyfikacja jest przekazywana wykonawcom drogą pocztową. Zamawiający może jednak określić inne sposoby udostępniania specyfikacji. Zamawiający może zezwolić na odebranie formularza specyfikacji osobiście w swojej siedzibie.

Co powinna określać treść specyfikacji?

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna w sposób rzetelny, kompletny i jednoznaczny określać wszelkie informacje dotyczące warunków i przedmiotu postępowania, tak aby wykonawcy mogli przygotować oferty odpowiadające wymaganiom zamawiającego. Zgodnie z art. 36 ustawy, specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać:

1. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,
2. tryb udzielania zamówienia
3. opis przedmiotu zamówienia; - Przedmiot zamówienia powinien być określony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych przy przestrzeganiu Polskich Norm przenoszących europejskie normy zharmonizowane. Przedmiot zamówienia nie może być określony w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję;
4. opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych;
5. informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, - informacje te mogą być zawarte jedynie w specyfikacji przekazywanej w trybach przetargu nieograniczonego oraz ograniczonego.
6. opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie; Te informacje nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie zapytania o cenę;
7. termin wykonania zamówienia;
8. opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; - Informacje te pozwalają dowiedzieć się, czy potencjalny wykonawca spełnia warunki podmiotowe, które wymaga zamawiający. Wczesne stwierdzenie, że nie spełnia się warunków wymaganych przez zamawiającego może uchronić potencjalnego oferenta od poniesienia kosztów przygotowania oferty. Wykonawca, który nie spełnia wymaganych warunków podmiotowych podlega wykluczeniu. Te informacje nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie negocjacji z ogłoszeniem,
9. informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu; Te informacje nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
10. informację o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, z podaniem adresu poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną;
11. wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;
12. wymagania dotyczące wadium; - nie jest to konieczne w postępowaniach o wartości nie przekraczającej 60.
    

    000 euro. Ponadto informacje te nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie zapytania o cenę, gdyż w tym trybie zamawiający nie może żądać wniesienie wadium.

13. termin związania ofertą; Te informacje nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
14. opis sposobu przygotowywania ofert;
15. miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert; Te informacje nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
16. opis sposobu obliczenia ceny;
17. informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą; - podanie tych informacji nie jest konieczne w postępowaniach o wartości nie przekraczającej 60.000 euro
18. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert;
19. informację o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; - podanie tych informacji nie jest konieczne w postępowaniach o wartości nie przekraczającej 60.000 euro
20. wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy; - podanie tych informacji nie jest konieczne w postępowaniach o wartości nie przekraczającej 60.000 euro. Ponadto informacje te nie znajdują się w specyfikacji, jeżeli zamówienie udzielane jest w trybie zapytania o cenę, z uwagi na brak uprawnienia do żądania zabezpieczenia w tym trybie.
21. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach; - Obowiązek określenia tych informacji w specyfikacji spełnia przede wszystkim funkcję informacyjną i chroni zwycięskiego wykonawcę przed możliwością wprowadzania do umowy niekorzystnych dla niego warunków już po wyborze oferty najkorzystniejszej. Zamieszczenie stosownych informacji w specyfikacji jest wiążące dla stron i nie może być przez nie, nawet za porozumieniem, zmienione. Jeżeli zamawiający dołączył do specyfikacji wzór umowy, powoduje to konieczność zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze, bez możliwości dokonania ich zmiany.
22. pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

Ponadto zamawiający ma obowiązek żądać w specyfikacji wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Ponadto zamawiający może określić w specyfikacji, która część zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

Jak widać specyfikacja to bardzo rozbudowany dokument, który powinien zawierać wiele szczegółowych informacji.

Czy można dokonać zmian postanowień specyfikacji?

Tak jest to możliwe, ale wyłączenie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Zamawiający może zmodyfikować treść specyfikacji w każdym czasie jednak przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający ma jednocześnie obowiązek powiadomienia o tym fakcie wszystkich wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. Dokonane w ten sposób modyfikacje są wiążące dla wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu. Wraz z dokonaniem modyfikacji w specyfikacji zamawiający ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert, tak aby wykonawcy biorący w postępowaniu mogli w składanych przez siebie ofertach uwzględnić dokonane zmiany. O przedłużeniu terminu składania ofert zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 130 000 euro, czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach wynosi co najmniej 7 dni.

Podkreślić wszak należy, iż modyfikacja specyfikacji nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania. Wyjątek od powyższej zasady został ustanowiony w odniesieniu do trybu negocjacji z ogłoszeniem oraz negocjacji bez ogłoszenia. Otóż zamawiający może przed zaproszeniem do składania ofert dokonać zmiany będących przedmiotem negocjacji wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także zmienić kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie.

Co można zrobić, jeżeli postanowienia specyfikacji są niejasne?

Ustawa przewiduje możliwość zwrócenia się do zamawiającego o udzielenie wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zamawiający jednocześnie przesyła treść wyjaśnienia wszystkim wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania.

Opisana powyżej możliwość uzyskania wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie jest jednak jedyną. Wątpliwości związane ze specyfikacją mogą być również wyjaśnione na specjalnie zwołanym w tej sprawie zebraniu. Zebranie zwołuje zamawiający. Oświadczenie zamawiającego czy zamierza zwołać takie zebranie powinno zostać zawarte już w specyfikacji. Na zebraniu każdy z obecnych wykonawców może zgłosić pytanie o wyjaśnienie treści specyfikacji. Następnie wszystkie pytania i udzielone na nie odpowiedzi zamawiającego, bez wskazywania źródeł zapytania są utrwalane na piśmie. Informacja z zebrania jest następnie przekazywana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację, niezależnie od tego czy byli obecni na tym zebraniu.

Pamiętaj, że:

• uzyskanie specyfikacji od zamawiającego nie jest koniecznym warunkiem do złożenia oferty. Uzyskanie jej z innych źródeł nie powinno stanowić podstawy wykluczenia oferenta lub odrzucenia jego oferty,
• postanowienia specyfikacji naruszające zasady udzielania zamówień publicznych mogą być podstawą wniesienia protestu,
• cena jaką może żądać zamawiający za formularz specyfikacji może jedynie obejmować koszty druku oraz wysyłki,
• jeżeli treść oferty jest sprzeczna z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oferta podlega odrzuceniu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177).