Świadectwo pracy (zmiany od 2017) - treść, tryb wydawania i prostowania, sposób wypełniania

4.1.2017

Jaka jest treść świadectwa pracy?

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy zajmowanych przez niego stanowisk, trybu rozwiązania umowy o pracę (np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia) albo okoliczności wygaśnięcia umowy o pracę. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczących:

wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania umowy o pracę,
podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
należności z umowy o pracę uznane i nie uregulowane przez pracodawcę do dnia ustania tej umowy, z powodu braku środków finansowych,
okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy jego udzielenia,
wykorzystanego urlopu wychowawczego,
liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie," zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustała umowa o pracę, zwolnienia w wysokości do 2 dni z tytułu wychowywania przynajmniej 1 dziecka w wieku do 14 lat,
okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika (np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach).

Jaki jest tryb wydawania i prostowania świadectwa pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy ciąży na pracodawcy przy rozwiązaniu umowy o pracę.

Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Oznacza to więc, że pracodawca nie ma obowiązku każdorazowo wydawania świadectwa pracy pracownikowi - może wydać "zbiorcze" świadectwo pracy za cały okres obejmujący dwa lata. Oczywiście na żądanie pracownika powinien także wydać indywidualne świadectwa pracy.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę.

Pracownik, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o negatywnym wyniku jego rozpatrzenia, a w razie uwzględnienia wniosku, wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.
Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania.
W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z powodu nieprawidłowego wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu poprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu.

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów w tym trybie a sąd orzekł o przywróceniu pracownika do pracy lub o przyznaniu mu odszkodowania pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Świadectwo to musi zawierać informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Pamiętaj, że:

W przypadku określonym w art. 97 § 1[1] Kodeksu pracy świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu terminu, o którym mowa w § 1[1] (czyli 24 miesięcy od dnia zawarcia pierwszej umowy). Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.
Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni,
Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z nie wydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa,
Jeżeli sąd orzeknie o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z powodu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia, pracownik jest zobowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia jego treści o informację o wydanym orzeczeniu. W razie niespełnienia przez pracownika tego obowiązku pracodawca ma prawo wezwać pracownika do niezwłocznego przedłożenia świadectwa pracy w celu zamieszczenia w nim takiej informacji,
Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej jest niemożliwe, pracodawca nie później niż w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób,
Członek rodziny zmarłego pracownika lub inna osoba będąca jego spadkobiercą może wystąpić z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy,
Powództwa o przywrócenie do pracy, o uznaniu za bezskuteczne wypowiedzenia umowy o pracę itp. nie wymagają zachowywania trybu prostowania świadectwa pracy. W takim przypadku podstawą zmiany świadectwa pracy jest odpowiedni wyrok sądu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i prostowania (Dz. U. 1996 r., Nr 60, poz. 282).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?

Masz inne pytanie do prawnika?

Komentarze

Krzysztof 2020-11-21 13:53:43
Nie jestem już od kilku lat pracownikiem firmy, zagubiłem wydane świadectwo pracy - na podstawie jakiego przepisu prawa mogę żądać ponownego wydania Świadectwa pracy
Krzysztof 2019-05-31 18:45:47
Witam proszę udzielić mi informacji, czy niedostarczenie zwolnienia lekarskiego w terminie moze skutkowac zwolnienirm dyscyplinarnym. Pracodawca wpisal mi na wypowiedzeniu ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Nadmieniam, źe wcześniej miałem operację i byłem na ciągłym zwolnieniu lekarskim. Zwolnienie dostarczylem w ósmym dniu. I czy mogę wystąpić do pracodawcy o sprostowanie w świadectwie pracy, ponieważ nie podał przyczyny tzw.dyscyplinarki lub zmiany zwolnienia z wypowiedzeniem ?
EWA 2017-03-03 14:23:21
Witam mam problem nie wiem jak napisać o wydanie Świadectwa pracy z innej firmy .Jakie punkty tam trzeba napisać czy numer dowodu osobistego itp .

Czytaj także

Świadectwo pracy za pracę w Niemczech

Rekompensaty dla osób, które nie mogą przejść na emeryturę pomostową

Rozwiązanie umowy o pracę - czego może się domagać pracownik?

Porzucenie pracy - Jakie są konsekwencje porzucenia pracy?

Dokumenty stwierdzające umowę ubezpieczenia (polisa, legitymacja ubezpieczeniowa i in.)

Świadectwa tymczasowe, użytkowe i założycielskie w spółce akcyjnej

Odpowiedzialność majątkowa pracodawcy

Z jakich uprawnień emerytalnych mogą skorzystać nauczyciele?

Prawo do renty po zmianach

Pytania i odpowiedzi

Świadectwo pracy w czasie zwolnienia lekarskiego

Pytanie: "Czy osobie zatrudnionej na umowę o pracę na czas określony (pierwsza umowa z pracodawcą na okres roku) należy wystawić świadectwo pracy w dniu jej zakończenia, czy czekać do końca zwolnienia lekarskiego, na którym przebywa? Pracodawca nie przedłuża umowy. Pracownik przestawił zwolnienie lekarskie na dwa dni przed wygaśnięciem umowy. Czy jeżeli umowa kończy się w poniedziałek, to trzeba ją przedłużyć do soboty lub końca miesiąca tak jak przy wypowiedzeniach?"

Korekta świadectwa pracy

Pytanie: "Otrzymałem od pracodawcy świadectwo pracy, nie zwróciłem specjalnie uwagi na datę zakończenia pracy: widniała data 31 marca, a powinna być data 21 marca. Niestety świadectwo przedłożyłem w Zus-ie. Pomyłka może spowodować umniejszenie mojego zasiłku chorobowego. Poprosiłem więc o zmianę i korektę świadectwa, co też pracodawca uczynił wydając m świadectwo pracy z prawidłową datą i adnotacją "korekta". Czy taki "zabieg" jeżeli oczywiście jest zgodny z datą mojego wyrejestrowania (...)"

Urlop bezpłatny w świadectwie pracy

Pytanie: "Pracownik pracuje na umowę o pracę na czas nie określony 2 lata. Umowę rozwiązano na mocy porozumienia stron. W czasie zatrudnienia pracownik wielokrotnie przebywał na urlopie bezpłatnym zarówno w roku zakończenia umowy jak i w roku poprzedzającym. Czy na świadectwie pracy wpisuje się wszystkie urlopy bezpłatne z całego okresu zatrudnienia, czy tylko z ostatniego roku pracy, tj. jak w przypadku urlopu wypoczynkowego? Moje pytanie dotyczy również kwestii chorobowego."

Data wystawienia świadectwa pracy

Pytanie: "Czy na podstawie kompletnych akt osobowych mogę wystawić świadectwo pracy z dzisiejszą datą, jeżeli pracownik był zatrudniony w latach 1973-1978 (pracownik nie otrzymał świadectwa pracy po wygaśnięciu stosunku pracy z nieznanych mi powodów)?"

Świadectwo pracy - informacje uzupełniajace

Pytanie: "Wydałem pracownikowi świadectwo pracy i nie wpisałem w informacji uzupełniających w pkt 6 świadectwa pracy, że w okresie zatrudnienia były odprowadzane i naliczane składki ZUS. Pracownik zakwestionował, że mam obowiązek wpisać taką treść dotyczącą naliczania i odprowadzania składek ZUS. Czy jako pracodawca mam taki obowiązek?"

Oznaczenie urlopu w świadectwie pracy

Pytanie: "Wystawiam świadectwo pracy dla pracownika zatrudnionego na 1/8 etatu. Pracownik wykorzystał 16 godzin urlopu. Czy w świadectwie pracy mam wpisać, że pracownik wykorzystał 16 godzin urlopu, czy 2 dni (16 godzin)? Który zapis jest prawidłowy i który na przyszłość stosować w świadectwie pracy?"

Wygaśnięcie umowy a odprawa emerytalna

Pytanie: "Zatrudniam 17 pracowników na umowę o pracę. Jednemu pracownikowi kończy się umowa o pracę (z upływem czasu, na który była zawarta do 29.02.2008 r.). Pracownik jest rencistą i w listopadzie 2008 r. kończy 60 lat tym samym chciałby złożyć dokumenty do ZUS i starać sie o emeryturę. Czy muszę wypłacić pracownikowi odprawę? W przypadku wypłaty odprawy pracownikowi uprawnionemu do ubiegania się o emeryturę jaką podstawę rozwiązania muszę wpisać na świadectwie i czy odprawę (...)"

Termin wydania świadectwa pracy

Pytanie: "Wypowiedzenie 3-miesięczne dla pracownika kończy się 31 lipca 2005 r. Ten dzień przypada w tym roku w niedzielę. Czy mogę wydać świadectwo pracy z datą wystawienia 29 lipiec? Oczywiście zatrudniony pracownik jest do 31 lipca."

Duplikat świadectwa pracy

Pytanie: "Jakiś czas temu nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, w związku z czym pracownik otrzymał świadectwo pracy. Po kilku miesiącach zwrócił się do byłego pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa, lecz pracodawca do dziś nie wydal byłemu pracownikowi duplikatu. Czy istnieje jakiś przepis prawny, z którego wynika w jakim czasie powinien pracownik otrzymać duplikat świadectwa pracy? "

Odwołanie od rozwiązania umowy a świadectwo pracy

Pytanie: "Została ze mną rozwiązana umowa o pracę w trybie art. 52 KP z uzasadnieniem (okłamywanie pracodawcy). Złożyłam do Sądu Pracy odwołanie od takiej formy wypowiedzenia oraz żądanie przywrócenia do pracy jako, iż nie godzę się z postawionym mi zarzutem. Po kilku dniach otrzymałam pocztą świadectwo pracy, w którym zawarty jest sposób rozwiązania umowy w tryb art 52, z czym się nie zgadzam. Proszę o radę, czy w świetle prowadzonej sprawy, o której wspomniałam jest sens domagać (...)"

Świadectwo pracy a umowa cywilnoprawna

Pytanie: "Jaki dokument po ustaniu zatrudnienia powinien wydać pracodawca menedżerowi zatrudnionemu w spółce kapitałowej na podstawie umowy cywilnoprawnej - zaświadczenie czy świadectwo pracy?"

Uzupełnienie świadectwa pracy po terminie

Pytanie: "Pracownik nie pracuje u mnie od czerwca 2003 roku. Dzisiaj przesłał pismo do zakładu z prośbą o uzupełnienie świadectwa pracy, które nie jest kompletne zdaniem ZUS . Pracownik stara się o emeryturę. Uzupełnię świadectwo pracy. Ale nie bardzo wiem jak. Czy mam wystawić świadectwo pracy jako korekta i z jaka datą? Czy może tamto wyrzucić i wystawić nowe?"

Obowiązek wystawienia referencji pracownikowi

Pytanie: "Pracownik wystąpił na piśmie z prośbą o wystawienie opinii (referencji) pisemnej o jego pracy za okres zatrudnienia w firmie. Czy pracodawca ma obowiązek wydać opinię, czy może takiej opinii nie wydawać? Czy regulują to jakieś przepisy lub regulowały? "

Zagubione świadectwo pracy

Pytanie: "W 1978 roku zagubiłem świadectwo pracy. Obecnie napisałem do archiwum o wystawienie nowego świadectwa. Przysłano mi zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie. Czy na podstawie takiego zaświadczenia będzie mi zaliczony staż pracy w nowym zakładzie pracy? Czy jest to z mojej strony dowód wystarczający do udokumentowania prawa do nagrody jubileuszowej?"

Urlop macierzyński w świadectwie pracy

Pytanie: "W dniu 30 kwietnia 2008 r. pracownicy kończy się urlop macierzyński i umowa o pracę. Czy w świadectwie pracy mam obowiązek umieścić informację o wykorzystanym urlopie macierzyńskim, jeżeli tak, to w którym punkcie świadectwa pracy?"