e-Doręczenia

Kolejny krok w stronę digitalizacji administracji publicznej

Minister cyfryzacji wydał komunikat, zgodnie z którym do 10 grudnia br. podmioty objęte ustawą muszą wdrożyć rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do uruchomienia systemu e-Doręczeń. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Obowiązek włączenia instytucji do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych oznacza, że od daty określonej w harmonogramie:

• instytucja musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych (BAE);
• korespondencja między zobowiązanymi podmiotami oraz obywatelami i innymi podmiotami musi odbywać się za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. 

MC zachęca do udziału w testach

Aby ułatwić dołączenie do Krajowego System Doręczeń Elektronicznych, MC zachęca do przetestowania rozwiązania już dziś. Jeśli instytucja:

• ma system klasy EZD – może skorzystać ze środowiska testowego; pozwoli ono przetestować integrację elektronicznego zarządzania dokumentacją z systemem e-Doręczeń i wprowadzić niezbędne zmiany;
• nie ma systemu klasy EZD – może korzystać z testowej aplikacji e Doręczeń. 

Testy nie są obowiązkowe, ale pozwolą dostosować się do nowego systemu. Do testowania usługi na środowisku integracyjnym nie jest potrzebny docelowy adres do doręczeń elektronicznych (ADE). 

MC sugeruje, żeby wniosek o ADE złożyć dopiero po zakończonych testach.

Szczegółowe informacje o środowisku testowym oraz integracji usługi e-Doręczeń z systemami klasy EZD dla podmiotów publicznych udostępniono na stronie e-Doręczeń. 

Dlaczego warto?

Udział w testach umożliwi zapoznanie się z całym procesem stosowania e-Doręczeń jeszcze przed wejściem w życie obowiązku. Przygotowane środowiska testowe pozwolą przeanalizować każdy etap procesu: od wnioskowania o adres po wysyłkę i odbiór konkretnych (testowych) wiadomości. Testy umożliwią także przeszkolenie osób obsługujących doręczenia elektroniczne w Państwa instytucji. Będą także okazją do przeglądu wewnętrznych instrukcji i procedur oraz ewentualnych zmian.

Korzyści z wdrożenia e-Doręczeń

Rejestrowane doręczenia elektroniczne zapewniają:

• prawidłową, zweryfikowaną identyfikację nadawcy i odbiorcy przesyłki,
• integralność przesyłki,
• automatyczne generowanie prawnie ważnych dowodów nadania i doręczenia dokumentów elektronicznych,
• skuteczną komunikację z obywatelami i firmami – niezależnie o tego, czy znajdują się pod swoim stałym adresem,
• usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, w efekcie prostszą obsługę kancelaryjną i jednolity nadzór nad obiegiem dokumentów.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl