E-doręczenia w konsultacjach

Projekt ustawy o elektronizacji doręczeń, która umożliwi odbieranie on-line korespondencji poleconej został udostępniony do konsultacji. Można więc wyrazić swoje opinie nt. projektu ustawy o e-doręczeniach. 

Uwagi w wersji edytowalnej należy przekazywać także na adres: andrzej.piekart@mc.gov.pl do 28 lutego br.

Co przewidują proponowane przepisy?

Projekt zakłada wprowadzenie nowych usług:

• publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez operatora wyznaczonego dostępnej dla wszystkich (podmioty publiczne, obywatele, przedsiębiorcy itd.);
• publicznej usługi hybrydowej, świadczonej przez operatora wyznaczonego, przy użyciu której podmioty publiczne wysyłają i odbierają korespondencję elektronicznie, a obywatele korzystają z tradycyjnego listu poleconego;
• kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, dostępnej dla obywateli i podmiotów niepublicznych.

Dzięki temu komunikacja elektroniczna będzie oparta na standardach i będzie skutkować dowodami wysłania i odebrania umocowanymi prawnie tak, jak to jest w przypadku listu poleconego.

Komunikacja elektroniczna będzie mogła być zainicjowana przez każdą ze stron. Nie tylko podmiot publiczny będzie mógł napisać do Ciebie, ale również Ty będziesz mógł elektronicznie zainicjować sprawę w urzędzie.

Kluczowe dla projektu ustawy o elektronizacji doręczeń oraz zmianie innych ustaw jest zdefiniowanie zasad korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usługi pocztowej przesyłki hybrydowej wraz z umocowaniem jej w przepisach prawa, tak by móc wykorzystać ją w komunikacji pomiędzy stronami jako metodę skuteczną prawnie na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczenia osobistego.

Proponowane przepisy ustawy stworzą ramy prawne do opracowania i wdrożenia przez Ministerstwo Cyfryzacji: Standardu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i narzędzia umożliwiającego obywatelom, przedsiębiorcom oraz podmiotom sektora publicznego skuteczne i przyjazne doręczenia dokumentów w postaci elektronicznej.

Wprowadzane rozwiązanie techniczne wraz z wypracowanym standardem będzie zgodne z wymaganiami dla usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS).

Świadczenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia) oraz usługi pocztowej przesyłki hybrydowej w kontaktach z podmiotami publicznymi będzie powierzone Narodowemu Operatorowi Cyfrowemu (NOC).

Jak jest teraz?

Obecnie podstawową formą wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi jest tradycyjny sposób komunikacji, oparty o papierową przesyłkę poleconą, lub osobista wizyta w punkcie obsługi klienta. Administracja publiczna coraz częściej zapewnia odbiorcom usługi udostępniane w dedykowanym systemie lub na ePUAP, przeznaczone dla określonego celu lub określonej sprawy. 

W chwili obecnej praktycznie wszyscy obywatele i pozostałe podmioty mogą korzystać z usługi doręczenia elektronicznego na ePUAP za pomocą konta, które umożliwia doręczanie korespondencji na Elektroniczne Skrzynki Podawcze (ESP) podmiotów publicznych. Doręczenie przy pomocy skrzynek ePUAP jest skuteczne tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach spraw wszczętych za jego pomocą lub dla których została wyrażona zgoda na doręczanie elektroniczne. Obecnie podmiot korzystający z ePUAP może mieć wiele adresów e-skrzynek, zakładanych często w celu wysłania i odebrania korespondencji tylko w jednej sprawie. W efekcie funkcjonuje wiele adresów elektronicznych, które są trudne do wyszukania i w praktyce są znane tylko określonym podmiotom publicznym korespondującym z danym podmiotem. Każdy z nich zarządza własną listą adresów elektronicznych swoich klientów, w tym nawet kilkoma adresami jednego klienta dla różnych spraw.

W przypadku podmiotów publicznych ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nakłada na podmioty publiczne obowiązek posiadania ESP, jednakże taki adres jest również trudny do wyszukania, a ponadto doręczenie na niego jest skuteczne tylko w niektórych procedurach, gdyż liczne przepisy regulujące zasady doręczeń elektronicznych w określonych sytuacjach wykluczają możliwość wykorzystania tego sposobu komunikacji. Dodatkowo istotnym utrudnieniem jest fakt, że pomimo wymogu posiadania skrzynki podawczej wśród urzędów, tylko 97% posiada ESP, którą ponad połowa jednostek wykorzystuje do odbierania pism i wysyłania dokumentów w odpowiedzi, gdy sprawa wpłynęła drogą elektroniczną, a tylko 23% podmiotów używa ESP do odbierania i wysyłania pism w różnych innych sprawach.

Dotychczas nie zostało dotychczas stworzone i udostępnione do powszechnego użytku jednorodne rozwiązanie teleinformatyczne umożliwiające skuteczną, alternatywną do tradycyjnej formy, wymianę korespondencji drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru. Każdy podmiot publiczny musi sobie radzić z tym obowiązkiem we własnym zakresie, tworząc samodzielne systemy informatyczne, usługi lub procedury. Zdiagnozowana „silosowość” i fragmentaryczność rozwiązań oraz często mało efektywne zarządzanie projektami przełożyły się na brak synergii pomiędzy działaniami podejmowanymi w różnych sektorach czy resortach.

Projekt ustawy opublikowany na BIP Ministerstwa Cyfryzacji

A.J.
Zespół e-prawnik.pl