Polecony nie tylko do skrzynki, ale też elektronicznie

Osoby, które będą chciały, od 2021 roku będą mogły odbierać i wysyłać korespondencję poleconą z urzędów bez konieczności chodzenia na pocztę. Rada Ministrów dziś to potwierdziła.

Projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych (e-doręczeniach) rząd przyjął już pod koniec września zeszłego roku. Koniec kadencji spowodował jednak, że formalnie musiał on być jeszcze raz potwierdzony przez obecną Radę Ministrów i to się stało.

Co przewiduje rządowy projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych?

Wprowadzone zostanie doręczenie elektroniczne, początkowo jako domyślny, a docelowo – jako podstawowy kanał wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru. E-doręczenie będzie prawnie równe z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Będzie to szybki i wygodny sposób komunikowania się obywateli z urzędami.

Celem ustawy jest umożliwienie podmiotom publicznym jak najszerszego świadczenia usług elektronicznych wewnątrz administracji oraz wprowadzenie rozwiązań zapewniających obywatelowi czy też przedsiębiorcy załatwienie danej sprawy urzędowej na odległość – bez konieczności wychodzenia z domu czy miejsca pracy.

Korespondencja – co do zasady – będzie nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej, co oznacza, że taki podmiot będzie musiał  posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do tej bazy – zobowiązuje podmiot publiczny do doręczania pism na ten adres.

Usługa doręczenia elektronicznego będzie świadczona na polskim rynku przez operatora wyznaczonego oraz dostawców komercyjnych. Poczta Polska (operator wyznaczony) uznana została za strategiczny filar państwa w rozwoju e-government.

Zadaniem Poczty Polskiej będzie obsługa urzędowych e-doręczeń do końca 2025 r.

Uzupełnieniem doręczenia elektronicznego będzie publiczna usługa hybrydowa, świadczona przez operatora wyznaczonego (jeśli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny). Umożliwi ona podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej. Natomiast osoby, które na wymianę korespondencji elektronicznej z różnych przyczyn nie będą jeszcze gotowe – dzięki usłudze hybrydowej – otrzymają możliwość odbierania tradycyjnej przesyłki listowej (np. list w postaci elektronicznej zostanie dostarczony na pocztę, ta go wydrukuje i dostarczy w postaci papierowej – zostanie to wykonane w sposób zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej, czyli przy zachowaniu bezpieczeństwa i poufności informacji).
Usługa hybrydowa stworzy pomost komunikacyjny między usługą doręczeń elektronicznych a usługą doręczeń tradycyjnych, i powinna przybliżyć osoby wykluczone cyfrowo do świata usług cyfrowych.

W szczególności osoby fizyczne będą mogły korzystać z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z doręczenia elektronicznego. Tym samym nastąpi odmiejscowienie.

Skróci się czas potrzebny na realizację procesów doręczenia, a stronom korespondencji zostaną zapewnione skuteczne prawnie dowody doręczenia w postaci: dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji.

Lepsze tempo

Co z tymi, którzy korespondencję urzędową chcą odbierać tak jak dotąd, a więc w formie papierowej?

- "Dla nich nic się nie zmieni. Jeśli ktoś nie zadeklaruje chęci korzystania z e-doręczeń, korespondencję będzie dostawał jak dotąd – dostarczoną przez listonosza, w kopercie" – tłumaczył minister cyfryzacji Marek Zagórski.

Co ważne, usługa doręczenia elektronicznego będzie nie tylko dobrowolna, ale i darmowa. E-doręczenie będzie prawnie równe z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Będzie to prosty i wygodny sposób komunikowania się obywateli z urzędami.

Oszczędność czasu i lepsze tempo załatwianie spraw – to główne cele tego projektu.

Według potwierdzonych dziś założeń - ustawa zacznie obowiązywać od 1 października 2020 r., z pewnymi wyjątkami, w tym dotyczącymi korespondencji sądowej, które wejdą w życie nieco później.

Rewolucja nie na siłę

Osoby, które wolą kontaktować się z urzędem przez internet będą mogły skorzystać z możliwości otrzymywania i wysyłania korespondencji drogą elektroniczną. A więc bez konieczności wizyty na poczcie.

- "Dla wielu to na pewno będzie rewolucja. Osobom, które będą chciały korzystać z tradycyjnej, papierowej korespondencji, pozostawiamy oczywiście taką możliwość" – powiedział minister cyfryzacji Marek Zagórski.  

Według zatwierdzonego we wtorek projektu ustawy - elektroniczne doręczenie zyska taką samą moc jak pismo wysłane przesyłką poleconą. Sam obieg korespondencji będzie się odbywał za pośrednictwem operatora wyznaczonego, jakim do 2025 roku jest Poczta Polska.

Co trzeba będzie zrobić, by korzystać z możliwości elektronicznego otrzymywania i wysyłania korespondencji do urzędu? Zadeklarować to online. Po takiej deklaracji nasz e-mail trafi do tzw. bazy adresów elektronicznych, a my dostaniemy specjalny elektroniczny adres (skrzynkę e-doręczeniową), który będzie nam służył do wymiany elektronicznej korespondencji z urzędami.

W praktyce będzie to działać podobnie jak skrzynka mailowa tyle, że oficjalnie uznana i odpowiednio zabezpieczona.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl