Urząd dzwoni do obywatela

Przyspieszenie załatwiania spraw urzędowych – to nasz cel. Dzięki przyjętym zmianom, które Minister Cyfryzacji zaproponował w ustawie o informatyzacji, będzie szybciej i skuteczniej.

Nowe rozwiązania nie tylko ułatwią i przyspieszą załatwianie spraw urzędowych, ale i pomogą obywatelom uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji wynikających np. z nieterminowego załatwienia jakiejś sprawy.

Halo, halo

W jaki sposób?

– "Poprzez umożliwienie bezpośredniego kontaktu administracji z obywatelem, który zostanie powiadomiony telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o stanie prowadzonej sprawy – w tym np. o niedotrzymaniu terminów – czy też o upływie ważności dokumentów – tłumaczy minister cyfryzacji Marek Zagórski. - Dodatkowa korzyść – w niektórych przypadkach dla obu stron wyeliminowane zostaną koszty związane z prowadzeniem tradycyjnej korespondencji" – doda" szef MC.

Bezpośredni kontakt z obywatelem będzie możliwy dzięki powstaniu Rejestru Danych Kontaktowych (RDK), w którym gromadzone będą dane kontaktowe obywateli (imię i nazwisko, PESEL, adres e–mail lub numer telefonu).

 Wprowadzenie danych do RDK przez obywateli będzie dobrowolne. Dane będzie można wprowadzać oraz aktualizować przez e–usługę lub podczas wizyty w urzędzie.

Dostęp do danych zgromadzonych w RDK będą miały tylko wskazane w ustawie instytucje, które o niego wystąpią. Mogą to być np. organy gmin, Narodowy Fundusz Zdrowia, urzędy skarbowe, a także organy wyborcze, czy Polski Czerwony Krzyż (w zakresie danych osób poszukiwanych lub poszukujących).

RDK będzie częścią Systemu Rejestrów Państwowych, w którym funkcjonują już: rejestr PESEL, Rejestr Dowodów Osobistych, czy też Rejestr Dokumentów Paszportowych.

Zakładamy, że do końca marca 2021 r. w Rejestrze Danych Kontaktowych znajdą się dane ok. 2 milionów osób.

To nie wszystko

To nie wszystkie korzyści płynące z powstania rejestru Danych Kontaktowych. Katalog usług, które będzie można realizować z wykorzystaniem zawartych w nim danych kontaktowych, będzie stopniowo poszerzany.

– Kolejną korzyścią, jaką wprowadza przyjęty dziś projekt jest możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego dzięki odpowiedniej e-usłudze – mówi minister Marek Zagórski. – Już dziś możemy wnioskować online o odpis aktu stanu cywilnego. Jednak w wielu przypadkach na otrzymanie dokumentów musimy poczekać. Po wejściu w życie przygotowanych przez nas zmian – dokumenty dostaniemy „od ręki” – dodaje szef MC.

Odpis będzie można pobrać bezpośrednio z Rejestru Stanu Cywilnego. Warunek? Posiadanie bezpłatnych środków identyfikacji elektronicznej, czyli Profilu Zaufanego lub profilu osobistego w e-dowodzie.

Co przewiduje ustawa z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw? 

Celem ustawy jest stworzenie podstaw prawnych do działania systemu rejestrów państwowych („SRP”).

W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że wprowadzenie SRP, skutkować będzie rozwiązaniem problemu, jakim jest występowanie niezgodności tożsamych danych przetwarzanych w różnych rejestrach publicznych. Za zasadne uznano, więc ustanowienie rejestru PESEL rejestrem zawierającym dane, które względem tożsamych danych gromadzonych w innych rejestrach publicznych będą traktowane, jako dane o charakterze referencyjnym. Ustawa nakłada na niektóre podmioty publiczne obowiązek weryfikacji pierwotnie wprowadzonych danych pod względem zgodności z danymi zgromadzonymi w rejestrze PESEL. Obowiązek będzie dotyczył rejestrów publicznych działających przy użyciu systemów teleinformatycznych i przetwarzających dane osób fizycznych posiadających numer PESEL. Pozytywny wynik weryfikacji umożliwi wprowadzenie danych do rejestru publicznego, natomiast negatywny wynik weryfikacji będzie zobowiązywał organ wprowadzający do niezwłocznego wyjaśnienia stanu faktycznego dotyczącego wykrytej niezgodności danych z danymi osobowymi zawartymi w rejestrze PESEL. 

Ustawa ustanawia podstawę prawną do funkcjonowania rejestru danych kontaktowych osób fizycznych („RDK”), będącego elektronicznym odpowiednikiem książek telefonicznych. RDK będzie prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, który ma zapewnić jego bezpieczne i sprawne funkcjonowanie przy użyciu systemu teleinformatycznego. Minister właściwy do spraw informatyzacji będzie jednocześnie administratorem danych przetwarzanych w RDK. Prowadzenie rejestru danych kontaktowych ma na celu ułatwienie organom i instytucjom kontaktu z osobami fizycznymi w związku z usługami i zadaniami publicznymi realizowanymi przez te podmioty na rzecz obywateli. Rejestr danych kontaktowych zostanie zaimplementowany jako rejestr centralny w systemie rejestrów państwowych. W rejestrze tym będą gromadzone następujące dane obywatela: numer PESEL, imię i nazwisko oraz, zależnie od woli obywatela, adres poczty elektronicznej i/lub numer telefonu komórkowego. Dane kontaktowe będą przekazywane do rejestru dobrowolnie, a ich przetwarzanie będzie odbywało się wyłącznie na podstawie zgody zainteresowanych. Wprowadzenie danych kontaktowych, a także ich aktualizacja i usuwanie będą mogły być dokonywane samodzielnie przez osobę, której dane dotyczą, przy użyciu usługi elektronicznej oraz za pośrednictwem organu administracji publicznej przy okazji realizacji przez ten organ spraw na rzecz osoby zainteresowanej wpisem. Natomiast udostępnienie danych podmiotowi należącemu do określonego w ustawie zbioru podmiotów realizowane będzie za pomocą urządzeń teletransmisji danych po złożeniu przez ten podmiot jednorazowego uproszczonego wniosku po spełnieniu warunków określonych w ustawie. Do podmiotów uprawnionych do dostępu do rejestru danych kontaktowych ustawa zalicza: organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także jednostki samorządu terytorialnego i ich organy, organy wyborcze, publiczne zakłady opieki zdrowotnej, ZUS, KRUS oraz Polski Czerwony Krzyż w zakresie danych osób poszukiwanych lub poszukujących.

Ustawa poprzez wprowadzenie zmian do ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego tworzy podstawę prawną dla udostępnienia usługi elektronicznej pozwalającej obywatelom na samodzielne pobranie odpisu aktu stanu cywilnego w postaci elektronicznej bezpośrednio z rejestru stanu cywilnego. Z usługi tej będzie mogła skorzystać nie tylko osoba, której akt dotyczy, ale także jej małżonek, dzieci oraz rodzice. 

Nowelizacaja wprowadza także zmiany w 9 innych ustawach, które w przeważającej mierze mają na celu ujednolicenie oraz dostosowanie poszczególnych ich uregulowań do zmian proponowanych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Ustawa wejdzie w życie, co do zasady, po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia. Jednakże szereg przepisów ustawy wejdzie w życie w terminie późniejszym, co wynika z przyjętego harmonogramu projektu informatycznego, w ramach którego przygotowane zostaną rozwiązania wynikające z ustawy:

1)     art. 1 pkt 3, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., w zakresie dotyczącym rejestrów publicznych innych niż rejestr danych kontaktowych osób fizycznych;

2)     art. 5 i art. 9, które wchodzą w życie z dniem 28 kwietnia 2020 r.;

3)     art. 6 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 12 stycznia 2020 r.;

4)     art. 7:

a)     pkt 4, który wchodzi w życie z dniem 28 kwietnia 2020 r.,

b)     pkt 1–3 i 5–7, które wchodzą w życie z dniem 28 maja 2020 r.;

5)     art. 11, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

SMSy i maile poszły w ruch – dwa miesiące RDK za nami

Dwa miesiące i niemal półtora miliona rekordów. Rejestr Danych Kontaktowych (RDK) działa i to nie tylko w teorii, ale i w praktyce. Dzięki niemu - do dziś - urzędnicy wysłali obywatelom niemal 250 tysięcy różnych powiadomień.

I nie chodzi tu wcale o niechciane wiadomości. Idea działania RDK jest taka, że jeśli zostawimy w nim swoje dane (adres e-mail i/lub numer telefonu) urzędnik w ważnych dla obywatela sprawach – zamiast wysyłać pismo – może do interesanta zadzwonić lub wysłać maila. I o takie powiadomienia chodzi. 

Maile – w ruch!

Od dwóch miesięcy w ruch - zamiast pism, kopert i znaczków - poszły maile i SMSy. Dzięki RDK, urzędy wysłały Polakom niemal 250 tysięcy różnych powiadomień (dokładnie 243 869). To oznacza, że przynajmniej część ich odbiorców nie musiała wędrować na pocztę po papierową korespondencję.

Urzędnicy wolą maile – wysłali ich dokładnie 188 657. Na wysłanie SMSa zdecydowali się 55 212 razy.

Jeśli chcecie dostawać takie powiadomienia, koniecznie dołączcie do Rejestru Danych Kontaktowych. RDK działa od 22 grudnia 2019 r. Swoje dane (adres e-mail i/lub telefon) zostawiło tam 1 479 000 osób!

- Dostęp do RDK mają wyłącznie uprawnieni i przeszkoleni urzędnicy. Nie ma więc ryzyka, że nasze adres e-mail i numer telefonu wpadną w niepowołane ręce – mówi minister cyfryzacji Marek Zagórski. – Nasze dane są tam w pełni bezpieczne – dodaje szef MC.

Mówiąc w skrócie: nie bójcie się niechcianych telefonów od oszustów i naciągaczy! Nie ma możliwości, by dane z RDK wpadły w ich ręce.

Ty w RDK

To teraz najważniejsze – jak przekazać swoje dane do RDK? To proste.

Najszybciej zrobić to online. Wystarczy, na portalu GOV.PL. By to zrobić, będziecie potrzebowali profilu zaufanego. 

Jeśli chcecie przekazać do RDK swój numer telefonu i adres email – miejcie pod ręką telefon i dostęp do poczty elektronicznej. Wpiszcie dane w odpowiednie pola, zalogujecie się profilem zaufanym. Potwierdzicie dane kodami, które otrzymacie emailem i sms-em i… gotowe!

Kody, które otrzymacie są ważne przez 24 godziny. 

Swoje dane do RDK możecie przekazać także offline, czyli wypełniając formularz dostępny w każdym urzędzie gminy.

W pełni dobrowolnie

- "Nie ma obowiązku przekazywania swoich danych do RDK. To całkowicie dobrowolne. Biorąc jednak pod uwagę korzyści płynące z bycia w RDK, warto to zrobić" - powiedział minister cyfryzacji Marek Zagórski.

Co to za korzyści?

Dzięki RDK urzędy - z wyprzedzeniem - mogą informować np. o:

• kończącym się terminie ważności paszportu lub dowodu osobistego,
• przysługujących nam świadczeniach,
• zbliżającym się terminie obowiązkowego badania technicznego samochodu.

To trzeba zapamiętać: na podane adres email i numer telefonu nie dostaniecie żadnych oficjalnych dokumentów. Rejestr służy wyłącznie powiadamianiu. O czym? Na przykład o dodatkowych dokumentach koniecznych do realizacji jakiejś usługi.

Dane z RDK możecie w każdej chwili zmienić lub usunąć. W przypadku zmiany numeru telefonu lub adresu e-mail, pamiętajcie o ich aktualizacji.

Budowa Rejestru Danych Kontaktowych - w ramach Systemu Rejestrów Państwowych - została współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl