Pytanie klienta:
Pod koniec zeszłego roku podpisałem umowę na roboty budowlane. Trwały one 3 miesiące i zakończyły się w styczniu br. Zapłaciłem za te roboty budowlane około 85% wartości całego kontraktu. Terminy umowne zostały znacznie przekroczone i należy mi się kara umowna.
Na dodatek firma wykonująca remont nie wystawiła faktury za dotychczas pobrane zaliczki, pomimo ponagleń. W jaki sposób mogę wliczyć wypłacone zaliczki (na które mam pokwitowania) w koszty? Czy pokwitowanie odbioru zaliczek ma jakąś wartość księgową? Czy powinienem powiadomić o tym Urząd Skarbowy?
""Odpowiedź prawnika:
Wymóg posiadania faktury dla rozliczenia kosztów podatkowych
Organy podatkowe rygorystycznie podchodzą do kwestii dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z obowiązującymi w 2025 roku przepisami, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, do których zaliczają się przede wszystkim faktury VAT, faktury VAT RR oraz rachunki wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.
Kluczowa zasada: Pokwitowania odbioru zaliczek nie mogą zastąpić faktury VAT w rozliczeniach podatkowych. Organy podatkowe generalnie nie akceptują innych dokumentów jako podstawy do zaliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodów, jeśli istniał obowiązek wystawienia faktury.
Wartość księgowa pokwitowań odbioru zaliczek
Pokwitowania potwierdzające odbiór zaliczek mają ograniczoną wartość księgową i podatkową. Nie stanowią one pełnoprawnego dokumentu księgowego uprawniającego do:
- Zaliczenia wypłaconych kwot do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym
- Odliczenia podatku VAT naliczonego (w przypadku podatników VAT)
- Prawidłowego udokumentowania transakcji w księgach rachunkowych
Pokwitowania mogą jednak służyć jako dowód w postępowaniu cywilnym lub karno-skarbowym, potwierdzając fakt przekazania środków pieniężnych wykonawcy. Mają więc wartość dowodową, ale nie księgową dla celów rozliczeń podatkowych.
Prawo do odliczenia VAT i obowiązek posiadania faktury
Tylko w przypadku posiadania oryginału faktury VAT wystawionej przez wykonawcę robót budowlanych podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury. Brak faktury uniemożliwia skorzystanie z prawa do odliczenia VAT, co powoduje dodatkowe straty finansowe dla inwestora.
Moment powstania przychodu u wykonawcy robót budowlanych
Według przepisów obowiązujących w 2025 roku, przychód podatkowy z tytułu usług budowlanych powstaje:
- Z chwilą wystawienia faktury, lub
- Z chwilą wykonania usługi (podpisania protokołu odbioru), lub
- Z chwilą otrzymania zapłaty (w tym zaliczki)
Wykonawca ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia wykonania usługi budowlanej lub od dnia otrzymania zaliczki.
Odpowiedzialność karna za niewystawienie faktury
Niewystawienie faktury przez wykonawcę stanowi przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego. Przepisy w tym zakresie obowiązujące w 2025 roku są następujące:
Art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego
Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Wysokość jednej stawki dziennej w 2025 roku
Wysokość stawki dziennej grzywny wynosi od 1/30 minimalnego wynagrodzenia (155,53 zł w 2025 r.) do jego 400-krotności (1 866 400 zł). Minimalna kara to 1 555,30 zł, maksymalna to 336 millions zł.
Wykroczenie skarbowe
W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego wyżej podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia (od 466,60 zł do 93 320 zł).
Nierzetelne wystawienie faktury
Kto wystawia fakturę w sposób nierzetelny albo posługuje się takim dokumentem, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Jak wyegzekwować wystawienie faktury?
W sytuacji gdy wykonawca odmawia wystawienia faktury lub ignoruje ponaglenia, należy podjąć następujące kroki:
Krok 1: Pisemne wezwanie do wystawienia faktury
Wystosuj do wykonawcy formalne pismo listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zawierające:
- Wezwanie do wystawienia faktury VAT za wykonane usługi
- Wskazanie konkretnych kwot zapłaconych zaliczek z datami płatności
- Powołanie się na obowiązek wystawienia faktury wynikający z ustawy o VAT
- Przytoczenie art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego jako podstawy odpowiedzialności karnej
- Zaznaczenie, że w przypadku dalszej odmowy zostaniesz zmuszony do zawiadomienia organów podatkowych
- Wyznaczenie terminu do wystawienia faktury (np. 7-14 dni od otrzymania wezwania)
Krok 2: Dokumentacja i dowody
Zbierz i zabezpiecz wszystkie dowody potwierdzające:
- Umowę na roboty budowlane
- Pokwitowania odbioru zaliczek
- Potwierdzenia przelewów bankowych
- Protokół odbioru robót (jeśli został podpisany)
- Korespondencję z wykonawcą dotyczącą ponagleń
Krok 3: Zawiadomienie organów podatkowych
Jeśli wykonawca nadal nie wystawia faktury pomimo pisemnego wezwania, należy złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa skarbowego do:
- Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla siedziby wykonawcy
- Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego właściwego miejscowo
Zawiadomienie powinno zawierać opis czynu, dane wykonawcy oraz załączone dowody.
Krok 4: Rozważenie kroków prawnych
Równolegle możesz rozważyć:
- Dochodzenie kar umownych za opóźnienie w realizacji robót
- Wstrzymanie pozostałej części płatności (15%) do momentu wystawienia faktury
- Skorzystanie z pomocy prawnej w celu wyegzekwowania roszczeń
Praktyczne skutki argumentu o karze za niewystawienie faktury
Doświadczenie wskazuje, że w większości przypadków argument o odpowiedzialności karno-skarbowej oraz groźba zawiadomienia urzędu skarbowego przemawia do wykonawcy i skutkuje wystawieniem faktury. Wykonawcy często nie są świadomi konsekwencji prawnych niewystawienia faktury lub bagatelizują ten obowiązek, dopóki nie zostaną skonfrontowani z realnymi konsekwencjami.
Ważne dla inwestora: Niestety, dopóki wykonawca nie wystawi faktury, nie będziesz mógł:
- Zaliczyć wypłaconych zaliczek w koszty uzyskania przychodów
- Odliczyć podatku VAT naliczonego (jeśli jesteś podatnikiem VAT)
- Prawidłowo zamknąć inwestycji w księgach rachunkowych
Alternatywne możliwości rozliczenia kosztów
Czy można rozliczyć koszty bez faktury w szczególnych przypadkach?
Przepisy podatkowe przewidują bardzo ograniczone wyjątki od wymogu posiadania faktury jako dowodu kosztowego. W praktyce możliwe jest rozliczenie kosztów bez faktury jedynie w sytuacjach, gdy:
- Nie istniał obowiązek wystawienia faktury (np. przy zakupach od osób fizycznych nieprowadzących działalności)
- Faktura uległa zniszczeniu lub zaginęła - wówczas można uzyskać duplikat lub stosować inne dokumenty zastępcze
- Przepisy szczególne dopuszczają inne formy dokumentacji - co w przypadku robót budowlanych nie ma zastosowania
W opisywanej sytuacji żaden z powyższych wyjątków nie ma zastosowania, gdyż wykonawca robót budowlanych ma bezwzględny obowiązek wystawienia faktury VAT.
Faktura zaliczkowa a koszty uzyskania przychodu
Gdyby wykonawca wystawił faktury zaliczkowe za otrzymane wpłaty, sytuacja wyglądałaby inaczej. Faktury zaliczkowe dokumentują otrzymanie zaliczki i rodzą obowiązek podatkowy w VAT. Jednak dla celów podatku dochodowego:
- Zapłacone zaliczki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w momencie ich wpłaty
- Koszt powstaje dopiero w momencie wykonania usługi i wystawienia faktury końcowej
- VAT naliczony z faktury zaliczkowej można odliczyć już w momencie jej otrzymania
Zawiadomienie urzędu skarbowego - kiedy i jak?
Czy zawsze należy zawiadamiać urząd skarbowy?
Zawiadomienie urzędu skarbowego jest opcjonalne i służy przede wszystkim jako narzędzie nacisku na wykonawcę. Warto je złożyć, gdy:
- Wykonawca w dalszym ciągu odmawia wystawienia faktury pomimo pisemnego wezwania
- Zachodzi uzasadnione podejrzenie, że wykonawca świadomie unika opodatkowania
- Chcesz zabezpieczyć swoje interesy w przyszłym ewentualnym postępowaniu
Treść zawiadomienia do urzędu skarbowego
Zawiadomienie powinno zawierać:
- Dane osoby zawiadamiającej (imię, nazwisko, adres, NIP)
- Dane podejrzanego - wykonawcy (nazwa firmy, adres, NIP)
- Opis czynu - szczegółowy opis sytuacji z datami, kwotami i okolicznościami
- Wskazanie przepisu - art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego
- Dowody - załączenie kopii umowy, pokwitowań, potwierdzeń przelewów, wezwania do wystawienia faktury
- Podpis zawiadamiającego
Podsumowanie i najważniejsze wnioski
Wartość pokwitowań
Pokwitowania odbioru zaliczek mają wartość dowodową w postępowaniach cywilnych i karnych, ale nie zastępują faktury VAT dla celów rozliczeń podatkowych i księgowych.
Rozliczenie kosztów
Bez posiadania faktury VAT nie można zaliczyć wypłaconych kwot w koszty uzyskania przychodów ani odliczyć podatku VAT naliczonego.
Egzekwowanie wystawienia faktury
Najskuteczniejszą metodą jest pisemne wezwanie z powołaniem się na art. 62 § 1 k.k.s. i zagrożeniem zawiadomieniem organów podatkowych.
Zawiadomienie urzędu
Zawiadomienie urzędu skarbowego jest skutecznym narzędziem nacisku i powinno zostać złożone, jeśli wykonawca nadal odmawia wystawienia faktury.
Praktyczne wskazówki na przyszłość
Aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości, warto:
- Ustalić w umowie terminy i warunki wystawiania faktur, w tym faktur zaliczkowych
- Zastrzec w umowie, że wypłata każdej transzy jest uzależniona od wystawienia faktury za poprzednią transzę
- Żądać faktur zaliczkowych za każdą wypłaconą zaliczkę niezwłocznie po jej przekazaniu
- Weryfikować wykonawcę przed podpisaniem umowy (sprawdzenie w CEIDG/KRS, opinii, referencji)
- Zachować ostrożność przy wypłacaniu znacznych sum bez odpowiedniej dokumentacji
- Wstrzymać ostatnią transzę (np. 20-30% wartości kontraktu) do momentu odbioru końcowego i uzyskania kompletnej dokumentacji
Podsumowanie
Brak faktury za wykonane roboty budowlane to poważny problem, który uniemożliwia prawidłowe rozliczenie kosztów podatkowych i odliczenie VAT. Pokwitowania odbioru zaliczek nie mają wartości księgowej i nie mogą zastąpić faktury VAT w rozliczeniach podatkowych.
Najskuteczniejszym sposobem wyegzekwowania faktury jest wystosowanie formalnego pisemnego wezwania z powołaniem się na odpowiedzialność karno-skarbową wykonawcy oraz zagrożeniem zawiadomieniem urzędu skarbowego. W praktyce ten argument często przemawia do wykonawcy i skutkuje wystawieniem faktury.
Jeśli mimo wezwania wykonawca nadal nie wystawia faktury, należy rozważyć złożenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa skarbowego do naczelnika urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego. Równolegle warto podjąć kroki prawne w celu dochodzenia roszczeń z tytułu opóźnień i braku właściwej dokumentacji.