Dokument księgowy a wpis do księgi przychodów

Odpowiedź prawnika: Dokument księgowy a wpis do księgi przychodów

Z zadanego pytania nie wynika jasno o jakiego rodzaju dokumenty księgowe chodzi. W związku z powyższym w odpowiedzi zostaną wskazane dokumenty księgowe mogące być podstawą wpisu do księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z rozporządzeniem regulującym prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, (podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych) lub

2. inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, do dowodów tych rozporządzenie zalicza:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; 

• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; 

• dowody przesunięć; 

• dowody opłat pocztowych i bankowych; 

• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty.

By móc być podstawą wpisu w księdze przychodów i rozchodów, dowody te powinny stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, 

• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, 

• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, 

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych 

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 

Rozporządzenie zezwala na dokumentowanie niektórych wydatków poprzez sporządzenie dokumentu zaopatrzonego w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). 
Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie: 

•  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt; 

•  zakupu od ludności, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43); 

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika; 

• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych; 

• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; 

• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych; 

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele; 

• opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych; 

• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi odpowiednich danych, podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. 

 Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. 

 Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, (jeżeli nie jest to zakup materiałów pomocniczych), dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. W

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi, dokumentowanymi na odwrocie w sposób podobny jak opisany w punkcie poprzednim

Rozporządzenie określa również sposób poprawiania błędów, stanowiąc, iż można poprawiać dowody, (co do których nie ustanowiono wyraźnego zakazu poprawiania) w sposób następujący: 

• Dowody obce,  (czyli otrzymane od kontrahentów), mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty).

• Dowody własne zewnętrzne (przekazywane w oryginale kontrahentom) a przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

• Inne dowody - można poprawiać, wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. 

Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Dokument nie zwierający odpowiednich poprawek nie jest nieważny, lecz istnieje niebezpieczeństwo, iż zostanie uznany on podczas kontroli za nierzetelny. Przy dokonywaniu poprawek właśnie tą cechę należy brać pod uwagę, pamiętać należy jednak, iż organy kontrolujące mogą mieć odrębne stanowisko. Wykazanie, iż dany dowód jest nierzetelny leży po stronie organów dokonujących kontroli.