Format oraz prawidłowe dane faktury

Odpowiedź prawnika:

Polskie przepisy odnośnie wystawiania faktur VAT, w tym w zakresie podmiotów uprawnionych do wystawiania faktur VAT i danych, które taka faktura powinna zawierać, stosuje się tylko do polskich podatników. W przypadku usług świadczonych na rzecz polskiej firmy przez kontrahentów zagranicznych w zasadzie powinni oni stosować przepisy ich obowiązujące w tym wystawiać dokumenty potwierdzające wykonanie usługi zgodnie z ich prawem.

Odnośnie osób wykonujących wolny zawód należy wskazać, iż zgodnie z polską ustawą o podatku od towarów i usług (VAT) osoba wykonująca wolny zawód – będąca osobą prowadzącą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT i zarejestrowana jako czynny podatnik VAT może wystawiać faktury VAT.

Oczywiście w interesie polskiej firmy jest, aby móc zaliczyć koszt zagranicznej usługi do kosztów uzyskania przychodów. W tym celu powinna mieć fakturę/rachunek wystawiony przez zagranicznego kontrahenta (który na żądanie organów podatkowych będzie musiał być przetłumaczony przysięgle na język polski), potwierdzenie dokonania zapłaty należności na rzecz kontrahenta oraz – dla celów dowodowych – polska firma powinna być przygotowana do wykazania organom podatkowym, że usługa była rzeczywiście wyświadczona i miała związek z przychodem polskiej firmy.

W zakresie treści faktur należy wskazać, iż zgodnie z polskimi przepisami, a konkretnie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  

   1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

   2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

   3. dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

   4. nazwę towaru lub usługi;

   5. jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

   6. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

   7. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

   8. stawki podatku;

   9. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

   10. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

   11. wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

   12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Można poprosić zagranicznego kontrahenta, aby faktura wystawiana przez niego zawierała możliwie jak najwięcej danych wskazanych powyżej.

Polecamy także:

• Kto może wystawiać faktury VAT, faktury elektroniczne, a kto rachunki?

• Faktury i noty korygujące oraz duplikaty faktur

• Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

• Skorzystaj z e-faktury!

• Jakie szczególne dokumenty są uznawane za faktury VAT?