Księgi prowadzone przy użyciu komputera

Odpowiedź prawnika: Księgi prowadzone przy użyciu komputera

Księgi rachunkowe można prowadzić ręcznie, można je również prowadzić przy użyciu komputera.

Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera możliwe jest korzystanie z własnego programu, jednakże należy pamiętać o zasadach, co do tego, jak elementy powinna zawierać księga rachunkowa, jak powinna być prowadzona oraz o dodatkowych wymaganiach jakie ustawa przewiduje dla ksiąg prowadzone przy użyciu komputera. Wymagania te mogą sprawić, że decydując się na prowadzenie księgi za pomocą komputera, korzystniej będzie skorzystać z gotowego programu. Poniżej zostały podane niektóre z wymagań, jakie powinny spełniać księgi rachunkowe.

Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Przede wszystkim należy jednak wskazać, że zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1. dziennik,  

2. księgę główną,  

3. księgi pomocnicze,  

4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,  

5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).  

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika.

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

1. trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,  

2. wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,  

3. przechowywane starannie w ustalonej kolejności.