Oświadczenie woli składane drogą elektroniczną

Odpowiedź prawnika: Oświadczenie woli składane drogą elektroniczną

Kwestia poruszona w przedstawionym opisie stanu faktycznego dotyczy po części problematyki składania oświadczeń woli, a po części przekazywania informacji. W kwestii doręczenia informacji można stosować odpowiednio przepisy prawne oraz zasady dotyczące składania oraz doręczania drugiej strony oświadczeń woli. Oświadczenie woli tym różni się od przekazanej informacji, że wywołuje skutki bezpośrednio w relacjach składającego oświadczenie woli i odbiorcy tego oświadczenia, z którego wynikają ściśle określone prawa i obowiązki (np. oświadczenie o zawarciu umowy zarządu nieruchomością). Natomiast przekazanie informacji nie rodzi żadnych zobowiązań w relacjach przekazujący informację - odbiorca informacji (np. poinformowanie o mającym nastąpić przeglądzie instalacji elektrycznej w budynku).

Kwestia formy oświadczenia woli uregulowana jest w art. 61 Kodeksu cywilnego. Przepis ten nie wprowadza żadnych ograniczeń wyłączających definitywnie jakiejkolwiek formy składania oświadczeń woli. Par. 2 tego przepisu odnosi się wprost do oświadczeń woli wyrażonych w postaci elektronicznej, z czego należy wnioskować, że oświadczenia woli składane za pomocą poczty elektronicznej są dopuszczone przez polski system prawny. Ze względu jednak na bezpieczeństwo obrotu i brak bezpośredniego kontaktu składającego oświadczenie woli i jego odbiorcy, ta forma składania oświadczeń woli zawiera szereg ograniczeń.

Przede wszystkim składający oświadczenie woli powinien uzyskać od przyszłego odbiorcy oświadczeń woli i informacji zgodę na przekazywanie mu oświadczeń woli i informacji na wskazane przez niego elektroniczne konto pocztowe. Dla celów dowodowych najlepiej, aby zgoda ta wyrażona została na piśmie.

Zgodnie z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Dla dostarczenia oświadczenia woli bądź informacji na adres mailowy nie jest istotne rzeczywiste zapoznanie się przez adresata z treścią wiadomości, ale wystarczy aby wiadomość zapisała się na serwerze operatora elektronicznego konta pocztowego odbiorcy wiadomości. Orzecznictwo Sądu Najwyższego nieco rozszerza te ograniczenia.

W wyroku z dnia 16 maja 2003 r., sygn. akt I CKN 384/2001 Sąd Najwyższy przyjął, że złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w rozumieniu art. 61 § 2 polega na tym, że oświadczenie jest prawidłowo wprowadzone do urządzenia elektronicznego (komputera) nadawcy i przekazane przez internet za pomocą narzędzi programowych umożliwiających indywidualne wysyłanie i odbieranie danych na odległość przez serwer operatora usług telekomunikacyjnych (dostawcy usług internetowych) i od razu dostępne dla adresata oświadczenia - posiadacza tzw. elektronicznej skrzynki pocztowej. Z przepisu tego wynika, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Należy więc uwzględnić okoliczności konkretnej sprawy, takie jak godziny pracy przedsiębiorstwa (gdy adresatem jest przedsiębiorstwo). One często decydują o tym, kiedy odbiorca mógł zapoznać się z przesłaną mu drogą elektroniczną wiadomością. Nie można bowiem oczekiwać od odbiorcy wiadomości, aby cały czas pozostawał w gotowości do zapoznania się z zawartością skrzynki odbiorczej. Dlatego przy interpretacji tego przepisu należy wziąć pod uwagę podmiotową możliwość zapoznania się z oświadczeniem przez adresata w czasie odpowiednim, to znaczy bez uzasadnionej zwłoki.

Pewnym ułatwieniem dla nadawcy wiadomości jest posiadanie elektronicznego konta pocztowego z funkcją potwierdzenia odbioru wysyłanej wiadomości i chwili odbioru tej wiadomości. Nadawca w takim przypadku posiada możliwość uzyskania informacji kiedy przesłana wiadomość wyświetliła się na ekranie komputera odbiorcy wiadomości.

Generalnie dopuszczalne jest więc przesyłanie oświadczeń woli i informacji w formie elektronicznej na adres pocztowy odbiorcy, jednakże dla bezpieczeństwa proponujemy dodatkowe przesyłanie istotniejszych informacji i oświadczeń woli tradycyjną pocztą, listem poleconym.