Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż został sporządzony protokół ze zdarzenia związanego ze stosunkiem pracy. W zdarzeniu tym brały udział co najmniej dwie osoby - pracownik doradzający i pracownica dokonująca poprawek w dokumentach służbowych. Pracodawca powinien taki protokół zamieścić w aktach osobowych pracowników biorących udział w danym zdarzeniu. W przedstawionym stanie faktycznym protokół taki powinien być umieszczony w aktach osobowych pracownika doradzającego oraz pracownicy dokonującej poprawek. W związku z powyższym nie jest dla nas jasne, dlaczego pracodawca nie umieścił protokołu w aktach osobowych pracownicy dokonujących poprawek. Pracodawca powinien w następnej kolejności porozmawiać z pracownikiem doradzającym i również z tej czynności spisać protokół. Pracownik, bowiem, ma prawo do złożenia wyjaśnień w sprawie, która jego dotyczy.

Powyższy protokół jest poświadczeniem określonego zdarzenia, a w związku z tym pracownik nie może dążyć do usunięcia takiego dokumentu z akt osobowych. W zależności od zakończenia danej sprawy pracodawca ma również obowiązek zamieścić w aktach osobowych wzmiankę o sposobie zakończenia przedmiotowej sprawy. W związku powyższym w aktach osobowych pracownika doradzającego można zamieścić np. wzmiankę o sposobie załatwienia tej sprawy - to samo dotyczy akt osobowych pracownicy dokonującej poprawek.

Zgodnie z zasadą równego traktowania w zatrudnieniu, w/w protokół powinien być zamieszczony w aktach osobowych pracowników, których dane zdarzenie dotyczy. Pracownik do którego akt osobowych dołączono protokół, może zwrócić się do pracodawcy o wyjaśnienie danej sytuacji.

W przedmiocie elementów jakie powinny zawierać akta osobowe prosimy zapoznać się z treścią artykułów zatytułowanych:

• Jak prowadzić akta osobowe pracownika? (część I)
• Jak prowadzić akta osobowe pracownika? (część II)