Wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów

W istocie, w dniu 15 października 2004 r. Prezydent RP ratyfikował Konwencję sporządzoną w Hadze w dniu 5 października 1961 r., znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Konwencja w stosunku do Rzeczypospolitej Polskiej wejdzie w życie z dniem 14 sierpnia 2005 r.

Wśród państw, które ratyfikowały Konwencję znajdują się między innymi: państwa członkowskie Unii Europejskiej, Stany Zjednoczone Ameryki, Izrael, Rosja.

Wymóg legalizacji zostanie zniesiony w stosunku do państw, które są stronami Konwencji, odnośnie dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z Umawiających się Państw i które mają być przedłożone na terytorium innego Umawiającego się Państwa.

Dokumentami urzędowymi w świetle Konwencji są:

• dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń („huissier de justice”); 

• dokumenty administracyjne; 

• akty notarialne; 

• urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów. 

Jednakże niniejsza konwencja nie będzie miała zastosowania do: 

• dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych; 

• dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. 

W miejsce legalizacji dokumentu została wprowadzona apostille, która będzie wydana na wniosek osoby, która podpisała dokument bądź na wniosek posiadacza dokumentu. Będzie ona potwierdzać autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony.

Apostille będzie umieszczona na samym dokumencie lub będzie do niego dołączona. Podpis, pieczęć lub stempel na apostille zwolnione są z wszelkiego poświadczania. Dokument, który zostanie poświadczony w wyżej wymieniony sposób, może być bezpośrednio przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom Państw - Stron Konwencji z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne.

Do momentu wejścia w życie Konwencji oraz w stosunku do państw, które jej nie ratyfikowały, będzie nadal istnieć obowiązek legalizacji zagranicznych dokumentów.