Jak prowadzić akta pracownicze? (część I)
O jakie dane osobowe może zapytać przyszły pracodawca kandydata do pracy?
Od 1 stycznia 2004r. do kodeksu pracy wprowadzony został dodatkowy przepis (art. 22[1]), mówiący o tym jakie dane osobowe mogą być przedmiotem zainteresowania przyszłego pracodawcy w trakcie spotkania z kandydatem do pracy. Wprowadzenie tego uregulowania ma związek z ochroną danych osobowych, którą gwarantuje konstytucja. Nikt bowiem nie może być obowiązany bez upoważnienia ustawowego, do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko danych, określonych w kodeksie pracy oraz innych ustawach. Dane te obejmują:
- Imię (imiona) i nazwisko,
- Imiona rodziców,
- Datę urodzenia,
- Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- Wykształcenie,
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Po nawiązaniu stosunku pracy, pracodawca może zażądać od pracownika podania jeszcze dodatkowych informacji, takich jak:
- inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy,
- numer PESEL pracownika.
Pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych, oprócz wymienionych, ale tylko w sytuacji gdy obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności za przestępstwo z winy umyślnej od kandydata na pracownika ochrony fizycznej). Osoba, której dane osobowe dotyczą, udostępnia je pracodawcy w formie oświadczenia, a ten ma prawo domagać się udokumentowania tych informacji i danych.
Złożenia jakich dokumentów może zażądać pracodawca od przyszłego pracownika?
Przyjęcie pracownika do pracy oznacza dla pracodawcy podjęcie wielu nowych obowiązków, jakie nakłada na niego prawo pracy. Jednym z takich podstawowych obowiązków jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika.
Na starcie pracodawca musi zebrać od pracownika dokumenty, na podstawie których zostanie on zatrudniony. Pracodawca ma prawo zażądać od osoby zainteresowanej posadą, przedłożenia następujących papierów:
- wypisanego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną ilością fotografii,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie (jest to niezbędne przy ustalaniu prawa do wszelkich świadczeń, urlopu),
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectw ukończenia gimnazjum - jeśli osoba ubiega się o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy,
- wszelkich innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Ponadto, kandydat może złożyć również dokumenty potwierdzające jego dodatkowe umiejętności, osiągnięcia zawodowe oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pracodawca nie ma obowiązku ani prawa przechowywać oryginałów przedstawionych dokumentów. W aktach osobowych mogą być wpięte tylko kserokopie lub odpisy dokumentów.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy i objęciem przez niego stanowiska, chlebodawca musi pamiętać o dopełnieniu kilku ważnych formalności. Chodzi tu przede wszystkim o sporządzenie na piśmie umowy o pracę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi wędruje do akt osobowych, skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie, zorganizowanie przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zapoznanie go z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach pracy. Najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie o obowiązującej dobowej tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, długości okresu wypowiedzenia.
