Ogłoszenie o zamówieniach publicznych - warunek prawidłowego postępowania (stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004 r.)

Publikacja ogłoszeń o zamówieniach publicznych jest przejawem zasady jawności i niezbędnym warunkiem prawidłowo przeprowadzonego postępowania. Prawidłowe ogłoszenie umożliwia osiągnięcie właściwych warunków konkurencji i wybór najkorzystniejszej oferty. Ogłoszenie stanowi formalne wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zmówienia publicznego. Ustawa różnicuje obowiązki publikacyjne w zależności od wartości zamówienia. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 30.000 euro, nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Gdzie można dowiedzieć się o mającym być udzielonym zamówieniu?

Tryby przetargowe (przetarg nieograniczony, ograniczony, dwustopniowy)

Ogłoszenia o zamówieniach, które mają być udzielone w trybach przetargowych, których wartość nie przekracza 30.000 Euro, powinny być zamieszczone w siedzibie zamawiającego, w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej. Minimalny okres, przez jaki ogłoszenie musi być wywieszone wynosi 7 dni. W zamówieniach o wartości nieprzekraczającej tej wartości progowej, zamawiający nie może wyznaczyć terminu składania ofert, krótszego niż 7 dni. Z chwilą wywieszenia ogłoszenia w siedzibie zamawiającego, następuje formalne rozpoczęcie postępowania.

W przypadku zamówień, o wartości przekraczającej 30.000 Euro, zamawiający obowiązany jest zamieścić ogłoszenie w swojej siedzibie, w miejscu publicznie dostępnym, w internecie oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ogłoszenia zamieszczone w siedzibie zamawiającego oraz na jego stronie internetowej, mogą być zamieszczone dopiero po publikacji w Biuletynie i muszą się tam znajdować aż do dnia, w którym upływa termin składania ofert.

Za miejsce publicznie dostępne w siedzibie zamawiającego należy uznać np. tablicę ogłoszeń umieszczoną w takim miejscu na terenie siedziby zamawiającego, do którego dostęp mają wszystkie osoby, a nie tylko pracownicy zamawiającego. Nie może, więc to być miejsce, do którego dostęp będzie uzależniony od uzyskania jakiejś przepustki lub pozwolenia. Dostęp do tego miejsca musi być swobodny i nieutrudniony.

Ponadto, zamawiający może ogłosić organizację o każdym przetargu w prasie. Ogłoszenie to może być jednak zamieszczone dopiero po ogłoszeniu w siedzibie zamawiającego lub w BZP.

Inne tryby udzielania zamówień publicznych (negocjacje z zachowaniem konkurencji, zapytanie o cenę, zamówienie z wolnej ręki).

W przypadku innych trybów udzielania zamówień nie ma oficjalnych, podawanych do wiadomości publicznej, ogłoszeń. W trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, zamawiający zaprasza do wzięcia udziału w postępowaniu, poprzez wysyłanie zaproszenia, do co najmniej trzech oferentów. W trybie zapytania o cenę, zamawiający kieruje pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług, do co najmniej czterech oferentów. Natomiast w trybie zamówienia z wolnej ręki, zamawiający przeprowadza rokowania tylko z jednym dostawcą (wykonawcą), nie ogłaszając publicznie zamiaru udzielenia zamówienia. Tak więc informacje o prowadzeniu danego postępowania kierowane są bezpośrednio do potencjalnych oferentów.

Treść ogłoszenia jest różna w zależności od trybu postępowania, w który ma być udzielone zamówienie.

Co powinno zawierać ogłoszenie o organizowanym przetargu nieograniczonym?

Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawiera co najmniej:

1. nazwę i adres zamawiającego.
2. ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych - rodzaj, zakres i lokalizację budowy. Przedmiot zamówienia powinien być określony za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych oraz powinien być dokładnie sprecyzowany. Już w ogłoszeniu, przedmiot powinien być tak określony, aby nie powodował możliwości utrudniania uczciwej konkurencji,
3. pożądany lub wymagany termin realizacji zamówienia publicznego. Określenie terminu realizacji zamówienia jako pożądanego, oznacza termin, w jakim zamawiający będzie oczekiwał od oferentów realizacji zamówienia. Oferenci mogą oznaczyć w ofercie inny termin realizacji zamówienia i nie będzie to skutkowało odrzuceniem oferty. Z kolei określenie terminu jako wymagany, oznacza postawienie terminu realizacji zamówienia jako warunku, którego niespełnienie powoduje odrzucenie oferty. Nie wolno, zatem go zmienić w ofercie,
4. informację o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców, a więc np. przedstawienia, jakich dokumentów zamawiający będzie żądał od oferentów,
5. oświadczenie o stosowaniu preferencji krajowych,
6. określenie sposobu uzyskania formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, a także cenę formularza, jeżeli jego udostępnienie jest odpłatne, (cena formularza może pokrywać jedynie koszty jego druku oraz przesłania),
7. miejsce i termin składania ofert,
8. miejsce i termin otwarcia ofert (terminy podane w pkt.7 i 8 muszą być wyznaczone na ten sam dzień),
9. kryteria oceny ofert (kryteria te nie mogą być zmienione po opublikowaniu ogłoszenia, w trakcie postępowania),
10. kwotę wadium.

Te same informacje (za wyjątkiem kwoty wadium), podaje zamawiający w zaproszeniu do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji.

Ogłoszenie o zamówieniu, które ma być udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, którego wartość przekracza równowartość 30.000 Euro, powinno być opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wzór takiego ogłoszenia został określony w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24.06.2002 roku ( druk ZP-110). Rozporządzenie, które weszło w życie 1lipca 2002 określa dodatkowe informacje, których przekazanie w ogłoszeniu jest obowiązkowe. Należą do nich oznaczenie przedmiotu dodatkowo przez podanie Polskiej Normy (lub normy ISO), oznaczenia PKWiU oraz miejsca realizacji zamówienia, zaznaczenie czy postępowanie zostało poprzedzone kwalifikacją wstępną, dane pracownika uprawnionego do kontaktów z oferentami.

Co powinno zawierać ogłoszenie o organizowanym przetargu ograniczonym?

Chwilą rozpoczęcia postępowania prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego, jest dzień publikacji ogłoszenia, poprzez które zamawiający zaprasza do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w tym postępowaniu. W trybie tym, dostawcy (wykonawcy) składają, na podstawie ogłoszenia, wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, po czym zamawiający zaprasza do składania ofert te podmioty, które spełnią określone w ogłoszeniu warunki.
Ogłoszenie o przetargu ograniczonym zawiera co najmniej:

1. nazwę (firmę) i adres (siedzibę) zamawiającego,
2. określenie ilości i rodzaju zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych - rodzaju, zakresu i lokalizacji budowy,
3. określenie terminu wykonania zamówienia publicznego,
4. określenie warunków wymaganych od dostawców i wykonawców.

Najważniejsze dla ewentualnych oferentów są warunki, jakie muszą spełniać, aby być dopuszczonym, przez zamawiającego, do składania ofert. Aby nie zarzucono zamawiającemu utrudniania uczciwej konkurencji, warunki te powinny być dokładnie sprecyzowane. Warunki, które obowiązani są spełniać dostawcy lub wykonawcy, mogą dotyczyć wyłącznie okoliczności potwierdzających, że dostawca (wykonawca):

1. jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi,
2. posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
3. dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania danego zamówienia,
4. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
5. nie podlega wykluczeniu z postępowania.

Wzór ogłoszenia, które ma być opublikowane w BZP określa załącznik Nr2 (druk ZP-120) do ww. Rozporządzenia. Obowiązkiem ogłoszenia w Biuletynie, objęte są postępowania, których przedmiot przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30.000 Euro.

Co powinno zawierać ogłoszenie o organizowanym przetargu dwustopniowym?

Przetarg dwustopniowy charakteryzuje się tym, iż składa się z dwóch etapów. W pierwszym, dostawcy (wykonawcy) składają oferty wstępne, bez podawania ceny, a drugi etap jest przetargiem, ograniczonym do podmiotów wybranych przez zamawiającego. Postępowanie to rozpoczyna ogłoszenie, poprzez które zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych. Ogłoszenie o organizacji przetargu dwustopniowego zawiera co najmniej:

1. nazwę i adres zamawiającego,
2. opis przedmiotu zamówienia, w tym wymaganych parametrów technicznych i innych, a w przypadku robót budowlanych - ich rodzaj i lokalizację, Przedmiot zamówienia, nie musi być w ogłoszeniu dokładnie sprecyzowany. Zamawiający może przenieść, na podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia, obowiązek szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Wynika to z charakteru tego trybu, który daje zamawiającemu możliwość szczegółowego określenia przedmiotu zamówienia w trakcie toczącego się postępowania,
3. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów,
4. termin i miejsce złożenia oferty wstępnej.

Zamawiający może żądać od dostawców (wykonawców) doprecyzowania w ofercie wstępnej sposobu i czasu wykonania, parametrów technicznych, jakości oraz innych charakterystycznych cech dostaw, usług lub robót budowlanych.

Jakie ogłoszenia publikowane są w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP)?

W BZP publikowane są ogłoszenia o zamówieniach udzielanych w trybach przetargowych (przetarg nieograniczony, ograniczony i dwustopniowy), w których wartość zamówienia przekracza 30.000 Euro. Zamawiający przesyłając ogłoszenie do publikacji w BZP obowiązany jest sporządzić je na urzędowym wzorze. Wzory takich ogłoszeń zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24.

06.2002r.

Zamawiający obowiązany jest również przesłać do publikacji w BZP ogłoszenie o zamiarze przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji dostawców lub wykonawców. Wstępna kwalifikacja jest procedurą poprzedzającą formalne wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia. Celem tej procedury, jest ograniczenie potencjalnych oferentów tylko do tych, którzy mają możliwość wykonania planowanego zamówienia. Kwalifikacja może poprzedzać każdy tryb postępowania, jednak najlepsze zastosowanie daje w przypadku udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, gdzie zamawiający spodziewa się wpłynięcia dużej liczby ofert. Powoduje ona ograniczenie kosztów zarówno dla zamawiającego (który nie musi oceniać wielu ofert ostatecznych), ale także dla dostawców (wykonawców), którzy nie ponoszą kosztów przygotowania ofert, jeżeli nie mają możliwości wykonania zamówienia. Ogłoszenie informacji o wstępnej kwalifikacji w BZP jest obowiązkowe dla wszystkich przetargów powyżej 30.000 Euro. Informacja o wstępnej kwalifikacji zawiera:

1. nazwę i adres zamawiającego,
2. ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw, a w odniesieniu do robót budowlanych rodzaj, zakres i lokalizację budowy,
3. pożądany lub wymagany termin realizacji zamówienia publicznego,
4. określenie warunków wymaganych od dostawców i wykonawców,
5. określenie sposobu uzyskania formularza wstępnej kwalifikacji
6. miejsce i termin składania wniosków o wstępną kwalifikację.

W Biuletynie publikowane są również ogłoszenia o planowanych w danym roku kalendarzowym, zamówieniach. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie po sporządzeniu planu finansowego, jeżeli jest jednostką sektora finansów publicznych, albo do dnia 31 marca roku kalendarzowego, jeżeli jest inną jednostką obowiązaną do stosowania przepisów ustawy, przekazać do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o planowanych w danym roku kalendarzowym zamówieniach publicznych, których wartość w przypadku zamówienia na roboty budowlane przekracza równowartość kwoty 500.000 Euro albo łączna wartość w każdej kategorii dostaw lub usług przekracza równowartość kwoty 500.000 Euro. Kategorią dostaw lub usług jest piąty poziom grupowania określony Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 1997 r.

w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

Na zamawiającym ciąży jeszcze jeden obowiązek publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Niezwłocznie po zawarciu umowy, zamawiający przesyła do publikacji w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania, jeżeli wartość zamówienia określona przy wszczęciu postępowania przekraczała 30.000 Euro. Ogłoszenie takie zawiera:

1. nazwę (firmę) i adres (siedzibę) zamawiającego,
2. określenie wartości zamówienia publicznego,
3. określenie przedmiotu zamówienia publicznego,
4. określenie liczby złożonych ofert, w tym liczby ofert odrzuconych,
5. informację o opublikowaniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych,
6. określenie najniższej i najwyższej ceny przedstawianej w złożonych ofertach,
7. imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę.

Obowiązek ten istnieje niezależnie od trybu, w jakim zostało udzielone zamówienie. W przypadku unieważnienia postępowania, które było ogłoszone w BZP, do publikacji przesyła się informacje o liczbie złożonych ofert a także o podstawie unieważnienia.

W Biuletynie publikowane są wyłącznie ogłoszenia, co do których istnieje taki obowiązek. Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, może wyrazić zgodę na publikację ogłoszeń o zamówieniach, jeżeli ich publikacja ze względu na wartość przedmiotu zamówienia nie jest obowiązkowa.

Gdzie można uzyskać Biuletyn Zamówień Publicznych?

Biuletyn w postaci czasopisma dostępny jest w prenumeracie, którą prowadzi gospodarstwo pomocnicze: Wydział Wydawnictw i Poligrafii Gospodarstwa Pomocniczego Prezesa Rady Ministrów (ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa, tel. 694-67-50 i 694-67-52, faks 694-62-06), a także w sklepach prowadzących sprzedaż dzienników urzędowych. Dostępny jest również w dwóch formach elektronicznych. Na stronie Urzędu Zamówień Publicznych (http://www.uzp.gov.pl/), oraz dostępnej wyłącznie dla abonentów Poczty Elektronicznej Administracji Rządowej (PEAR-2).

Pamiętaj, że:

• Organizacja każdego przetargu powinna być ogłoszona w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej, niezależnie od wartości zamówienia,
• Przetargi o wartości przekraczającej 30.000 Euro powinny być najpierw ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych, a brak takiego ogłoszenia skutkuje nieważnością postępowania,
• Przesyłając ogłoszenia do publikacji w BZP obligatoryjnie należy sporządzić je na jednym z formularzy, których wzór określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 czerwca 2002r. Formularz należy wypełnić dokładnie i precyzyjnie w przeciwnym razie Prezes Urzędu może odmówić ogłoszenia,
• Publikacja ogłoszeń jest bezpłatna, a publikowane są w Biuletynie nie później niż w 10 dniu od daty doręczenia do Urzędu,
• Istnieje możliwość przesyłania ogłoszeń do urzędu poprzez internet. Warunkiem jest skopiowanie potrzebnego programu ze strony Urzędu i uzyskanie specjalnego, poufnego kodu.
• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. 2002 r., Nr 72 poz., 664 ze zmianami),
• Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24.06.2002r. w sprawie wzorów ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dodatkowych informacji zawartych w ogłoszeniach (Dz. U. 2002 r., Nr 91, poz. 816),
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 1997 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), (Dz. U. 1997 r., Nr 42 poz., 264 ze zmianami).