Zasada pisemności w zamówieniach publicznych (stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004 r.)

5.1.2006

Pisemność dotyczy zarówno oświadczeń woli jak i oświadczeń wiedzy składanych w toku postępowania. Chodzi tu na przykład o oświadczenie wykonawcy o uprawnieniu do występowania w obrocie prawnym, o posiadaniu uprawnień niezbędnych do wykonania określonych w zamówieniu prac lub czynności, o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji. Zasada pisemności obejmuje swym zasięgiem również wszelkie wnioski składane przez zamawiających oraz dostawców lub wykonawców w trakcie trwania postępowania.

Czy strony mogą się porozumiewać w formie innej niż pisemna?

Oczywiście tak. Strony postępowania mogą porozumiewać się w formie innej niż pisemna, np. telefonicznie, drogą faksową lub elektroniczną, bezpośrednio w siedzibie zamawiającego. W takiej jednak sytuacji, treść przekazanej informacji musi zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie. Wiąże się to więc z koniecznością doręczenia oryginału pisma drogą pocztową bądź też bezpośrednio stronie, której przekazywana jest dana informacja.

Co jest potrzebne do zachowania formy pisemnej?

Aby warunek formy pisemnej oświadczenia, zawiadomienia lub wniosku został należycie wypełniony wystarczy, aby na dokumencie obejmującym treść przekazywanej informacji został umieszczony własnoręczny podpis osoby składającej oświadczenie lub dokonującej zawiadomienia lub innej upoważnionej przez niego osoby.

Co zrobić, jeżeli dotrzymanie terminu do złożenia oświadczenia nie jest możliwe?

Niekiedy do skutecznego złożenia oświadczenia, zawiadomienia bądź innego dokumentu wymagane jest dotrzymanie odpowiedniego terminu. Czy możliwe jest dotrzymanie wymaganego terminu, jeżeli wiadomo, że przekazanie go pocztą lub bezpośrednio nie jest możliwe przed upływem terminu? Oczywiście, ustawa stwarza taką możliwość. Podmiot składający stosowne oświadczenie lub zawiadomienie może przekazać jego treść za pomocą teleksu, poczty elektronicznej lub telefaksu. Jeżeli informacja przekazana w takiej formie dotrze do adresata przed upływem terminu, uznaje się, iż treść tej informacji została przekazana w terminie. Do skuteczności takiego przekazania informacji istnieje jednak jeszcze jeden niezbędny warunek.

Ustawa wymaga, aby treść informacji przekazanej za pomocą teleksu, poczty elektronicznej lub telefaksu, która dotarła do adresata przed upływem terminu została niezwłocznie potwierdzona na piśmie przez przekazującego. Oznacza to, iż przekazujący musi przekazać informację również na piśmie, jednak może ją dostarczyć, już po upływie terminu. Konieczne jest, aby to potwierdzenie nastąpiło niezwłocznie, a więc bez nieuzasadnionej zwłoki.

Zasada pisemności przejawia się także w wielu innych przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Należy tutaj wymienić przepisy dotyczące obowiązku sporządzenia protokołu postępowania lub dokumentacji podstawowych czynności.

Kiedy zamawiający ma obowiązek sporządzić protokół postępowania?

Zamawiający ma obowiązek sporządzić protokół postępowania zawsze, jeżeli wartość zamówienia publicznego przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 Euro. Tak więc zamawiający ma obowiązek sporządzić protokół niezależnie od tego, w jakim trybie było przeprowadzane postępowanie.

Jakie informacje powinien zawierać protokół?

Protokół postępowania w sprawie zamówienia publicznego powinien zawierać:

opis przedmiotu zamówienia,
nazwisko lub firmę (nazwę) oraz adresy dostawców i wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
informacje o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców,
cenę oraz inne istotne elementy każdej z ofert,
streszczenie oceny i porównania złożonych ofert,
uzasadnienie odrzucenia wszystkich ofert, jeżeli takie nastąpiło,
ewentualne wskazanie przyczyn niezawarcia umowy w postępowaniu o zamówienie przeprowadzonym w trybie innym niż przetarg nieograniczony,
powody ograniczenia przetargu do niektórych dostawców lub wykonawców, jeżeli takie nastąpiło,
powody zastosowania przez zamawiającego trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony,
powody przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji dostawców i wykonawców,
uzasadnienie stosowania preferencji krajowych,
informacje o wniesionych protestach i odwołaniach oraz ich rozstrzygnięciach,
informacje dotyczące zawieszenia postępowania,
informacje o powołaniu biegłych rzeczoznawców,
wskazanie wybranej oferty, wraz z uzasadnieniem wyboru,
imię i nazwisko osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne,
imię i nazwisko osób występujących w imieniu zamawiającego.

Ponadto protokół postępowania powinien zawierać:

określenie wartości zamówienia, daty jej ustalenia oraz imię i nazwisko osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia;
informację o prowadzeniu postępowania na zasadach szczególnych, jeżeli takie nastąpiło;
określenie przedmiotu opinii biegłych rzeczoznawców;
informację o ogłoszeniach;
termin składania ofert;
miejsce i termin otwarcia ofert;
informację o dostawcach i wykonawcach wykluczonych z postępowania;
datę oraz powody unieważnienia postępowania, jeżeli takie nastąpiło;
przyczyny niezawarcia umowy w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;
termin zakończenia prac komisji przetargowej oraz zatwierdzenia wyniku postępowania;
informację o dokonaniu czynności nowych lub czynności powtórzonych oraz termin zakończenia prac komisji przetargowej i ostatecznego zatwierdzenia wyniku postępowania, jeżeli takie nastąpiło.

Do każdego protokołu dołącza się szereg załączników. W szczególności należy tu wymienić oferty, opinie biegłych (rzeczoznawców), a także wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez dostawców lub wykonawców oraz zamawiającego w trakcie trwania postępowania.

Obecnie wzory protokółów postępowania w sprawie w sprawie zamówienia publicznego określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 czerwca 2003r. W rozporządzeniu tym zostały określone wzory protokołów odrębnie dla każdego z sześciu trybów postępowania o zamówienie publiczne. Ponadto rozporządzenie określa wzory niektórych załączników do protokołu tj. informacja o wniesionych protestach i odwołaniach, lista dostawców (wykonawców) wykluczonych z postępowania, informacja o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców (wykonawców) uczestniczących w (kwalifikacji wstępnej) postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Kiedy zamawiający ma obowiązek sporządzić dokumentację podstawowych czynności?

W postępowaniach o wartości szacunkowej zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty 30.

000 euro zamawiający nie ma obowiązku sporządzenia protokołu postępowania. Nie oznacza to jednak pełnej swobody zamawiającego. Art. 26 ustawy zobowiązuje zamawiającego do prowadzenia dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem. Dokumentacja podstawowych czynności powinna zawierać co najmniej:

opis przedmiotu zamówienia,
nazwisko lub firmę (nazwę) oraz adresy dostawców i wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
cenę oraz inne istotne elementy każdej z ofert,
streszczenie oceny i porównania złożonych ofert,
powody zastosowania przez zamawiającego trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony oraz wskazanie wybranej oferty, wraz z uzasadnieniem wyboru.

Czy dostawcy lub wykonawcy maja prawo wglądu do dokumentacji postępowania?

Oczywiście tak. Protokół (dokumentacja podstawowych czynności), oferty oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne i podlegają udostępnianiu po zakończeniu postępowania, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli dostawca lub wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one ogólnie udostępnione. Ponadto wymienione wyżej dokumenty, po dokonaniu otwarcia ofert zamawiający ma obowiązek udostępnić dostawcy (wykonawcy) na jego wniosek, przed zakończeniem postępowania.

Pamiętaj, że:

Wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane w toku postępowania, dla swej skuteczności wymagają zachowania formy pisemnej.
Oferty oraz umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej.
Protokół (dokumentacja podstawowych czynności) wraz z załącznikami są jawne i podlegają udostępnianiu.
W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 czerwca 2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (Dz. U. z 2003 r. Nr 116 poz. 1101).

Zespół
e-prawnik.pl