Obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 11.02.2013 r. (data wpływu 18.02.2013 r.), uzupełnione pismem z dnia 20.02.2013 r. (data wpływu 27.02.2013 r.), pismem z dnia 14.03.2013 r. (data wpływu 18.03.2013 r.) oraz pismem z dnia 19.04.2013 r. (data wpływu 22.04.2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych (Pytania 3 i 4) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18.02.2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 20.02.2013 r. (data wpływu 27.02.2013 r.), pismem z dnia 14.03.2013 r. (data wpływu 18.03.2013 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 8.03.2013 r. znak IPPP2/443-167/13-3/KOM (skutecznie doręczone dnia 11.03.2013 r.), w których Wnioskodawca przesłał dowód wpłaty wymaganej kwoty za wydanie interpretacji indywidualnej oraz pismem z dnia 19.04.2013 r. (data wpływu 22.04.2013 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 16.04.2013 r. znak IPPP2/443-167/13-5/KOM (skutecznie doręczone dnia 18.04.2013 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, w ramach prowadzenia działalności gospodarczej współpracuje ze spółką S.A. z siedzibą w W. (zwana dalej ?P?), w oparciu o zawartą umowę franczyzową/umowy franczyzowe.

P . prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług telekomunikacyjnych. W ramach prowadzonej działalności P oferuje klientom możliwość zakupu urządzeń służących do korzystania z usług telekomunikacyjnych, takich jak telefony komórkowe, laptopy, tablety i inne urządzenia (zwane dalej ?Produktami?) po promocyjnych cenach, gdy sprzedaż taka jest związana z zawarciem umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych. Ponadto P oferuje możliwość zakupu Produktów na raty, również gdy taki zakup jest związany z zawarciem umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych. P zamierza rozszerzyć swoją ofertę handlową i sposób dystrybucji swoich Produktów w następującym zakresie.

Obecnie P sprzedaje Produkty na rzecz Wnioskodawcy, a ten odsprzedaje je swoim klientom w imieniu własnym i na własną rzecz (w tej sytuacji stroną umowy sprzedaży Produktu zawartej z nabywcą jest Wnioskodawca).

Zamierzone przedsięwzięcie polega na wprowadzeniu możliwości sprzedaży Produktów przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz P.

Sprzedaż taka odbywać się będzie w lokalach, w których prowadzone są punkty sprzedaży Wnioskodawcy (po uprzednim dostarczeniu Produktów przez P), na podstawie udzielonego przez P umocowania, w ramach odpłatnego zlecenia (wynagrodzenie w postaci prowizji). Wnioskodawca będzie sprzedawał Produkty w imieniu i na rzecz P, wykorzystując w tym celu program informatyczny udostępniony przez P. Tym samym stroną umowy sprzedaży z nabywcą Produktu będzie P, a nie Wnioskodawca.

Niezależnie od sprzedaży Produktów w imieniu i na rzecz P, Wnioskodawca będzie nadal oferował i sprzedawał Produkty we własnym imieniu i na swoją rzecz, po ich uprzednim zakupieniu, podobnie, jak inne towary (np. akcesoria do telefonów komórkowych czy zestawy prepaid).

Sprzedaż Produktów przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz P dokumentowana będzie, dla celów rozliczania podatku VAT, w następujący sposób:

1. Każda transakcja sprzedaży dokonana w imieniu i na rzecz P będzie zawsze dokumentowana fakturą wystawioną przez Wnioskodawcę, w imieniu i na rzecz P. Danymi sprzedawcy na fakturze będą dane P. Wnioskodawca przekaże fakturę nabywcy Produktów natychmiast po dokonaniu sprzedaży.
2. W przypadku, gdy kupującym będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy, sprzedaż będzie ponadto rejestrowana w punkcie sprzedaży Wnioskodawcy za pomocą kasy rejestrującej.
   
   

Dzięki temu, że faktura sprzedaży będzie wystawiana przy wykorzystaniu oprogramowania P, P będzie posiadała pełną ewidencję sprzedaży Produktów dokonanych w jej imieniu i na jej rzecz przez Wnioskodawcę, a zatem będzie posiadała własną ewidencję obrotu i podatku należnego VAT, bez potrzeby korzystania z ewidencji prowadzonej przy wykorzystaniu kas rejestrujących.

Wnioskodawca w swoich sklepach posiada kasy rejestrujące, na których ewidencjonuje sprzedaż własnych towarów i usług.

Tak jak to zostało już podniesione powyżej, oprócz dokonywania sprzedaży Produktów należących do P, Wnioskodawca będzie również nadal dokonywał sprzedaży własnej, czyli sprzedaży w imieniu własnym i na swoją rzecz towarów, których wcześniej nabył własność. Sprzedaż własna Wnioskodawcy, dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będzie ewidencjonowana przy zastosowaniu posiadanych przez niego kas rejestrujących.

W uzupełnieniu z dnia 19.04.2013 r. (data wpływu 22.04.2013 r.) Wnioskodawca wskazał, że jego zobowiązanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży w imieniu P na własnej kasie rejestrującej wynika z umowy zawartej w formie pisemnej pomiędzy P, Agentem i Subdealerem, tzw. porozumienia trójstronnego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania (oznaczone we wniosku nr 3 i 4):

1. Czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338 ze zm.)?
2. Kto ma obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę, dokumentujących sprzedaż Produktów w imieniu i na rzecz P?
   
   

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad.1) Na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338 ze zm.).

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Uzupełnienie tej regulacji zawarte jest w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT i w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych, zgodnie z którym podatnicy, z zastrzeżeniami które nie mają znaczenia w analizowanej sprawie, są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.; dalej ?Ordynacja podatkowa?) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.).

W ocenie Wnioskodawcy, obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych obciąża Wnioskodawcę. Jest to konsekwencją tego, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej jest nałożony jedynie na Wnioskodawcę, a nie P. P nie jest ani wystawcą paragonów, ani żadnych innych dokumentów kasowych, ani podmiotem który jest uprawnionym do ich otrzymania.

Takie rozumienie przepisów zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej z dnia 17 maja 2012 r., sygn. IPPP2/443-249/12-2/MM, wydanej na rzecz P przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

Ad.2) Obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę, dokumentujących sprzedaż Produktów w imieniu i na rzecz P, obciąża Wnioskodawcę a nie P.

W związku z tym, że Wnioskodawca będzie zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży Produktów za pośrednictwem kasy rejestrującej, będzie on miał obowiązek przechowywania paragonów dokumentujących sprzedaż produktów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż w interpretacji indywidualnej Nr IPPP2/443-167/13-7/KOM stwierdzono, iż w okolicznościach przedstawionych w niniejszym wniosku sprzedaż własna realizowana przez Wnioskodawcę (franczyzobiorcę), jak i dokonywana na rzecz i w imieniu P, powinna być ewidencjonowana przez Wnioskodawcę. Tym samym to na Nim ciąży obowiązek rejestracji sprzedaży za pośrednictwem własnych kas rejestrujących.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011 r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Umowa franczyzy należy do kategorii umów nienazwanych, tzn. takich, które nie są unormowane w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.), ani w innych aktach prawa cywilnego.

Zgodnie z zasadą swobody umów wyrażoną w art. 353(1) k.c. strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny wedle własnego uznania byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Franczyzodawca udziela franczyzobiorcy pozwolenia (franczyzy) na prowadzenie w ramach sieci, określonej działalności gospodarczej pod firmą franczyzodawcy, a franczyzobiorca zobowiązuje się taką działalność prowadzić ściśle według zaleceń franczyzodawcy oraz zapłacić mu określone w umowie wynagrodzenie.

Strony tej umowy są zarówno w aspekcie prawnym, jak i finansowym odrębnymi podmiotami.

Wnioskodawca (franczyzobiorca) działający w imieniu i na rzecz zleceniodawcy (franczyzodawca) jest w świetle ustawy o podatku od towarów i usług podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ust. 1 tej ustawy, natomiast obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, ustawodawca odniósł do pewnego stanu faktycznego zaistniałego u podatników, tj. dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Odnosząc się do kwestii objętej pytaniem nr 3, tj. czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338 ze zm.), należy stwierdzić, że zgodnie z art. 112 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1.04.2013 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 111ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.).

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r.

Zgodnie z § 2 pkt 12 rozporządzenia - ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży. Natomiast przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 rozporządzenia).

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej (?) oraz wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

Podatnicy prowadząc ewidencję, na mocy § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej, a w myśl § 6 ust. 1 pkt 8 przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. ? Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Jak już wskazano, Wnioskodawca będzie dokonywał ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego w jego punkcie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej zarówno towarów własnych, jak i towarów należących do P, w imieniu i na rzecz P.

Mając na uwadze wskazane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż to Wnioskodawca prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących będzie miał obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych w myśl art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 8 cyt. wyżej rozporządzenia.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii objętej pytaniem nr 4, tj. kto ma obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę, dokumentujących sprzedaż produktów w imieniu i na rzecz P, należy stwierdzić, że skoro na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o którym mowa w części dotyczącej pytania nr 3, to również Wnioskodawca obowiązany jest do przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę w związku ze sprzedażą dokonaną w imieniu i na rzecz zleceniodawcy. Jak wynika bowiem z treści ww. rozporządzenia, paragon fiskalny zdefiniowany w § 2 pkt 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących stanowi dokument fiskalny.

Zarówno z cyt. wyżej art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, jak i z § 6 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia Ministra Finansów wynika wprost obowiązek przechowywania kopii dokumentów przez podatnika ewidencjonującego obrót i kwoty podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących. Ustawodawca nie dokonał żadnych wyłączeń z tego obowiązku.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, iż obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę dokumentujących sprzedaż produktów w imieniu i na rzecz zleceniodawcy obciąża Wnioskodawcę, należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy wskazać, że w myśl § 37 cyt. wyżej rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.

Tut. Organ informuje, że w zakresie zagadnień objętych pytaniami nr 1-2 oraz 5-7, zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.