Czy prawidłowym i zgodnym z prawem podatkowym jest wliczanie w koszty uzyskania przychodów zwrotu poniesionych (...)

• art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),

w związku ze złożonym w dniu 25.11.2005 r. wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w kwestii zaliczenia w koszty uzyskania przychodów poniesionych i wypłaconych pracownikom (kierowcom) kosztów podróży służbowych, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łańcucie postanawia stwierdzić, iż stanowisko przedstawione w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe w świetle przepisów prawa podatkowego.

Pismem z dnia 23.11.2005 r. (wpływ do Urzędu 25.11.2005 r.) pan Tomasz S. wniósł do tutejszego organu wniosek o wydanie pisemnej interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w kwestii zaliczenia w koszty uzyskania przychodów poniesionych i wypłaconych pracownikom (kierowcom) kosztów podróży służbowych oraz stosowania zwolnienia od podatku dochodowego przychodów pracowników z tytułu odbytych delegacji. Niniejsze postanowienie reguluje wyłącznie kwestię zaliczenia w koszty uzyskania przychodów poniesionych i wypłaconych pracownikom (kierowcom) kosztów podróży służbowych. Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, iż wnioskodawca jest podmiotem gospodarczym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie towarowego transportu drogowego pojazdami uniwersalnymi. W ramach działalności na podstawie umowy o pracę zatrudnia kierowców. W zawartej z ww. umowie w oparciu o ustawę o czasie pracy kierowców określił zadaniowy czas pracy, wyznaczając stałe miejsce pracy siedzibę firmy, tj. miejscowość M. Ponadto zawarte z pracownikami umowy zawierają zapis, że należności za czas podróży służbowych na terenie kraju są przyznawane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju, natomiast za czas podróży służbowej poza granicami kraju zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Koszty noclegów, zgodnie z umową, zwracane są na podstawie przedstawianych rachunków. W świetle powyższego postawiono pytanie: czy prawidłowym i zgodnym z prawem podatkowym jest wliczanie w koszty uzyskania przychodów zwrotu poniesionych przez pracownika (kierowcę) kosztów podróży służbowych. W ocenie podatnika wymienione uprzednio wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu. Swoje stanowisko w sprawie oparł o otrzymaną od Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowy Inspektorat w Rzeszowie opinię z zakresu prawa pracy, w kwestii zinterpretowania pojęcia miejsca pracy.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łańcucie informuje, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Możliwość zaliczenia wydatku do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:

1. wydatek pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
2. wydatek nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
3. wydatek został właściwie udokumentowany.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej. Jak stanowi art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z zawartej w ww. przepisie definicji wynika, że podróżą służbową jest wyjazd poza miejscowość stałego wykonywania pracy na służbowe polecenie pracodawcy, który to wyjazd związany jest z wykonywaniem zadania służbowego. Podróżą służbową pracownika, jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy. Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują odpowiednio:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Pracownikom zatrudnionym w sferze pozabudżetowej, tj. przez pozostałych pracodawców warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa sam pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Wynika to z zapisów art. 77⁵ § 3 kodeksu pracy. Pracodawcy ci mogą bowiem ustalać należności z tytułu podróży służbowych w sposób dowolny, a więc bardziej lub mniej korzystny od ustalonych dla pracowników sfery budżetowej. Nie dotyczy to diety, gdyż w tym przypadku pracodawca ma obowiązek określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę prawo pracownika do diety za każdą dobę krajowej lub zagranicznej podróży służbowej. Wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ustalona dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Taka regulacja wynika z art. 77⁵ § 4 kodeksu pracy.

Stosownie do zapisów § 5 art. 77⁵ kodeksu pracy w przypadku, gdy pracodawca nie uregulował kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży takie jak pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej. Jak wynika z powyższego, pracownikowi, który z polecenia pracodawcy odbywa podróż służbową, po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach wymienionych wyżej rozporządzeń, przysługują m.in. diety.

Kodeks pracy narzuca zasadę, według której wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową obciążają pracodawcę. Zgodnie z nią i w myśl cytowanych uprzednio przepisów pracodawca (np. firma prowadząca działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych), który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi - np. kierowcy w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków poniesionych w ramach odbytej podróży służbowej, w tym również wypłacone pracownikowi z tytułu tej podróży diety. W związku z powyższym uznać należy, że stanowisko przedstawione w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe.