Dokumentacja pracownicza w firmie. Jakich dokumentów może żądać pracodawca od kandydata na pracownika?
Na pracodawcy ciąży wiele obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Zaczynają się one już w momencie przyjmowania kandydata do pracy. Zebranie kompletu papierów potrzebnych przy rekrutacji, a potem prowadzenie bieżącej dokumentacji osobowej i płacowej, nie jest wbrew pozorom sprawą błahą. Są bowiem odpowiednie przepisy, które regulują kwestię sposobu prowadzenia akt pracowników oraz określają rodzaje dokumentów, jakie pracodawca powinien zbierać i przechowywać w związku z nawiązanym stosunkiem pracy. Zacznijmy od samego początku. Pracodawca może zażądać od pracownika starającego się o etat złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie, chcąc zwiększyć swoje szanse na zdobycie posady, może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Zasady równego traktowania pracowników obowiązują także w czasie procesu rekrutacji. Pojęcie równego traktowania oznacza zakaz dyskryminacji bezpośredniej i pośredniej z różnych powodów (np. płeć, wiek, rasę, religię, niepełnosprawność, przekonania polityczne). Zróżnicowanie sytuacji dwóch kandydatów na pracowników, które w konsekwencji powoduje odmowę nawiązania stosunku pracy z jednym z nich, stwarza możliwość domagania się odszkodowania za nierówne traktowanie w zatrudnieniu. Podstawę prawną stanowi art. 18 (3d) k.p.
Pracodawca nie ma prawa przechowywać oryginałów złożonych przez pracownika dokumentów. Może jedynie żądać od niego przedłożenia dokumentów w oryginale tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii i te zatrzymać w aktach osobowych pracownika.
Zatrudniający, zanim dopuści pracownika do pracy powinien dopilnować jeszcze kilku ważnych rzeczy, mianowicie uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania a w przypadku gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu - z informacją, dotyczącą porządku i organizacji pracy, wynagradzania pracowników w firmie oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.
Pracodawca musi również pamiętać o wyposażeniu nowo zatrudnionego pracownika w legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający go do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza firmą, jeżeli wymagają tego wewnętrzne przepisy.
Jak pracodawca powinien prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą?
Pracodawca jest zobowiązany dla każdego pracownika założyć i prowadzić w określony przepisami sposób akta osobowe z całą dokumentacją związaną z przebiegiem zatrudnienia. Teczka z aktami powinna być podzielona na 3 części: A,B i C.
W części A pracodawca przechowuje zgromadzone wszystkie papiery dotyczące przyjęcia do pracy, a więc te wymienione wyżej.
Część B natomiast, przeznaczona jest do wpinania dokumentów, które związane są z trwającym stosunkiem pracy czyli:
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 (regulamin i informacja) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189[1] Kodeksu pracy,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186[7] Kodeksu pracy,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
- umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
- korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
- informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Część C zaś, obejmuje dokumentację na temat przyczyn i sposobu ustania zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Każda z części powinna zawierać spis treści czyli wykaz znajdujących się w niej dokumentów, a akta - powpinane chronologicznie i ponumerowane.
Jakie jeszcze ewidencje związane ze stosunkiem pracy powinien prowadzić pracodawca?
Oprócz akt osobowych pracowników, należy również założyć dodatkowe ewidencje, w których odnotowuje się zdarzenia dotyczące przebiegu i organizacji pracy. Mowa tutaj o karcie ewidencji czasu pracy, która powinna zawierać informacje na temat pracy w niedziele i święta, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także o porach nocnych, dyżurach, urlopach, zwolnieniach lekarskich oraz innych nieobecnościach usprawiedliwionych bądź nie. Gdy pracodawca zatrudnia osoby młodociane w celu przygotowania zawodowego, w karcie ewidencji czasu pracy musi zapisywać również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich nauki zawodu.
Dla każdego pracownika osobno, pracodawca lub inna osoba upoważniona sporządza jeszcze imienną kartę płac, obejmującą wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia wypłacane zatrudnionemu oraz kartę przydziału odzieży i obuwia roboczego a także środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jeśli pracownik używa własnej odzieży i obuwia oraz we własnym zakresie pierze, konserwuje czy naprawia zakładowe ubranie robocze.
Pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, który staje się z mocy prawa stroną w nawiązanych wcześniej stosunkach pracy, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy, nowemu pracodawcy, który przejmuje tego pracownika.
Pamiętaj, że
- Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo,
- Przepisy dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, odnoszą się także do innych aktów niż umowa o pracę, na podstawie których nastąpiło zatrudnienie, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
Michał Włodarczyk
Radca Prawny
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?