e-prawnik.pl Porady prawne

Oferty w zamówieniach publicznych - kryteria oceny, aukcja elektroniczna, termin związania ofertą

25.9.2006

Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzane są w celu wyboru, z punktu widzenia zamawiającego, najkorzystniejszej oferty. Ustawa przewiduje dwa sposoby oceny ofert. Według pierwszego, najkorzystniejszą ofertą jest oferta z najniższą ceną, z kolei według drugiego, jest nią oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

Jakie mogą być kryteria oceny ofert?

Zamawiający przy najkorzystniejszej oferty ma obowiązek kierować się przede wszystkim zasadą równego traktowania uczestników postępowania i uczciwej konkurencji.  

Przykładowymi kryteriami oceny ofert mogą być jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, długość gwarancji, termin wykonania, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, warunki serwisu. Zawsze jednym z kryteriów musi być cena. Należy podkreślić, że kryteria oceny ofert mogą dotyczyć wyłącznie przedmiotu zamówienia i sposobu jego wykonania. Warto podkreślić, iż po 25 maja 2006 r. w przypadku oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego VAT po stronie zamawiającego w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie mogą stanowić kryteriów oceny ofert, kryteria odnoszące się do właściwości wykonawcy, w szczególności odnoszące się do jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Wyjątkiem pozwalającym na zastosowanie kryteriów odnoszących się do właściwości wykonawcy jest udzielanie zamówień na usługi: w zakresie ochrony osób i mienia, z wyjątkiem związanych z konwojowaniem pieniędzy i kosztowności, socjalne, hotelarskie lub restauracyjne, transportu kolejowego, transportu morskiego lub żeglugi śródlądowej, prawnicze, rekrutacji lub pozyskiwania personelu, szkoleniowe lub edukacyjne, zdrowotne, w zakresie kultury, sportu lub rekreacji, z wyjątkiem usług kablowej sieci radiowej i telewizyjnej, detektywistyczne, związane bezpośrednio z prowadzeniem gospodarki leśnej . Ponadto w postępowaniu mającym na celu udzielenie koncesji na roboty budowlane zamawiający określając kryteria oceny ofert również może odwołać się do właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. 

Gdzie powinny być ujawnione kryteria oceny ofert?

Zamawiający ma obowiązek podać kryteria, którymi będzie się kierował przy dokonywaniu oceny ofert w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeniu o organizacji przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym, dialogu konkurencyjnym, negocjacji z ogłoszeniem, zaproszeniu do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia, ogłoszeniu o koncesji na roboty budowlane. Zamawiający określając te kryteria, ma jednocześnie obowiązek przypisać każdemu z kryteriów wagę procentową, a więc jakie znaczenie przy ocenianiu ofert będzie miało dane kryterium, a w specyfikacji - także opis sposobu dokonywania oceny. Kryteria podane przez zamawiającego są dla wykonawców dodatkową, oprócz opisu przedmiotu zamówienia, wskazówką, czego oczekuje od nich zamawiający.

Jak dokonać wyboru spośród ofert tak samo korzystnych?

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Jeżeli natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Jeżeli oferty dodatkowe są dalej tak samo korzystne, przez co zamawiający nie może wybrać oferty najkorzystniejszej, postępowanie podlega unieważnieniu.  

W przypadku zamówień sektorowych, ceny przedstawione w ofertach są takie same, jeżeli różnica między ceną najkorzystniejszej oferty a cenami innych ofert nie przekracza 3 %. Porównanie to dotyczy jednak tylko tych ofert, które nie mogłyby zostać odrzucone na podstawie art. 138c ust. 1 pkt 4. Zgodnie z tym przepisem w przypadku zamówienia na dostawy, zamawiający może odrzucić ofertę, w której udział towarów pochodzących z państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw, z którymi Wspólnota Europejska zawarła umowy o równym traktowaniu przedsiębiorców, nie przekracza 50 %, pod warunkiem, że przewidział to w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jeśli zamawiający nie wskazał w specyfikacji powyższej okoliczności jako podstawy odrzucenia (a więc oferta ta nie została odrzucona), a oferty złożone przez wykonawców są takie same, to powinien wybrać ofertę, która nie podlegałaby odrzuceniu na podstawie opisanych powyżej okoliczności.

Wybór najlepszej oferty poprzez aukcję elektroniczną 

Obecnie zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza jednoetapową aukcję elektroniczną. Możliwe jest to w sytuacji, gdy zamówienie udzielane jest w trybie:

  • przetargu nieograniczonego,

  • przetargu ograniczonego lub

  • negocjacji z ogłoszeniem na podstawie art. 55 ust.1 pkt.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, tzn., gdy  w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.

Dodatkowymi warunkami zastosowania aukcji elektronicznej są:

  • zamieszczenie informacji o takiej aukcji w ogłoszeniu o zamówieniu oraz

  • złożenie co najmniej 3 ofert niepodlegających odrzuceniu.

Do aukcji elektronicznej nie stosuje się przepisów art. 91 ust. 4-6 ustawy, które określają sposób postępowania zamawiającego w sytuacji, gdy dwie lub więcej ofert jest tak samo korzystnych. Aukcji elektronicznej nie można zastosować, jeżeli zamówienie dotyczy działalności twórczej lub naukowej, a także jeżeli podawana w ofercie cena nie jest ceną ryczałtową.

Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej są wyłącznie kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, umożliwiające automatyczną ocenę oferty bez ingerencji zamawiającego, wskazane spośród kryteriów, na podstawie których dokonano oceny ofert przed otwarciem aukcji elektronicznej. Sposób oceny ofert w toku aukcji elektronicznej powinien obejmować przeliczanie postąpień na punktową ocenę oferty, z uwzględnieniem punktacji otrzymanej przed otwarciem aukcji elektronicznej.

W celu przeprowadzenia aukcji elektronicznej zamawiający zaprasza drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu. Termin otwarcia aukcji elektronicznej nie może być krótszy niż 2 dni robocze od dnia przekazania zaproszenia. W zaproszeniu, zamawiający informuje wykonawców o:

  • pozycji złożonych przez nich ofert i otrzymanej punktacji, 

  • minimalnych wartościach postąpień składanych w toku aukcji elektronicznej,

  • terminie otwarcia aukcji elektronicznej,

  • terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej,

  • sposobie oceny ofert w toku aukcji elektronicznej. 

W toku aukcji elektronicznej wykonawcy za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, składają kolejne korzystniejsze postąpienia, podlegające automatycznej ocenie i klasyfikacji. Istotne jest to, że wszystkie postąpienia muszą być pod rygorem nieważności opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W czasie trwania aukcji elektronicznej zamawiający ma obowiązek na bieżąco przekazywać każdemu wykonawcy informację o pozycji złożonej przez niego oferty i otrzymanej punktacji oraz o punktacji najkorzystniejszej oferty. Do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie ujawnia się informacji umożliwiających identyfikację wykonawców. Oferta wykonawcy przestaje wiązać w zakresie, w jakim złoży on korzystniejszą ofertę w toku aukcji elektronicznej. Bieg terminu związania ofertą nie ulega przerwaniu. Zamawiający i wykonawcy od momentu otwarcia do momentu zamknięcia aukcji przekazują wnioski, oświadczenia i inne informacje drogą elektroniczną.

Aukcja elektroniczna ulega zakończeniu (zamyka ją zamawiający):

  • w terminie określonym w ogłoszeniu,

  • jeżeli w ustalonym w ogłoszeniu okresie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia.

Po zakończeniu aukcji zamawiający podaje, pod ustalonym w ogłoszeniu o zamówieniu adresem internetowym, nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Jaka powinna być forma oferty?

Oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny być sporządzone z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że oferta, która nie została sporządzona na piśmie jest nieważna i podlega odrzuceniu jako sprzeczna z ustawą. Jednakże za zgodą zamawiającego, można złożyć ofertę w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 

Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na sporządzenie oferty w języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym lub w języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Opis sposobu przygotowania oferty powinien być zawarty w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Powinien być on precyzyjny i dokładny, tak aby wykonawcy wiedzieli jak mają przygotować ofertę pod względem formalnym.  

Jakie obowiązki ma zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty?

Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o: 

  • wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, i uzasadnienie jej wyboru - te informacje zamieszczane są także niezwłocznie na stronie internetowej zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym w jego siedzibie,

  • wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 

  • wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne - jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę. 

Jak długo wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą? 

Co do zasady wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, który również wskazany jest w specyfikacji. Jednakże okres związania ofertą nie może być dłuższy niż:

  • 30 dni - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8,  

  • 90 dni - jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro, 

  • 60 dni - jeżeli wartość zamówienia jest inna niż określona wyżej. 

W uzasadnionych przypadkach co najmniej na 7 dni przed upływem terminu związania ofertą zamawiający może tylko raz zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Odmowa wyrażenia nie powoduje utraty wadium. Zgoda wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalna tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.  

Pamiętaj, że:

  • Zmiana lub wycofanie oferty przed upływem terminu do składania ofert jest dopuszczalna i nie powoduje negatywnych skutków,

  • W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

  • Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty.

  • Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę – swoistym wyjątkiem jest opisana w artykule aukcja elektroniczna,

  • O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego ofertę wybrano, cenę oraz uzasadnienie wyboru.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. (Dz U. 2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami).

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ