Zawieranie umowy w zwykłej formie pisemnej

Kiedy należy zawierać umowy w formie pisemnej?

Umowy, co do zasady, mogą być zawierane w dowolnej formie – także ustnie. Bezpiecznie jest jednakże zawrzeć umowę w formie pisemnej chociażby dla celów dowodowych. Zastrzeżenie natomiast bądź w treści umowy, bądź w ustawie formy pisemnej pod rygorem nieważności spowoduje, iż czynność prawna dokonana bez zachowania tej formy będzie nieważna, to samo tyczy się niezachowania formy kwalifikowanej (pisemna z poświadczeniem daty, pisemna z poświadczeniem podpisu, akt notarialny), chyba że zastrzeżono ją tylko dla wywołania określonych skutków prawnych. Jak z powyższego wynika wskazane formy (pisemna zwykła, forma kwalifikowana) mogą być zastrzeżone dla celów dowodowych, dla wywołania określonych skutków prawnych, pod rygorem nieważności.

Jak zachować formę pisemną?

Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego (k.c.), do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Sam dokument może przyjąć formę wydruku komputerowego albo zostać sporządzony przez inną osobę. Do zawarcia umowy wystarcza: 

• wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub

• wymiana dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Należy jednak pamiętać, że w wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej (np. telefonicznie, ustnie) jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie (art. 771 k.c.).

Jakie znaczenie ma dokonanie czynności w formie pisemnej?

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy wyraźny przepis prawa przewiduje rygor nieważności. Gdy przepis prawa zastrzegający formę pisemną dla danej umowy nie przewiduje rygoru nieważności, jest to forma zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych (chyba że przepis prawa przewiduje zastrzeżenie dla wywołania określonych skutków prawnych).

Zwykła forma pisemna zastrzeżona przez ustawę lub umowę stron bez rygoru nieważności ma więc przede wszystkim znaczenie dowodowe. Znaczenie tej formy jest na tyle istotne, że jej niezachowanie wyklucza możliwość powoływania się w sporze na dowód ze świadków bądź dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (art. 74 § 1 k.c.). Dowód taki dopuszczalny jest jednak, gdy:

• obie strony wyrażą na to zgodę,

• żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą,

• fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma,

• dokument obejmujący czynność został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią (art. 246 kodeksu postępowania cywilnego, k.p.c.).

Ponadto ograniczenia dowodowego z art. 74 § 1 k.c. nie stosuje się, kiedy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej, a także w stosunkach między przedsiębiorcami.

Jakie skutki ma przesłanie podpisanej umowy faksem lub pocztą elektroniczną?

Na koniec należy zaznaczyć, iż przesłanie podpisanej umowy faksem lub pocztą elektroniczną nie spełnia wymogów zwykłej formy pisemnej. Dokument taki może być jedynie uprawdopodobnić, że umowa została zawarta. W razie ewentualnego sporu obowiązek wykazania faktu zawarcia umowy ciąży na stronie, która na ten fakt się powołuje (art. 6 k.c. i art. 232 k.p.c.). Wyjątek od wskazanej zasady stanowi oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest ono bowiem równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Składając oświadczenie woli w formie elektronicznej należy pamiętać o szczególnych obowiązkach związanych z tą formą oraz jej odmiennościach względem formy pisemnej zwykłej (zob. art. 61 § 2, 661, 70, 78, 384 k.c.). Zob. też: Podpis elektroniczny - co to takiego?

Kiedy należy zastosować pisemną formę kwalifikowaną?

Forma kwalifikowana zastrzeżona jest w przepisach m.in. dla:

• zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa, ustanowienie na nim użytkowania - forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi,

• umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości oraz umowy przenoszącej własność nieruchomości – akt notarialny,

• oświadczenia właściciela ustanawiającego ograniczone prawo rzeczowe – akt notarialny,

• umowy spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej –akt notarialny.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16, poz. 93, ze zmianami)

Zespół
e-prawnik.pl