Jakie dokumenty i oświadczenia należy składać w zamówieniach publicznych? (stan prawny do 1 marca 2004 r.)

5.1.2006

Czego mogą dotyczyć warunki stawiane dostawcom lub wykonawcom?

Warunki uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny być obiektywne, uzasadnione charakterem przedmiotu zamówienia publicznego, stopniem jego skomplikowania, czy związanego z nim ryzyka. Należy jednak pamiętać, aby przy określaniu warunków nie naruszyć zasad równości i uczciwej konkurencji. Warunki wymagane od dostawców i wykonawców powinny jedynie prowadzić do wykazania zdolności danego podmiotu do wykonania zamówienia publicznego. Nie mogą natomiast się stać narzędziem faworyzowania określonej grupy podmiotów a dyskryminacji drugich, i w ten sposób prowadzić do wypatrzenia wyniku postępowania. Warunki powinny zostać określone przed rozpoczęciem postępowania (czyli przed ogłoszeniem lub wysłaniem zaproszeń) i nie powinny ulegać zmianie w toku postępowania. Warunki powinny być jawne, tak aby każdy z potencjalnych oferentów mógł sprawdzić, czy spełnia postawione warunki czy nie.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, w każdym postępowaniu, niezależnie od jego wartości, czy trybu w jakim jest prowadzone, dostawcy i wykonawcy winni spełniać następujące warunki:

być uprawnionym do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi
posiadać uprawnienia niezbędne o wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy szczególne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał ekonomiczny i techniczny oraz pracowników zdolnych do wykonania danego zamówienia,
znajdować się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
nie podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 ustawy.

Powyższe warunki powinien spełniać każdy dostawca lub wykonawca, który chce wygrać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Wymienione warunki zostały określone przez ustawodawcą i zamawiający nie ma możliwości ich zmiany czy modyfikacji. Nie oznacza to, że zamawiający nie może wymagać spełnienia innych jeszcze warunków. Jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia publicznego, zamawiający może postawić przed dostawcami i wykonawcami dodatkowe wymagania. W żadnym jednak wypadku nie mogą one wykraczać poza przedmiot zamówienia, stanowić jakiejś zbędnej, niepotrzebnej i nieuzasadnionej bariery dla potencjalnych dostawców lub wykonawców.

Jakich dokumentów i oświadczeń może żądać zamawiający?

Zamawiający, aby stwierdzić, czy dostawcy lub wykonawcy spełniają postawione przed nimi warunki musi się na czymś opierać, mieć jakąś podstawę. Ponieważ w postępowaniu obowiązuje zasada pisemności, podstawą do stwierdzenia spełniania wymaganych warunków są określone dokumenty i oświadczenia składane przez dostawców i wykonawców. Z zastrzeżeniem ochrony praw własności intelektualnej oraz ochrony tajemnicy handlowej, zamawiający może żądać od dostawców i wykonawców wyłącznie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania (art. 22 ust. 1). Oznacza to, że dostawca lub wykonawca może odmówić złożenia dokumentów, które naruszają jego określone prawa lub interesy. Jednak z powyższej możliwości należy korzystać bardzo ostrożnie, ponieważ może się to wiązać z wykluczeniem z postępowania. Dlatego z taką odmową należałoby się zwrócić do zamawiającego w formie protestu.

Powyższy przepis wyznacza barierę dla zamawiającego, przed wykorzystywaniem swej uprzywilejowanej pozycji w stosunku do oferentów i żądaniem przedstawienia niepotrzebnych, zbędnych dla postępowania, dokumentów. Ma to również chronić potencjalnych oferentów przed naruszeniem zasady równości wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego i naruszeniem reguł uczciwej konkurencji.

Zasadą jest, że w każdym postępowaniu, niezależnie od wartości przedmiotu zamówienia (powyżej 30.000 euro lub nie) i niezależnie od trybu postępowania (więc także w trybie zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę itd.), każdy przystępujący do postępowania dostawca lub wykonawca ma obowiązek złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków o których mowa w art. 22 ust. 2 (patrz powyżej). Powyższy obowiązek ma charakter bezwzględnie obowiązujący, a więc jest niezależny od tego, czy zamawiający określił takie żądanie czy nie. Dla spełnienia powyższego wystarcza złożenie zwykłego oświadczenia o spełnianiu wymienionych warunków.

Jednak samo oświadczenie może nie być dla zamawiającego wystarczające, do stwierdzenia spełniania wymaganych warunków. Dlatego potwierdzeniem spełniania wymaganych warunków i tym samym prawdziwości złożonych oświadczeń mogą być określone dokumenty.

W zależności od wartości zamówienia publicznego zamawiający ma uprawnienie lub obowiązek żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust.

2 ustawy. Uzależnione to jest od tego, czy wartość zamówienia publicznego przekracza próg 30.000 euro. I tak, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wspomnianej kwoty, zamawiający może żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2, natomiast jeżeli wartość zamówienia przekracza wspomnianą wartość progową, to żądanie przedstawienia potwierdzających dokumentów jest obowiązkiem zamawiającego. Szczegółowy wykaz dokumentów, jakich może żądać zamawiający w celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Zawarty w w/w rozporządzeniu katalog dokumentów ma charakter zamknięty, co oznacza, że dla potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 zamawiający może żądać wyłącznie dokumentów wymienionych w tym rozporządzeniu. Inaczej mówiąc, dla potwierdzenia spełniania warunków wymienionych w art. 22 ust. 2 ustawy zamawiający nie może żądać przedstawienia innych dokumentów niż te, które wylicza rozporządzenie.

I tak w postępowaniach, w których wartość zamówienia przekracza równowartość 30.000 euro zamawiający żąda, a w postępowaniach nie przekraczających wspomnianej kwoty progowej zamawiający może żądać, następujących dokumentów:

1) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Wymaganie uzyskania wpisu do rejestru lub do ewidencji działalności gospodarczej związane jest przede wszystkim z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej obowiązane są uzyskać osoby fizyczne zamierzające prowadzić działalność gospodarczą. Natomiast wpis do rejestru obowiązane są uzyskać spółki prawa handlowego (spółka jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna, partnerska, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna) a także fundacje, spółdzielnie itp. Za aktualny odpis należałoby uznać taki odpis, który odzwierciedla stan rzeczywisty, aktualnie obowiązujący.

2) umowy regulującej współpracę podmiotów występujących wspólnie.

Chodzi tu w szczególności o umowę spółki cywilnej i umowy powołujące konsorcja

3) koncesji, zezwolenia lub licencji, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem,

4) dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

Można tutaj przykładowo podać dokumenty potwierdzające uprawnienia budowlane (przy zamawianiu robót budowlanych).

5) aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Informacja ta ma dotyczyć osób fizycznych, a w odniesieniu do osób prawnych – urzędujących członków władz, czy zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

6) zaświadczeń właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających odpowiednio, że dostawca lub wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego- wystawionych nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert.

Dokumenty te mają potwierdzać wiarygodność finansową oferenta. Oferent, który będzie zalegał z zapłatą jakiegokolwiek podatku lub składki na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne będzie podlegał wykluczeniu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dostawca lub wykonawca uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego.

Uchwalona w sierpniu 2002 r. ustawa o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców przewiduje instytucję wstrzymania z mocy prawa wykonania należności objętych wnioskiem restrukturyzacyjnym.

Zaświadczenia wydawane przez Urzędy Skarbowe o wysokości zaległości podatkowych podmiotów objętych restrukturyzacją na podstawie w/w ustawy zawierają właśnie obok informacji o tym, że dany podmiot jest objęty postępowaniem restrukturyzacyjnym, informację o zaległościach podatkowych. Zaświadczenia takie nie powinny jednak stanowić przeszkody dla dostawców lub wykonawców w ubieganiu się o udzielenie zamówienia publicznego. Z uwagi na to, że w stosunku do podmiotów objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym ulega wstrzymaniu z mocy prawa wykonanie należności objętych wnioskiem restrukturyzacyjnym. Podmioty takie nie powinny zostać wykluczone z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Ponadto w postępowaniu, którego wartość przekracza kwotę 30.000 euro zamawiający wzywa dostawców lub wykonawców do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy - Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. Zgodnie ze wspomnianą ustawą podmiotem dominującym jest podmiot w sytuacji, gdy:

posiada bezpośrednio lub pośrednio przez inne podmioty (zależne) większość głosów w organach innego podmiotu (zależnego), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub,
jest uprawniony do powoływania lub odwoływania większości członków organów zarządzających innego podmiotu (zależnego), lub
więcej niż połowa członków zarządu drugiego podmiotu (zależnego) jest jednocześnie członkami zarządu, prokurentami lub osobami pełniącymi funkcje kierownicze pierwszego podmiotu bądź innego podmiotu pozostającego z tym pierwszym w stosunku zależności.

Podmiot, który nie złoży oświadczenia w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, lub gdy z oświadczenia wynika, że pozostaje w stosunku zależności z innym uczestnikiem postępowania, podlega wykluczeniu. Wynika z tego, że nie podlega wykluczeniu podmiot, który pozostaje w stosunku zależności z zamawiającym lub osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu.

Jakie dokumenty powinien przedstawić oferent zagraniczny?

Oferent zagraniczny, a więc podmiot, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą, zamiast dokumentów, o których mowa powyżej w pkt 1 składa odpowiedni dokument lub dokumenty, wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że:

jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym,
nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono jego upadłości.

Jeżeli jednak w kraju, w którym dostawca lub wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w zdaniu powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego kraju, w którym dostawca lub wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Jakich ponadto dokumentów może żądać zamawiający?

Oprócz wymienionych wyżej dokumentów, dla potwierdzenia że dostawca lub wykonawca dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia, oraz dla potwierdzenia, że znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zamawiający może żądać dodatkowych dokumentów. Uzależnionej jest to jednak od potrzeby i wartości zamówienia. Otóż, jeżeli jest to niezbędne do potwierdzenia spełniania warunków przytoczonych w zdaniu poprzednim, w postępowaniach o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro zamawiający może żądać, zaś w postępowaniach w których wartość przedmiotu zamówienia przekracza wspomnianą wartość progową zamawiający żąda, jednego lub kilku spośród następujących dokumentów:

informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego, w okresie ostatnich trzech lat, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi,
wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje dostawca lub wykonawca,
wykazu osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z danymi na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności,
wykazu wykonanych w ciągu ostatnich pięciu lat robót budowlanych, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane z należytą starannością,
wykazu wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat dostaw lub usług, z podaniem ich wartości, dat wykonania oraz odbiorców,
bilansów oraz rachunków zysków i strat, a w przypadku dostawców lub wykonawców niezobowiązanych do sporządzania bilansu, informacji określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres,
informacji banku, w której potwierdza się wielkość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową dostawcy lub wykonawcy,
polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że dostawca lub wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

Podkreślić należy, że żądanie przedstawienia wymienionych dokumentów nie może wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia i związanych z nim warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców.

Czy są wyjątki od obowiązku składania dokumentów o których mowa w art. 22?

Tak, ustawodawca przewidział pewien wyjątek. Związany jest on z sytuacją, gdy na rynku istnieje wyłącznie jeden podmiot – monopolista, mogący wykonać zamówienie. Ma to miejsce w sytuacji, gdy dostawę lub usługę można uzyskać wyłącznie od jednego dostawcy lub wykonawcy (z przyczyn technicznych lub w przypadku udzielania zamówienia publicznego z zakresu działalności twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury i sztuki, a także z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów), a przedmiotem zamówienia są: dostawy energii elektrycznej, cieplnej, wody lub gazu; usługi odbioru ścieków; powszechne usługi pocztowe; usługi przewozu kolejowego; zakup nieruchomości na realizację celów publicznych ujętych w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego. W przypadku takich zamówień publicznych nie stosuje się przepisów art. 22 ust. 2-8, a więc nie jest wymagane spełnianie warunków z art. 22 ust. 2 oraz dostarczanie dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków.

Kiedy należy złożyć dokumenty i oświadczenia?

Ustawa wymaga, aby dostawca lub wykonawca złożył wymagane dokumenty przystępując do postępowania. W przypadku przetargu nieograniczonego będzie to złożenie wniosku o uzyskanie formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jednak w praktyce przyjęte jest, iż dostawcy i wykonawcy składają oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie wymaganych od nich warunków wraz z ofertą. Wydaje się, że aż do upływu terminu składania ofert możliwe jest dołączenie i uzupełnienie wymaganych dokumentów lub oświadczeń.

W przypadku natomiast oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji, termin do złożenia stosownego oświadczenia wyznacza zamawiający. Termin ten powinien przypadać po otwarciu ofert.

W jakiej formie mogą być złożone dokumenty?

Składane dokumenty, co do zasady mogą być składane w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez dostawcę lub wykonawcę.

Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez dostawcę lub wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości co do jej prawdziwości, a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób.

Zawsze dokumenty składane przez oferenta zagranicznego, które mają potwierdzać, że podmiot ten jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, oraz że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono jego upadłości, są składane w formie oryginału, odpisu, wypisu, wyciągu lub kopii, przetłumaczonych na język polski, poświadczonych przez polskie placówki konsularne, stosownie do obowiązujących przepisów. Inne dokumenty sporządzone w języku obcym składane wraz z tłumaczeniem na język polski, sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli dokumenty są sporządzone w języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym, a zamawiający wyraził zgodę na składanie ofert w języku obcym.

A gdy przedstawione informacje są nieprawdziwe?

Wszelkie dokumenty i oświadczenia składane przez dostawców i wykonawców powinny przekazywać prawdziwe informacje, zgodne z faktycznym stanem rzeczy. Jeżeli jednak zamawiający stwierdzi, że dostarczone przez dostawcę lub wykonawcę informacje są nieprawdziwe, wyklucza nieuczciwego oferenta. Jednak nie każda nieprawdziwa informacja będzie uzasadniała wykluczenie oferenta. Tylko i wyłącznie informacje istotne dla prowadzenia postępowania, jeżeli są nieprawdziwe będą uzasadniały wykluczenie dostawcy lub wykonawcy. Takimi istotnymi informacjami będą na przykład informacje potwierdzające, że dostawca lub wykonawca nie zalega z uiszczeniem podatków lub składek ZUS.

Pamiętaj, że:

Dostawcy, lub wykonawcy, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełniają warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 podlegają wykluczeniu z postępowania. To samo dotyczy dostawców lub wykonawców, którzy przedstawili nieprawdziwe informacje, istotne dla prowadzenia postępowania.
Wszelkie oświadczenia i dokumenty powinny zostać sporządzone w formie pisemnej.
Zamawiający nie może żądać dokumentów, które wykraczają poza zakres przedmiotu zamówienia i związanych z nim warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców.
Od października 2003 r. zamawiający nie ma uprawnienia do żądania uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów potwierdzających spełnianie wymaganych warunków.
Niezłożenie oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego uczestniczącymi w postępowaniu powoduje utratę wadium.
W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.),
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców (Dz. U. Nr 155, poz. 1287),
Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. - Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi (Dz. U. z 2002 r. Nr 49, poz. 447),
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. z 2002 r. Nr 91 poz. 817).

Zespół
e-prawnik.pl