Jak zaksięgować koszty najmu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pomimo braku faktur VAT (...)

Podstawą materialnoprawną rozstrzygnięcia jest art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 roku ze zm.). Stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.Wskazany art. 23 ustawy zawiera katalog wydatków definitywnie wyłączonych z kosztów uzyskania oraz wydatków, co do których istnieją szczególne uregulowania.

Wydatki poniesione na opłacenie czynszu za najem, z definicji nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. O ich uznaniu za koszt musi przesądzać ogólna reguła wskazana w art. 22 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym, tj. istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Generalnie przyjąć można, iż kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Z przepisu art. 22 ust. 1 updof, który mówi o kosztach poniesionych, wynika konieczność udowodnienia, udokumentowania faktu poniesienia wydatku. W przypadku podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej, obowiązek ten wynika także z przepisu art. 24a ust. 1 ustawy, który zobowiązuje do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (albo ksiąg rachunkowych) w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokość należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to obowiązek wykazania na podstawie prawidłowo prowadzonej księgi kosztów uzyskania przychodu.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów odbywa się zgodnie z zasadami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Przepisy par. 12 ust. 3 tego rozporządzenia stanowią, że podstawą zapisu w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej 'fakturami', odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przepisy powołanej w sentencji ustawy Ordynacja podatkowa regulujące zasady postępowania podatkowego nakładają na organy podatkowe m.in. obowiązek podejmowania wszelkich działań niezbędnych w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, co wiąże się w sposób szczególny z obowiązkiem zebrania i w sposób wyczerpujący rozpatrzenia całego materiału dowodowego. W zakresie dotyczącym dowodów, Ordynacja wymienia wprawdzie środki dowodowe (art. 181), jednakże jest to wyliczenie przykładowe. Natomiast art. 180 Ordynacji stanowi, że dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W świetle wyżej wskazanych uregulowań wydatek związany z uiszczeniem czynszu za najem pomieszczeń na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, pomimo braku faktury stanowi koszt uzyskania przychodu. Umowa najmu, przelewy bankowe stanowią dowody potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej.

Odpowiedź na pytanie w zakresie obowiązku wystawiania faktur przez podatników oraz ewidencjonowania nabycia towarów i usług w ewidencjach dot. podatku od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym postanowieniem.

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę.

Stosownie do art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5'.

Pouczenie:

Na postanowienie służy na podstawie art. 14a § 4 ustawy Ordynacja podatkowa zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w K. Ośrodek Zamiejscowy w N. za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Z. w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.