Archiwum

Jak funkcjonuje komisja przetargowa - stan prawny na dzień 1 marca 2004 r.

Czy powołanie komisji przetargowej jest obowiązkowe?

Obowiązek powołania komisji przetargowej uzależniony jest od wartości szacunkowej zamówienia publicznego. I tak, w postępowaniach, w których wartość zamówienia publicznego nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro powołanie komisji jest fakultatywne. Jeżeli natomiast wartość szacunkowa zamówienia przekracza wspomnianą kwotę, powołanie komisji przetargowej jest obowiązkiem zamawiającego. Choć nazwa komisji - „przetargowa” - mogłaby wskazywać, że występuje ona wyłącznie w trybach przetargowych, to jednak nie jest to prawdą. Obowiązek powołania komisji przetargowej istnieje niezależnie od rodzaju trybu, w którym ma być prowadzone postępowanie. Tak więc, jeżeli tylko wartość zamówienia przekracza kwotę:

dla zamówień udzielanych z sektora finansów publicznych, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, z wyłączeniem uczelni publicznych, jednostek badawczo-rozwojowych, państwowych instytucji kultury oraz podsektora samorządowego, a także udzielanych przez zamawiających będących innymi państwowymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro zamawiający ma obowiązek powołać komisję przetargową, nawet jeżeli postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki, czy zapytania o cenę.

Kto może być członkiem komisji przetargowej?

Członkowie komisji przetargowej mogą się rekrutować wyłącznie spośród pracowników zamawiającego, bądź osób związanych z nim stosunkiem podstawowym (np. umowa zlecenia). Co do zasady wszystkie inne osoby mogą uczestniczyć w pracach komisji jedynie w charakterze biegłych (rzeczoznawców). Jednak od tej zasady istnieje wyjątek. Otóż możliwe to jest, jeżeli zamawiający nie zatrudnia pracowników, albo jeżeli charakter zamówienia wymaga od członków komisji przetargowej specjalistycznej wiedzy. W takim wypadku zamawiający może powołać do grona komisji przetargowej osoby, które nie są jego pracownikami.

Ponadto członkami komisji nie mogą być osoby, co do których zachodzą podstawy do ich wyłączenia z postępowania (szerzej na temat podstaw wyłączenia z postępowania osób reprezentujących zamawiającego możesz przeczytać w artykule: Wykluczenia i wyłączenia).

Członkowie komisji składają oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności stanowiących podstawę do ich wyłączenia z postępowania. Oświadczenia te składane są przez członków komisji niezwłocznie po zapoznaniu z oświadczeniami i dokumentami składanymi przez dostawców lub wykonawców w celu potwierdzenia spełniania stawianych im warunków. Jeżeli członek komisji złoży oświadczenie, z którego będzie wynikać, iż zachodzą okoliczności uzasadniające jego wyłączenie z postępowania, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza takiego członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto ten sam skutek powoduje niezłożenie oświadczenia albo złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą. Jeżeli członek komisji dowie się o zaistnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie, powinien niezwłocznie wyłączyć się od udziału w pracach komisji. Powinien nadto powiadomić o tym fakcie przewodniczącego komisji.

Przewodniczący komisji ma obowiązek powiadomić niezwłocznie kierownika jednostki o wyłączeniu członka komisji. Kierownik jednostki może w miejsce wyłączonego powołać nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio kierownik jednostki.
Bardzo ważną rzeczą, o której należy pamiętać, to fakt, że czynności podęte przez członka komisji po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie, są nieważne. Czynność dokonana przez takiego członka komisji może być skutecznie oprotestowana przez dostawców lub wykonawców. Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem takiego członka powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Nie powtarza się jedynie czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych, które nie wpływają na wynik postępowania.

Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik jednostki. Do kompetencji kierownika jednostki należy również powołanie i odwołanie przewodniczącego i sekretarza komisji przetargowej. Osoby te powoływane są spośród członków komisji.

Jakie są kompetencje przewodniczącego komisji?

Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący. W tej podstawowej funkcji przewodniczącego znajdują swoje źródło pozostałe kompetencje. Do zadań tych należą w szczególności:

1) odebranie oświadczeń członków komisji, o zaistnieniu albo braku istnienia okoliczności uzasadniających wyłączenie członka komisji oraz poinformowanie kierownika jednostki o wyłączeniu członka komisji,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
3) podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
5) informowanie kierownika jednostki o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jakie są zadania i obowiązki komisji przetargowej?

Komisja przetargowa jest kolegialnym ciałem, które powołane jest do przygotowania i sprawnego przeprowadzenia postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Komisja przetargowa w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ma za zadanie w szczególności przygotować i przekazać do zatwierdzenia przez kierownika jednostki:
1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem – zamawiający może wybrać jeden spośród sześciu trybów udzielania zamówień publicznych. Uzasadnienie wyboru trybu postępowania musi być przede wszystkim przygotowane, jeżeli wybrany został tryb postępowania inny niż przetarg nieograniczony. W takim wypadku uzasadnienie musi wskazywać podstawę prawną, przesłankę uzasadniającą zastosowanie trybu, oraz podstawę faktyczną takiego wyboru.
2) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
3) propozycję zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,
4) ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – ogłoszenia o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego publikowane są wyłącznie w postępowaniach prowadzonych w trybach przetargowych. W zależności od wartości przedmiotu zamówienia, może powstać obowiązek przekazania ogłoszenia do publikacji w biuletynie Zamówień Publicznych.
5) projekty innych dokumentów, w szczególności wnioski kierownika jednostki do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą – chodzi tu w szczególności o decyzje administracyjne wydawane przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, np. zatwierdzające wybór trybu.

Komisja przetargowa ma szereg obowiązków w zakresie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Do obowiązków tych należy zaliczyć w szczególności:

1) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Uprawnienie do składania pytań o wyjaśnienie treści specyfikacji przysługuje dostawcom i wykonawcom biorącym udział w postępowaniu, a także organizacjom wpisanym na specjalną listę prowadzoną przez Prezesa UZP.
2) prowadzi negocjacje albo rokowania z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań - możliwość prowadzenia negocjacji z oferentami przewidziana została w trzech trybach udzielania zamówień publicznych. Dotyczy to wyłącznie przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji oraz zamówienia z wolnej ręki. W pozostałych trybach prowadzenie negocjacji jest zabronione,
3) dokonuje otwarcia ofert – oferty otwiera się po upływie terminu do składania ofert. Dzień w którym upływa termin składania ofert jest zarazem dniem ich otwarcia.
4) ocenia spełnianie warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą,
5) wnioskuje do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą. Komisja przetargowa nie ma samodzielnych kompetencji do odrzucenia ofert. Może tego dokonać wyłącznie kierownik jednostki
6) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu,
7) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania – podstawy unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego określa art. 27 b ustawy. W przypadku, gdy zaistnieje jakakolwiek z wymienionych w tym przepisie okoliczności, komisja występuje do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania. Wniosek w tej sprawie powinien zostać sporządzony na piśmie i należycie uzasadniony. Uzasadnienie powinno wskazywać podstawę prawną oraz zawierać omówienie okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.
8) przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest - protesty mogą być wnoszone na czynności zamawiającego, a więc min.

komisji przetargowej działającej w imieniu zamawiającego. Po wniesieniu przez dostawcę lub wykonawcę protestu na czynność zamawiającego komisja przygotowuje swoje stanowisko, które wraz z protestem przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi jednostki do rozpatrzenia. Jeżeli oprotestowana czynność została podjęta z naruszeniem prawa, kierownik jednostki stwierdza jej nieważność i poleca komisji jej powtórzenie.

Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji. Jeżeli postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania o cenę komisja przetargowa proponuje wybór oferty, która zawiera najniższą cenę. To samo dotyczy postępowań, w których jedynym kryterium oceny ofert jest cena.

Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, które zostały określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert. Każdy z członków komisji ma obowiązek przygotowania uzasadnienia indywidualnej oceny ofert. Jeżeli indywidualna ocena przeprowadzana jest na podstawie kryteriów oceny ofert opisanych wzorami, dopuszczalne jest sporządzenia zbiorczego zestawienia oceny ofert. W takim przypadku uzasadnienie indywidualnej oceny zastępowane jest uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oceny.

W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki komisja przedstawia kierownikowi jednostki propozycję zawarcia umowy z oferentem, z którym były prowadzone rokowania.

Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje kierownik jednostki. Kierownik może do tego upoważnić inną osobę, na przykład przewodniczącego komisji przetargowej. Wybór oferty najkorzystniejszej polega na zatwierdzeniu propozycji komisji

Pamiętaj, że:

  • czynności podjęte przez członka komisji po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę do jego wyłączenia, są nieważne,
  • wyboru oferty najkorzystniejszej formalnie dokonuje kierownik jednostki. Komisja przetargowa przedstawia jedynie propozycję oferty najkorzystniejszej, którą akceptuje kierownik jednostki,
  • jeżeli czynność komisji została podjęta z naruszeniem prawa, kierownik jednostki stwierdza jej nieważność i poleca komisji powtórzenie unieważnionej czynności,
  • jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, kierownik jednostki, na wniosek przewodniczącego komisji, może zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców). W takiej sytuacji biegły sporządza pisemną opinię, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień,
  • ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2002 r. Nr 72, poz. 664) utraciła moc w dniu 2 marca 2004 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

Podstawa prawna:

  • Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.),
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. z 2002 Nr 82 poz. 743).

Obserwuj nas na:

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (1)

KZ

27.2.2011 20:56:49

Re: Jak funkcjonuje komisja przetargowa - stan prawny na dzień 1 marca 2004 r.

BRAK AKTUALIZACJI


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE:

  • 19.3.2018

    Wakacje w przedszkolu?

    Przedszkole jest placówką nieferyjną, funkcjonuje cały rok, a ewentualne przerwy ustala organ prowadzący na wniosek dyrektora i rady przedszkola - wyjaśniło Ministerstwo Edukacji (...)

  • 14.10.2016

    Urlop wypoczynkowy - Ile dni urlopu?Jakie są zasady jego udzielania?

    Urlop wypoczynkowy to wolny od pracy okres czasu do wykorzystania w ciągu roku, przeznaczony na wypoczynek pracownika - regenerację sił, relaks fizyczny i psychiczny. Urlop wypoczynkowy jest (...)

  • 30.10.2018

    Świąteczne ograniczenia w ruchu

    Jakie ograniczenia w ruchu będą obowiązywały w Dzień Wszystkich Świętych i Narodowe Święto Niepodległości oraz w dni poprzedzające te święta?

  • 5.1.2005

    Organizacja Urzędu Zamówień Publicznych (stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004 r.)

    Kierownictwo Urzędem zostało powierzone Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Wykonuje on swoje zadanie przy pomocy wiceprezesów, Dyrektora Generalnego, dyrektorów departamentów, dyrektorów biur (...)

  • 25.5.2016

    Jak uzyskać uwłaszczenie?

    Często się zdarza, że nie interesujemy się i nie dbamy o stan prawny naszych nieruchomości. Skutkiem tego może być nasze zaskoczenie, gdy chcemy komuś darować lub sprzedać nieruchomość i okazuje (...)