Przetarg dwustopniowy - stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004r

Przetarg dwustopniowy podobnie jak każdy tryb, inny niż przetarg nieograniczony może być stosowany w razie wystąpienia dodatkowych okoliczności - przesłanek. Tryb ten może być stosowany w sytuacjach wyjątkowych, głównie z uwagi na charakter i specyfikę przedmiotu zamówienia. Ma to miejsce przede wszystkim w sytuacjach, gdy rozpoczynając postępowanie zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić przedmiotu zamówienia lub innych parametrów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, np. technologii, stosowanych rozwiązań. Więcej na temat przesłanek zastosowania przetargu dwustopniowego dowiesz się z porady: Jaki tryb postępowania - przesłanki wyboru trybu.

Jak przebiega pierwszy etap przetargu dwustopniowego?

W pierwszym etapie przetargu dwustopniowego można wyróżnić następujące elementy:

1. Ogłoszenie o organizacji przetargu

2. Składanie ofert wstępnych

3. Zaproszenie do składania ofert ostatecznych.

ad. 1. Przetarg dwustopniowy jak każdy inny tryb przetargowy formalnie rozpoczyna się w dniu publikacji ogłoszenia. Przy czym w zależności od wartości przedmiotu zamówienia tym dniem będzie bądź dzień publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych (jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza 30.000 euro), bądź dzień wywieszenia ogłoszenia w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym.

ad. 2. Dostawcy i wykonawcy, którzy zapoznali się z treścią ogłoszenia o organizacji przetargu dwustopniowego występują do zamawiającego z wnioskiem o przekazanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza 30.000 euro), lub innego dokumentu zawierającego warunki przetargu.

Specyfikacja już na tym etapie (składania ofert wstępnych) powinna odpowiadać wymaganiom ustawy, a więc powinna zawierać wszelkie niezbędne informacje i warunki stawiane dostawcom i wykonawcom.

Specyfikacja udostępniania oferentom na etapie składania ofert wstępnych zwana jest również specyfikacją wstępną. Ze względu na specyfikę przetargu dwustopniowego zamawiający w specyfikacji wstępnej może żądać od dostawców i wykonawców określenia sposobu i czasu wykonania, parametrów technicznych, jakości i innych charakterystycznych cech dostaw, usług lub robót budowlanych. Tak więc przedmiot zamówienia może zostać określony w sposób ogólny, zaś dokładne jego określenie może zostać przeniesione na oferentów.

ad. 3. Dostawcy i wykonawcy mają na złożenie ofert wstępnych termin nie krótszy niż 6 tygodni (który tylko wyjątkowo może ulec skróceniu). Jeżeli jakiś dostawca lub wykonawca spóźni się ze złożeniem oferty w terminie, nie będzie mógł brać udziału w dalszym toku postępowania. Jego oferta zostanie niezwłocznie zwrócona przez zamawiającego. Należy pamiętać, że oferty wstępne nie mogą zawierać ceny.

Zamawiający analizując treść złożonych przez dostawców lub wykonawców ofert wstępnych może przejść bezpośrednio do drugiego etapu postępowania - przetargu. Jeżeli na podstawie ofert wstępnych dojdzie do przekonania, że możliwe jest dokładne i precyzyjne określenie przedmiotu zamówienia. Jeżeli jednak analiza ofert wstępnych nie wyjaśnia wszystkich wątpliwości, zamawiający może przystąpić do negocjacji z dostawcami lub oferentami. Prowadzenie negocjacji jest fakultatywne i zależy od woli zamawiającego.
Czas trwania negocjacji nie został przez ustawodawcę ograniczony w jakichś ramach czasowych. Mogą one dotyczyć wszystkich elementów oferty wstępnej. Oczywiście przedmiotem negocjacji nie może być cena, gdyż ta nie jest elementem oferty wstępnej, a podawana jest dopiero w ofertach ostatecznych.
Zamawiający może prowadzić negocjacje ze wszystkimi oferentami lub tylko z niektórymi z pośród nich. Ponadto fakt prowadzenia negocjacji z danym oferentem nie oznacza, że zostanie on zaproszony do złożenia oferty ostatecznej zawierającej cenę. I odwrotnie, dostawca lub wykonawca pomimo tego, że zamawiający nie prowadził z nim negocjacji, może zostać zaproszony do drugiego etapu, do złożenia oferty ostatecznej.

W żadnym jednak wypadku zamawiający nie może ujawniać treści prowadzonych negocjacji.

Po pierwszym etapie (po złożeniu ofert wstępnych), zamawiający może dokonać zmian w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zakres tych zmian jest jednak ograniczony i obejmuje zmianę wymagań technicznych i jakościowych oraz kryteria oceny ofert. Zamawiający nie może więc zmienić innych zapisów specyfikacji, np. kwoty wadium, warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom lub innych wymagań podmiotowych. O dokonanych zmianach w specyfikacji zamawiający informuje dostawców lub wykonawców w zaproszeniu do składania ofert.

Kwalifikując do drugiego etapu dostawców i wykonawców zamawiający nie ma pełnej swobody w tym względzie. O kwalifikacji decyduje fakt spełniania lub nie warunków określonych we wstępnej wersji specyfikacji. Oferent, który choć w minimalnym stopniu spełnia postawione warunki powinien zostać zakwalifikowany do drugiego etapu.

Zakwalifikowani do drugiego etapu dostawcy i wykonawcy zostają zaproszeni przez zamawiającego do składania ofert ostatecznych zawierających cenę. Zaproszenie do składania ofert powinno nadto określać miejsce i termin składania ofert ostatecznych.

Zaproszeniem do składania ofert ostatecznych kończy się pierwszy etap przetargu dwustopniowego. Z tą chwilą zamawiający traci możliwość prowadzenia negocjacji z dostawcami lub wykonawcami na temat złożonych przez nich ofert.

Zaproszeni dostawcy i wykonawcy mogą złożyć w wyznaczonym przez zamawiającego terminie oferty zawierające cenę (oferty ostateczne). Z uwagi na fakt, iż oferenci nie są związani złożonymi przez siebie ofertami wstępnymi, nie mają oni obowiązku złożenia ofert ostatecznych. Jeżeli tego nie uczynią, nie mogą ich spotkać z tego tytułu jakiekolwiek sankcje. Dostawom i wykonawcom, którzy nie składają ofert ostatecznych nie grozi utrata wadium, gdyż obowiązek wniesienia wadium powstaje w chwili przystąpienia do drugiego etapu przetargu, a więc z chwilą złożenia oferty ostatecznej.

Dalsza część postępowania przetargowego przebiega tak samo jak w przetargu nieograniczonym. Oferty ostateczne nie mogą być przedmiotem jakichkolwiek negocjacji między zamawiającym a oferentami. Zamawiający może jedynie zwracać do dostawców lub wykonawców o udzielenie wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

Pamiętaj, że:

• jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza 200.000 EURO, zastosowanie trybu przetargu dwustopniowego wymaga zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,

• oferty wstępne zawierające cenę podlegają odrzuceniu,

• celem negocjacji jest uzyskanie jak największej wiedzy na temat przedmiotu zamówienia a nie wyłonienie najkorzystniejszej oferty,

• prowadzenie negocjacji z danym oferentem nie obliguje zamawiającego do zaproszenia tego oferenta do złożenia oferty ostatecznej,

• zarówno specyfikacja wstępna, jak i jej ostateczna wersja mogą być przedmiotem pytań o wyjaśnienie postanowień specyfikacji, kierowanych do zamawiającego,

• obowiązek wniesienia wadium powstaje dopiero z chwilą przystąpienia do drugiego etapu, czyli z chwilą złożenia oferty ostatecznej zawierającej cenę

• przetarg dwustopniowy może być stosowany niezależnie od zaistnienia ustawowych przesłanek, jeżeli postępowanie prowadzone jest na zasadach szczególnych, ze względu na to, że przedmiot zamówienia objęty jest tajemnicą państwową, dotyczy interesów bezpieczeństwa państwa albo przedmiotem zamówienia jest uzbrojenie lub sprzęt wojskowy.

• Przetarg dwustopniowy mogą również stosować niezależnie od zaistnienia ustawowych przesłanek podmioty działające w tzw. sektorach użyteczności publicznej.

• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.).