W jakiej formie należy zawierać umowy?

22.8.2012

Podstawową zasadą polskiego prawa jest swoboda wyboru formy umowy. Oznacza to, że strony zawierając umowę mogą zawrzeć ją w formie ustnej, pisemnej, aktu notarialnego itd. Wymagane jest tylko zachowanie, które ujawnia wolę zawarcia umowy stron w sposób dostateczny.

W przypadku kupna gazety jest to wybór gazety i zapłata ceny, a z drugiej strony przyjęcie ceny. W tej sytuacji następuje domyślne oświadczenie woli obydwu stron.

Takie uregulowanie jest najbardziej życiowe - jest korzystne dla coraz szybszego procesu wymiany dóbr i usług. Istnieją jednak pewne sytuacje życiowe, w których - zarówno dla samych stron, jak i innych uczestników obrotu oraz państwa - takie uregulowanie nie byłoby korzystne (wystarczające).

Trudno byłoby sobie wyobrazić zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości w formie ustnej. Rodziłoby to wątpliwości kto jest właścicielem nieruchomości.

W takich przypadkach prawo przewiduje różne formy szczególne. Wymaganie dokonania czynności prawnej w określonej formie szczególnej (pisemnej, notarialnej, z podpisem notarialnie poświadczonym, z datą pewną itp.) musi wynikać każdorazowo z wyraźnego przepisu ustawy, ponieważ - jak już wspomniano - zasadą jest swoboda wyboru formy umowy.

Jakie są formy szczególne?

Podstawowe formy szczególne to:

zwykła forma pisemna;
forma pisemna z poświadczeniem daty;
forma pisemna z notarialnie poświadczonym podpisem;
forma aktu notarialny.

Zwykła forma pisemna

Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów, z których każdy obejmuje treść umowy i jest przez stronę podpisany. Oczywiście dokument(y) może być podpisany przez dwie strony.
Podpis powinien być złożony własnoręcznie. Musi zawierać co najmniej pełne nazwisko zawierającego umowę. Nie jest natomiast wymagane jego złożenie w postaci łatwo czytelnej, jednak powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla podpisu danej osoby.

Poświadczenie daty

Zachowanie tej formy ma na celu urzędowe stwierdzenie, że dokument istniał w chwili poświadczenia daty, a tym samym umowa zawarta w jego treści została zawarta. Urzędowego poświadczenia daty dokonuje notariusz. Takie samo znaczenie ma umieszczenie na dokumencie urzędowej wzmianki przez organ państwowy lub organ jednostki samorządu terytorialnego.

Poświadczenie podpisu

Ma ono na celu urzędowe stwierdzenie własnoręczności podpisu złożonego przez wskazaną osobę, np. jednej lub obu stron umowy. Forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu polega na tym, że notariusz lub powołany do tego organ zamieszcza na dokumencie klauzulę stwierdzającą własnoręczność podpisu złożonego przez wskazaną w tej klauzuli stronę. Ta forma eliminuje ryzyko, że osoba, na którą wskazuje podpis zaprzeczy, że go złożyła i zawarła określoną umowę.

Akt notarialny

Zachowanie formy aktu notarialnego umowy polega na spisaniu przez notariusza podanych mu do wiadomości oświadczeń woli stron z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty.

Jakie są skutki niezachowania wymaganej formy?

Są one różne. Można wyróżnić tu:

formę zastrzeżoną wyłącznie dla celów dowodowych;
formę zastrzeżoną pod rygorem nieważności;
formę zastrzeżoną dla wywołania określonych skutków.

Forma zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych

Jest nią przede wszystkim zwykła forma pisemna. Jeżeli bowiem ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy wyraźny przepis prawa przewiduje rygor nieważności. Gdy przepis prawa zastrzegający formę pisemną dla danej umowy nie przewiduje rygoru nieważności, jest to forma zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych (chyba że przepis prawa przewiduje zastrzeżenie dla wywołania określonych skutków prawnych).

Jeżeli niezachowano formy zastrzeżonej dla celów dowodowych, oznacza to, że nie jest dopuszczalne – w razie sporu – prowadzenie dowodu ze świadków lub dowodu z przesłuchania stron na okoliczność zawarcia umowy. Istnieją tu jednak pewne wyjątki. Są to następujące przypadki:

wyrażenie przez strony umowy na to zgody;
w przypadku, gdy fakt zawarcia kontraktu jest uprawdopodobniony za pomocą pisma;
jeżeli przeprowadzenia dowodu z przesłuchania stron lub świadków żąda konsument w sporze z przedsiębiorcą.

Forma pod rygorem nieważności

Oznacza to, że zawarcie ważnej umowy zależy od złożenia oświadczeń woli w wymaganej formie. Taki rygor jest przede wszystkim przewidziany dla wszystkich form szczególnych poza zwykłą formą pisemną.

Forma dla wywołania określonych skutków pranych

Zawarcie umowy bez wymaganej formy nie powoduje jej nieważności. Umowa jest ważna, jednak nie wywołuje określonych skutków prawnych określonych w odpowiednich przepisach.

Zawarcie przedwstępnej umowy sprzedaży nieruchomości w zwykłej formie pisemnej powoduje, że w razie uchylania się drugiej strony od zawarcia umowy przyrzeczonej, nie będzie można dochodzić zawarcia umowy, a jedynie naprawienia szkody, którą strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Gdyby umowa przedwstępna została zawarta w formie aktu notarialnego można byłoby dochodzić - dodatkowego skutku - zamiast naprawienia szkody także zawarcia umowy przyrzeczonej.

Jaki jest zakres zastosowania zwykłej formy pisemnej?

Ma ona bardzo szeroki zakres, wynikający głównie z prostoty tej formy. Umowa pisemna wymagana jest w szeregu umów uregulowanych w częsci szczegółowej zobowiązań kodeksu cywilnego, np. dla umowy, dostawy, kontraktacji, spółki, pożyczki.
Forma pisemna pod rygorem nieważności jest przewidziana np. dla umowy spółki jawnej, umownego wstąpienia w prawa zaspokojonego wierzyciela (gdy chodzi o oświadczenie dłużnika), dla oświadczenia poręczyciela przy umowie poręczenia, dla umowy leasingu.

Jaki jest zakres zastosowania formy aktu notarialnego?

Największe znaczenie ma ona w przypadku umów w zakresie obrotu nieruchomościami (np. umowy sprzedaży, darowizny, zniesienie współwłasności nieruchomości). Ponadto wymagana jest np. dla umownego działu spadku, umowy o zrzeczenie się dziedziczenia, umowy o zbycie spadku, umowy majątkowej małżeńskiej (intercyzy).

Jaki jest zakres zastosowania formy pisemnej z poświadczeniem daty?

Jest ona wymagana np. dla ustanowienia zastawu na prawie a także dla skutecznego przeciwstawienia się uprawnieniu nabywcy rzeczy wynajmowanej do wypowiedzenia umowy najmu.

Jaki jest zakres zastosowania formy pisemnej z notarialnym poświadczeniem podpisów?

Chodzi tu przede wszystkim o zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania, a także umowę zbycia udziałów w spółce z o.o.

Należy zauważyć, że formy czynności prawnych nie są przypadkowe. Im wyższe ryzyko wystapienia szkody przy zawieraniu umowy, tym większe wymagania co do formy czynności prawnej. Poszczególne formy czynności prawnych są ułożone w sposób logiczny. Forma pisemna mieści się w formie z data pewną, ta zaś zawiera się w formie z podpisami notarialnie poświadczonymi. Nadrzędną zaś formą, zawierającą w sobie wszystkie pozostałe jest forma aktu notarialnego.

Pamiętaj, że:

strony mogą zawsze same zastrzec zawarcie umowy w określonej formie i pod określonym rygorem
przed zawarciem umowy zawsze najlepiej dowiedzieć się w jakiej formie powinna być zawarta czy np. nie jest wymagana forma notarialna;
mimo że do zawarcia umowy nie jest wymagana często forma pisemna zawsze warto uzyskać pisemny dokument zawarcia umowy.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16, poz. 93 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.