Zamówienia publiczne - negocjacje bez ogłoszenia

Ustawa Prawo o zamówieniach publicznych wprowadza szereg trybów udzielenia zamówień. Powszechnie znane tryby to przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Nie są to jedyne sposoby udzielenia zamówienia, a w niektórych przypadkach ustawa wręcz nakłada na zamawiającego obowiązek zawarcia umowy w jednym z pozostałych trybów udzielania zamówień.

Negocjacje bez ogłoszenia to jeden z trybów udzielania zamówienia. Dla zastosowania tego trybu spełnionych musi być szereg warunków, co czyni ten tryb szczególnym trybem udzielania zamówienia. Tryb negocjacji bez ogłoszenia polega na indywidualnych uzgodnieniach pomiędzy zamawiającym a kilkoma wybranymi przez zamawiającego wykonawcami treści mającej zostać zawartą umowy. Po przeprowadzeniu wstępnych negocjacji z każdym z wykonawców, zamawiający zwraca się do wykonawców o złożenie ostatecznej oferty. Ze wszystkich złożonych ofert wykonawca wybiera ofertę najkorzystniejszą.

Kiedy można zastosować tryb negocjacji bez ogłoszenia?

Ustawa o zamówieniach publicznych przewiduje szereg przesłanek, od spełnienia których uzależnione jest zastosowanie tego trybu. Mają one na celu ograniczenie zastosowania tego trybu do przypadków rzeczywiście uzasadnionych specyfiką zamówienia. Podstawowymi trybami przeprowadzania zmówień publicznych są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Wszelkie pozostałe tryby przeprowadzania zamówień mają charakter nadzwyczajny i uzasadnione są specyficznymi cechami przedmiotu zamówienia bądź innymi okolicznościami, które czynią niecelowym bądź niemożliwym przeprowadzenia zamówienia w drodze przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego.

Ustawa o zamówieniach publicznych w art. 62 wyczerpująco wymienia przesłanki, od spełnienia których dopuszczalne jest przy przeprowadzaniu zamówienia zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia. Niezbędne przesłanki to:

1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

2. został przeprowadzony konkurs, o którym mowa w art. 110, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;

3. przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

4. ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Przebieg trybu negocjacji bez ogłoszenia

Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zamawiający nie ma jednak zupełnej swobody w określeniu kręgu podmiotów, do których skierowane zostaną zaproszenia do negocjacji. Zgodnie z art. 63 ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5, a jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro, nie mniejszej niż 7, chyba że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza, jednak nie mniejsza niż 2. Nie jest to jedyne ograniczenie swobody zamawiającego w wyborze wykonawców. W przypadku, gdy przesłanką wszczęcia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia jest przesłanka z art. 62 ust.

1 pkt. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający powinien wysłać zaproszenia do negocjacji nie tylko wszystkim uczestnikom postępowania przetargowego, które nie zakończyło się wyłonieniem wykonawcy, ale także tym wykonawcom, którzy złożyli swoje oferty, ale których oferty zostały odrzucone. O ile jednak w ustawie znajdują się uregulowania określające minimalną liczbę wykonawców, do których należy skierować zaproszenia, o tyle brak jest maksymalnej liczby wykonawców, do których zamawiający może wysłać zamówienia.

Nigdzie w ustawie nie ma określonej formy, w jakiej należy sformułować zaproszenia do negocjacji, jednakże powszechnie w doktrynie przyjmuje się, że powinno ono przybrać formę pisemną.

Zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia winno zawierać co najmniej:

1. nazwę (firmę) i adres zamawiającego;

2. określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;

3. informację o możliwości złożenia oferty wariantowej;

4. termin wykonania zamówienia;

5. opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

6. określenie trybu zamówienia i podstawy prawnej jego zastosowania;

7. kryteria oceny ofert i ich znaczenie;

8. miejsce i termin negocjacji z zamawiającym.

Dodatkowego wyjaśnienia wymaga miejsce i termin negocjacji z zamawiającym. Ponieważ, jak juz zostało omówione to na początku, zamawiający prowadzi negocjacje indywidualnie z każdym z wykonawców. Dlatego miejsce i termin negocjacji powinny być określone indywidualnie dla każdego z wykonawców.

Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający wyznacza termin do składania ofert. Ustawa nie reguluje zarówno czasu prowadzenia negocjacji, jak i po jakim czasie od zakończenia negocjacji zamawiający powinien wyznaczyć termin składania ofert.

Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie jest terminem tożsamym z określeniem przedmiotu zamówienia w zaproszeniu do negocjacji. O ile w zaproszeniu do negocjacji przedmiot zamówienia nie jest ostatecznie określony, a często podlega określeniu w procesie negocjacyjnym z poszczególnymi wykonawcami, o tyle na etapie składania ofert jest już ostatecznie określony w specyfikacji zamówienia, a cechy jakie powinien posiadać są dla wykonawców wiążące i nie podlegają już uzgodnieniu.

Zamawiający może w zaproszeniu do składania ofert uzależnić możliwość złożenia oferty przez wykonawcę od złożenia wadium. Wniesienie wadium w trybie negocjacji bez ogłoszenia nie jest obowiązkiem nałożonym przez ustawę. Ustawa daje jedynie uprawnienie zamawiającemu do żądania wniesienia wadium przez wykonawców. W przypadku kiedy w ofercie przetargowej znajdzie się zapis o obowiązku wniesienia wadium, jest on dla wykonawców wiążący i niewniesienie wadium przez wykonawcę najpóźniej w chwili upływu terminu na składanie ofert, powoduje wykluczenie takiego zamawiającego z dalszego etapu postępowania o zamówienie. W takim przypadku wadium powinno być wniesione w wysokości wskazanej przez zamawiającego, przed upływem terminu składania ofert, ale niekoniecznie w chwili złożenia własnej oferty. Zgodnie z wyrokiem Zespołu Arbitrów – Urzędu Zamówień Publicznych, wniesienie wadium jest dokonane w chwili, gdy interesy zamawiającego, postrzegane przez pryzmat celu wadium, są zabezpieczone. Tą chwilą jest data wpłacenia pieniędzy na rachunek bankowy zamawiającego - gdy wadium jest wnoszone w pieniądzu, lub data złożenia oświadczenia woli przez poręczyciela lub gwaranta - gdy wadium jest wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji.

Wadium uregulowane jest w ustawie o zamówieniach publicznych w oddziale dotyczącym przetargu nieograniczonego. Przepisy te stosuje sie do trybu negocjacji bez ogłoszenia w drodze odesłania zawartego w art. 64 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Więcej na temat wadium możesz przeczytać w artykule: Wadium-zabezpieczenie zamawiającego w postępowaniu o zamówienia publiczne.

Pamiętaj, że:

• negocjacje bez ogłoszenia są szczególnym trybem udzielania zamówienia i dla jego zastosowania konieczne jest spełnienie szeregu warunków,

• zamawiający decyduje kogo zaprosi do negocjacji, z tym że co do zasady zaproszonych wykonawców nie może być mniej niż 5,

• postępowanie o udzielenie zamówienia składa się z dwóch etapów: negocjacji i składania ofert przez wykonawców,

• wadium nie jest elementem koniecznym tego trybu postępowania, ale jeśli zostało zastrzeżone przez zamawiającego, zastrzeżenie to wiąże wykonawców.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 r. nr 19 poz. 177, ze zm., tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. nr 164 poz. 1163)

Zespół
e-prawnik.pl