Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Jakie są funkcje zarządu?

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, w której pierwszorzędną rolę odgrywa wniesiony do spółki kapitał. Jest to zasadnicza cecha, która odróżnia spółki kapitałowe od osobowych. W tych ostatnich pozycje wspólnika wyznacza jego osoba, w spółkach kapitałowych - wartość wkładu wniesionego do spółki. Spółka kapitałowa jest osobą prawną. Jest więc uznanym przez prawo podmiotem, który może zaciągać zobowiązania i nabywać prawa, pozywać i być pozywanym. Podobnie zresztą jest z innymi spółkami handlowymi, jednak spółkom kapitałowym, jako osobom prawnym, system prawa przyznaje specjalną pozycję. Zgodnie z regulacją kodeksu cywilnego, osoba prawna działa przez odpowiednie organy w sposób przewidziany w ustawie i opartej na niej umowie (statucie).

Jednym z przewidzianych przez kodeks spółek handlowych organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zarząd. Zarząd, jak sama nazwa wskazuje pełni funkcje kierownicze i zarządzające całą osobą prawną - spółką z o.o. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, zarząd prowadzi sprawy spółki i jest jej reprezentantem. Prawo prowadzenia spraw spółki rozciąga się na wszystkie czynności sądowe i pozasądowe spółki, natomiast prawa zarządu do reprezentacji spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym w stosunku do osób trzecich.

Członkowie zarządu

Zarząd spółki z o.o. może być jedno albo wieloosobowy. Ilość osób jaka wchodzi w skład tego organu najczęściej jest określana w umowie spółki, choć określenie liczebności zarządu nie jest konieczne. Niezbędne jest natomiast powołanie zarządu przed rejestracją spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Kodeks spółek handlowych nie ogranicza udziałowców w możliwości uczestniczenia w zarządzie spółki. Taka sytuacja, kiedy to udziałowiec jednocześnie kieruje spółką z racji pełnionej funkcji w zarządzie, jest najczęstsza, gdyż w ten sposób najlepiej można zabezpieczyć swoje interesy w spółce. Należy jednak pamiętać, że o szczegółowym składzie zarządu może decydować umowa spółki, która może wyłączyć prawo udziałowców do zasiadania w zarządzie spółki. Umowa może także wskazać konkretne osoby jako członków zarządu.

Należy także pamiętać o ograniczeniach jakie nakłada kodeks spółek handlowych a także inne przepisy, które wyłączają pewne grupy osób od możliwości uczestniczenia w zarządzie spółki. W samym kodeksie znajdują się następujące wyłączenia:

• członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych

• nie może być członkiem zarządu osoba skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa gospodarcze określone w rozdziałach XXXIII-XXXVII kodeksu karnego oraz  art. 587 (ogłaszanie nieprawdziwych danych przy wykonywaniu obowiązków związanych z funkcjonowaniem spółek kapitałowych), art. 590 (wystawienie fałszywego zaświadczenia o złożeniu akcji lub bezprawne użyczenie akcji w celu umożliwienia bezprawnego głosowania) i w art. 591 Kodeksu spółek handlowych (posługiwanie się przy głosowaniu na walnym zgromadzeniu lub wykonywaniu praw mniejszości fałszywym zaświadczeniem o złożeniu dokumentu akcji uprawniajacej do głosowania, posługiwanie się cudzym dokumentem akcji bez zgody właściciela lub posługiwanie się cudzym dokumentem akcji, który nie uprawnia jej właściciela do głosowania). Jednakże zakaz ten ustaje z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego. Nie może jednak ustać przed upływem 3 lat od dnia zakończenia odbywania kary. Jednakże skazany za przestępstwa wyżej wymienione może z własnej inicjatywy, w terminie 3 miesięcy od dnia uprawomocnienia się wyroku, złożyć wniosek do sądu, który wydał wyrok, o zwolnienie go z zakazu pełnienia funkcji w zarządzie lub o skrócenie okresu zakazu. Możliwość ta jest jednak wyłączona w przypadku skazanego, który popełnił przestępstwo umyślnie.

• nie może być jednocześnie członkiem zarządu członek organu nadzoru (rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej) w spółce z o.o. - podmiot nadzorujący nie może być bowiem tożsamy z podmiotem nadzorowanym.

Członek zarządu powinien w szczególny sposób być powiązany ze spółką i powinien uchylać się od działalności konkurencyjnej czy też sprzecznej z interesem spółki którą kieruje. Dlatego też przepisy kodeksu spółek handlowych szczegółowo określają szereg czynności zabronionych dla członków zarządu. Nie mogą oni bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani tez uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej, bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu tej osoby.

Zakazy te dotyczą jedynie członków zarządu z racji pełnionych przez nich funkcji.

Jak dochodzi do powołania członków zarządu?

Każdy członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, jeżeli umowa spółki nie zawiera w tym względzie odmiennych postanowień. Należy zauważyć, że powołanie członków zarządu następuje w głosowaniu tajnym, gdyż taka forma głosowania zarządzana jest przy wyborach.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, każdego członka zarządu powołuje się na odrębną kadencję - jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Mandat każdego członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Jeżeli jednak członek zarządu został powołany na okres dłuższy niż 1 rok, jego kadencja upływa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzeniu podlega sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu - chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli natomiast członków zarządu powołano na okres wspólnej kadencji, mandat członka powołanego przed upływem kadencji wygasa równocześnie z mandatami pozostałych członków zarządu, chyba że umowa stanowi inaczej. Mandat członka zarządu wygasa także w wyniku jego śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.

Kompetencje zarządu

Jak już wspomniano, zarząd uprawniony jest do reprezentowania spółki oraz do prowadzenia spraw spółki, które to uprawnienie przejawia się w możliwości dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych w imieniu spółki.

Pod pojęciem czynności pozasądowych należy rozumieć np. składanie oświadczeń woli w imieniu spółki, dbanie o jej interesy, lecz także zapewnienie spółce prowadzenia prawidłowej rachunkowości, czy tez wywiązywania się z innych obowiązków, które nakładają na spółkę ustawy lub umowy ją wiążące. Do czynności sądowych należy przede wszystkim reprezentacja spółki przed sądami. Nie jest oczywiście wymagane, by to członek zarządu bezpośrednio stawał przed sądem, szczególnie gdy brak mu wykształcenia prawniczego, jednakże w mieści się tu obowiązek np. wynajęcia odpowiedniego adwokata, wniesienia powództwa, czynności rejestracyjne, zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości itp.

Członek zarządu spółki nie może być w swym uprawnieniu do reprezentacji spółki ograniczony ze skutkiem prawnym w stosunku do osób trzecich. Oznacza to, że np. odsunięty od reprezentacji wewnętrzną uchwałą członek zarządu, zdolny do składania w imieniu spółki oświadczeń woli, złoży takie oświadczenie woli w imieniu spółki, spółka będzie nim związana w stosunku do podmiotu trzeciego. Powstanie wówczas wewnętrzna odpowiedzialność członka zarządu w stosunku członek zarządu-spółka.

Należy jednak pamiętać, że przepisy kodeksu spółek handlowych zawierają ograniczenia działań zarządu. Ograniczenia te dotyczą:

• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków (z natury rzeczy czynności te wymagają uchwały wspólników), jak również postanowień dotyczących roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiazaniu spółki lub sprawowaniu zarządu lub nadzoru (wymagana jest uchwała wspólników),

• możliwości zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego - na dokonanie takiej czynności bezwzględnie wymagana jest uchwała wspólników,

• nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości - taka czynność też wymaga uchwały wspólników, jednakże umowa spółki może wyłączyć ten obowiązek,

• zawarcia umowy o zarządzanie spółką zależną oraz zwrot dopłat wspólnikom także wymaga powzięcia uchwały przez wspólników,

• zawarcia przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki umowy o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa taka została przewidziana w umowie spółki,

• rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego - wymaga każdorazowo zgody wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (należy jednak zaznaczyć, że brak wymaganej zgody wspólników na dokonanie tej czynności przez zarząd, nie powoduje nieważności tej czynności, a tylko ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą członków zarządu).

Wymienione powyżej przykłady ograniczania swobody zarządu zawiera Kodeks spółek handlowych. Umowa spółki może jednak zawierać inne ograniczenia dotyczące składu osobowego zarządu, pól aktywności, na których jego działanie musi być powiązane z działaniem innych organów czy też innych czynności, których nie może dokonać samodzielnie.

Reprezentacja spółki

Jak już wspomniano zarząd może być jedno albo wieloosobowy. Problem reprezentacji przy zarządzie jednoosobowym nie występuje, choć należy pamiętać, że jeśli jedynym członkiem zarządu jest jednocześnie jedyny udziałowiec spółki, czynność prawna pomiędzy takim udziałowcem a reprezentowaną przez niego spółką musi mieć formę aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

W przypadku zarządu wieloosobowego liczy się nie tyle forma, co sposób reprezentacji. Jeżeli umowa spółki nie stanowi w tym względzie żadnych postanowień, do składania w imieniu spółki oświadczeń woli wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Natomiast oświadczenia woli w stosunku do spółki osób trzecich mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Są to zasady reprezentacji ustalone w Kodeksie spółek handlowych, które mogą być zmodyfikowane poprzez postanowienia umowy spółki.

Wzajemne relacje członków zarządu układają się następująco:

• każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki,

• każdy członek zarządu może samodzielnie prowadzić sprawy nie przekraczające zakresu zwykłego zarządu sprawami spółki, jednakże gdy jakikolwiek z członków zarządu sprzeciwi się takiej czynności, do jej podjęcia konieczna jest uprzednia uchwała zarządu. Obowiązek powzięcia uchwały dotyczy także czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu.

Uchwały podejmowane są na posiedzeniu zarządu. Możliwość powzięcia uchwał ustawa uzależnia od prawidłowego zawiadomienia wszystkich członków zarządu o posiedzeniu. Uchwała zarządu podejmowana jest bezwzględna większością głosów, co oznacza, że musi być przyjęta co najmniej większością połowa wszystkich oddanych głosów plus 1.

Zarząd może także powoływać prokurentów spółki. Do powołania prokurenta konieczna jest zgoda wszystkich członków zarządu - jednak odwołać prokurę może każdy członek zarządu. Postanowienia umowy mogą zawierać odmienne wymogi.

W pewnych sytuacjach członek zarządu nie może reprezentować spółki z uwagi na istniejący pomiędzy członkiem zarządu a spółką konflikt interesów. W takiej sytuacji członek zarządu powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw i zażądać zaznaczenia tej okoliczności w protokole. Taki sam obowiązek powstaje, gdy konflikt interesów powstaje pomiędzy spółką a współmałżonkiem członka zarządu, jego krewnymi i powinowatymi do czwartego stopnia włącznie oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście.

Natomiast umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zasady tej nie stosuje się w wypadku, gdy jedyny członek zarządu jest zarazem jedynym udziałowcem w spółce - wtedy czynność prawna między nim, a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Odwołanie członka zarządu a rezygnacja

Członek zarządu spółki z o.o. może być w każdym czasie odwołany. Właściwy organ do odwołania członka zarządu może być wskazany w umowie spółki. W każdym wypadku członek zarządu może być odwołany uchwałą wspólników.

Umowa spółki może ograniczyć możliwość odwołania członka zarządu np. poprzez wskazanie ważnych powodów uzasadniających odwołanie go z pełnionej funkcji.

Odwołanie członka zarządu nie wpływa w żaden sposób na łączący go ze spółką stosunek pracy lub inny stosunek prawny dotyczący pełnienia funkcji członka zarządu i wynikających z tych stosunków roszczeń. Jedynym skutkiem odwołania jest wygaśnięcie mandatu do pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku odwołania Kodeks spółek handlowych nakłada na odwołanego członka zarządu obowiązek rozliczenia się ze swej działalności w spółce. Jest on jednocześnie uprawniony i zobowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania finansowego obejmującego okres sprawowania przez niego funkcji oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za ten okres.

Obowiązków takich k.s.h. nie przyznał członkowi zarządu, który zrezygnował z pełnienia tej funkcji. Rezygnacja jest trzecią, obok śmierci i odwołania przyczyną wygaśnięcia mandatu członka zarządu przed upływem jego kadencji. Możliwość rezygnacji z pełnionej funkcji wynika z autonomii każdej jednostki i wolnej woli sprawowania danej funkcji. Kodeks spółek handlowych wiąże jednak z rezygnacja członka zarządu skutki jakie stosuje się przy wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Zgodnie z tymi przepisami, przyjmujący zlecenie (czyli odpowiednio - członek zarządu) może wypowiedzieć umowę (czyli złożyć rezygnację) w każdym czasie. Jeżeli jednak zlecenie było odpłatne, a wypowiedzenie (rezygnacja) nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie odpowiedzialny jest za powstałą szkodę.

Członek zarządu, który rezygnuje bez ważnego powodu z pełnionej funkcji, z racji pełnienia której otrzymywał wynagrodzenie, może być pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki, jeżeli jego rezygnacja spowodowała powstanie szkody.

Pamietaj, że:

• zakres kompetencji zarządu może być w znaczny sposób regulowany umową spółki,

• członek zarządu musi powstrzymać się od działalności konkurencyjnej wobec kierowanej przez siebie spółki,

• istnieje domniemanie kompetencji członków zarządu w czynnościach dokonywanych przez spółkę,

• nie każdy może pełnić funkcje członka zarządu,

• odwołany członek zarządu zobowiązany jest rozliczyć się ze swojej działalności.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.