Umowa między członkiem zarządu a spółką z o.o.

Odpowiedź prawnika: Umowa między członkiem zarządu a spółką z o.o.

Kodeks spółek handlowych, w art. 173 stanowi, iż w przypadku gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej. W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki oświadczenie takie wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Jednakże przepisy kodeksu spółek handlowych, wskazane powyżej, nie uchybiają odrębnym przepisom, które wymagają zachowania formy aktu notarialnego. W przypadku gdy wspólnik, któremu przysługują wszystkie udziały spółki i jest zarazem jedynym członkiem zarządu, nie stosuje się zasady określającej, iż w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze pomiędzy członkiem zarządu, a spółką, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wówczas czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy przesyłając wypis aktu notarialnego.

Tak więc w sytuacji, kiedy jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością udziela swojemu jedynemu wspólnikowi, będącemu jednocześnie członkiem zarządu tej spółki, umowy pożyczki do reprezentowania spółki nie jest wymagana reprezentacji sp. z o. o. przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników; czynność prawna odbywa się pomiędzy zarządem sp. z o. o., a  wspólnikiem. Kodeks spółek handlowych, wymaga jednak, aby w tej sytuacji czynność prawna – umowa pożyczki, była zawarta w formie aktu notarialnego. Niezachowanie formy aktu notarialnego dla czynności prawnej – umowy pożyczki, powoduje jej nieważność. Notariusz jest zobowiązany do zawiadomienia właściwego sądu rejestrowego o każdorazowym zawarciu takiej umowy, przesyłając jednocześnie do sądu wypis takiego aktu notarialnego.

Zgodnie z art. 15 kodeksu spółek handlowych, zawarcie przez spółkę kapitałową, a taką jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały zgromadzenia wspólników, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Zgoda taka może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej. Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

Do ważności czynności prawnej, jaką jest umowa pożyczki pomiędzy spółką, a członkiem jej zarządu, kodeks spółek handlowych, wymaga zgody zgromadzenia wspólników w formie uchwały. Kodeks spółek handlowych nie zastrzega dla uchwały zgromadzenia wspólników formy aktu notarialnego, wystarczy zatem forma pisemna takiej uchwały podpisana przez obecnych na zgromadzeniu wspólników lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Zgoda zgromadzenia wspólników, w formie uchwały może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Tak więc zgoda zgromadzenia wspólników może zostać także wyrażona po złożeniu oświadczenia przez spółkę, jednakże nie później niż w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę.