Diety zagraniczne - Sposób rozliczania delegacji zagranicznych

Co to jest zagraniczna podróż służbowa?

Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju jest wykonywanie zadania w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę.

Jak obliczyć czas trwania zagranicznej podróży służbowej?

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji:

1. lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

2. lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3. morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

Co przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej?

Świadczenia, jakie przysługują pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej to:

1. diety,

2. zwrot kosztów:

   • przejazdów i dojazdów,

   • noclegów,

   • innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jakie jest przeznaczenie diety i jaka jest jej wysokość?

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Natomiast wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej dla każdego kraju osobno.  Zasadą jest, iż dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej.

Według jakich zasad obliczana jest wysokość diety?

Generalnie obowiązuje zasada, zgodnie z którą, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za niepełną dobę natomiast przysługuje:

1. do 8 godzin - 1/3 diety,

2. ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

3. ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Jednak w przypadku pracownika, który podczas zagranicznej delegacji służbowej otrzymuje bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) należy mu się 25 % diety ustalonej według wyżej określonych zasad.
Jeżeli natomiast pracownik otrzymuje za granicą tylko częściowe wyżywienie, to przysługuje odpowiednio na:

1. śniadanie - 15 % diety,

2. obiad - 30 % diety,

3. kolację - 30 % diety,

4. inne wydatki - 25 % diety.

W jakiej sytuacji pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową dieta nie przysługuje?

Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, to dieta mu nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Czy wysokość diety jest kwotą stałą, czy też może ulec zmianie?

Dieta może zostać przyznana w wyższej kwocie. Tak jest w przypadku pracownika odbywającego podróż służbową w charakterze kuriera dyplomatycznego. Przysługuje mu dieta podwyższona o 25 %.
Ponadto za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 % diety.

Jakim środkiem transportu pracownik ma obowiązek podróżować?

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca.

Jakie wydatki pracownika w zagranicznej podróży służbowej ma zrekompensować zwrot kosztów?

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi. Należy przy tym uwzględnić przysługujące pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Czy pracownikowi przysługuje jakieś świadczenie na pokrycie kosztów dojazdu np. do dworca kolejowego?

Nowością jest, iż pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Ryczałt ten pracownik może otrzymać w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Nadto na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

Jeżeli jednak pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym) lub gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, a także w razie gdy pracownik nie ponosi kosztów na których pokrycie przeznaczone są powyższe ryczałty.

Czy pracownik może zagraniczną podróż służbową odbyć własnym środkiem transportu?

Tak. Może tak się zdarzyć na wniosek pracownika. Wtedy właśnie na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika. W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

1. 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3;

2. 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3;

3. 0,2161 zł - dla motocykla;

4. 0,1297 zł - dla motoroweru.

Czy i w jakiej sytuacji pracownik może otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów związanych z przewozem dużego bagażu?

Jest to możliwe wtedy, gdy podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Pracodawca może wtedy wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Jakie inne świadczenia jeszcze przysługują pracownikowi w związku z zagraniczną podróżą służbową?

W razie choroby pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz lekarstw. Jeżeli jednak nabycie lekarstw nie było konieczne za granicą, to koszty ich nabycia nie podlegają zwrotowi. Podobnie jest w przypadku kosztów leczenia z zakresu kosmetyki oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.

Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy.

Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki bądź pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pamiętaj, że:

• Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu. Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości, która przekracza ten limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % tego limitu.

• Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za nocleg ani ryczałt na ten cel przeznaczony, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg,

• Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1991 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.