Udzielenie absolutorium procedury i konsekwencje prawne

6.5.2009

Wbrew powszechnemu poglądowi procedura udzielenia absolutorium dotyczy nie tylko spółek kapitałowych oraz nie tylko członków ich zarządów, a konsekwencje tego aktu sięgają znacznie dalej niż tylko powstanie odpowiedzialności względem spółki za wyrządzoną szkodę.

Na czym polega udzielenie absolutorium?

Absolutorium, zwane pod rządami Kodeksu handlowego skwitowaniem, jest aktem zatwierdzenia przez powołany do tego organ uchwałodawczy działań oraz sposobu sprawowania funkcji przez osoby powołane na stanowiska w organach wykonawczych i nadzoru (zarządzie, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej). Absolutorium udzielane jest przez zgromadzenie wspólników bądź walne zgromadzenie akcjonariuszy. Już z powyższej definicji wynika, iż absolutorium jest wewnętrznym aktem spółki charakterystycznym dla tych typów spółek, w których występują wskazane wyżej organy. Instytucja absolutorium charakterystyczna jest dla spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej), niemniej w przedmiocie tym występują dwa wyjątki, które dotyczą:

spółki komandytowo-akcyjnej – w odniesieniu do komplementariuszy (tj. wspólników odpowiadających subsydiarnie lecz bez ograniczeń za zobowiązania spółki) oraz członków rady nadzorczej (rada nadzorcza jest organem obligatoryjnym w tego typu spółkach, w których liczba akcjonariuszy przekracza 25);
spółki partnerskiej – w umowie spółki partnerzy mogą bowiem powierzyć prowadzenie jej spraw i reprezentowanie zarządowi. Członkom zarządu nie udziela się jednakże absolutorium, gdyż przepisy regulujące kompetencje walnego zgromadzenia wspólników nie przyznają takiego uprawnienia temu organowi.

Jak udzielane jest absolutorium?

Absolutorium udzielane jest uchwałą zwyczajnego zgromadzenia wspólników, co do zasady oddzielną dla każdego z członków organów spółki. Zgromadzenie wspólników w przedmiocie udzielenia absolutorium powinno się odbyć w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1, 395 § 1 k.s.h.). Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad (art. 238, 402 k.s.h.). Zgromadzenie zwołuje zarząd, a w wyjątkowych wypadkach rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna. W umowie spółki prawo zwoływania zgromadzenia można przyznać również innym osobom (art. 235, 399 k.s.h.).

Uchwały o udzieleniu absolutorium należy podejmować w głosowaniu tajnym, bowiem dotyczą one spraw osobowych. Zasada ta nie dotyczy sytuacji, w których w walnym zgromadzeniu uczestniczy tylko jeden akcjonariusz (art. 420 § 3 k.s.h.).

Przykład:

Treść uchwały może przyjąć następującą formę: "udziela się członkowi Zarządu Janowi Kowalskiemu absolutorium z wykonywania przez niego obowiązków w roku obrotowym od dnia 1 stycznia 2006 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku".

Oczywiście w przypadku osób, które przestały sprawować funkcję bądź zaczęły ją pełnić w trakcie roku obrotowego, należy podać faktyczny okres zasiadania przez te osoby w organach spółki.

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje dla uchwał o udzieleniu absolutorium specjalnych wymogów względem quorum oraz większości kwalifikowanej. Zastrzeżena takie mogą znaleźć się jednakże w umowie spółki.

Jeżeli walne zgromadzenie odbyło się już po wskazanym terminie, oznaczać to będzie, iż odbyło się ono nieprawidłowo, zatem podjęte na nim uchwały będą nieważne (art. 58 k.c.). Istnieje jednakże również pogląd odmienny, wyrażony m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1998 roku, zgodnie z nim uchwała podjęta przez walne zgromadzenie akcjonariuszy zwołane po upływie terminu sześciu miesięcy, licząc od zakończenia każdego roku obrotowego, może być uchylona tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, że naruszenie terminu przewidzianego w art. 390 § 1 KH (obecnie art. 395 k.s.h.) miało wpływ na jego treść (sygn. akt I CKN 243/98).

Nie ma natomiast wątpliwości, iż uchwały w przedmiocie absolutorium można powziąć, mimo braku formalnego zwołania walnego zgromadzenia, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia walnego zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240, 405 k.s.h.). Przepisy natomiast wprost wyłączają możliwość podjęcia ww. uchwał w drodze pisemnej. To samo dotyczy rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy (art. 231 § 4 k.s.h.). Tryb pisemnego głosowania występuje poza tym tylko w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Czym jeszcze powinno się zająć zwyczajne walne zgromadzenie?

Przedmiotem zwyczajnego walnego zgromadzenia winno być także m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Jest to o tyle zrozumiałe, iż ocena sposobu sprawowania funkcji przez poszczególne osoby wchodzące w skład organów możliwa jest w dużej mierze właśnie dzięki rozpatrywaniu podczas obrad walnego zgromadzenia ww. sprawozdań.

Jakie

uprawnienia przysługują byłym członkom organów spółki?

Z powyższym korelują również uprawnienia byłych członków organów spółki. Przysługuje im bowiem prawo do:

udziału w walnym zgromadzeniu, w tym wypowiadania się w przedmiocie swojego absolutorium,
przeglądania oraz przedkładania uwag na piśmie do sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego, sprawozdania rady nadzorczej i opinii biegłego rewidenta (art. 231 § 3, 395 § 3 k.s.h.).

Osoby pragnące skorzystać z przedstawionych uprawnień powinny wystąpić do zarządu z odpowiednim żądaniem na piśmie najpóźniej na tydzień przed walnym zgromadzeniem.

Nie jest wykluczone ponadto podjęcie uchwały w przedmiocie absolutorium dla osoby, która zmarła przed odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Uchwała negatywna wpływać może w określonych sytuacjach na obowiązek spadkobierców do naprawienia szkody wyrządzonej działaniem bądź zaniechaniem spadkodawcy.

Jakie prawa przysługują wspólnikom i akcjonariuszom w związku z walnym zgromadzeniem w sprawie absolutorium?

Wspólnikom i akcjonariuszom przysługuje natomiast prawo żądania wydania odpisów wskazanych sprawozdań i opinii, najpóźniej na 15 dni przed walnym zgromadzeniem (art. 231 § 4, 395 § 4 k.s.h.). Akcjonariusze mogą ponadto żądać: wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie tygodnia przed walnym zgromadzeniem (art. 407 § 2 k.s.h.) oraz udzielenia przez zarząd podczas obrad walnego zgromadzenia informacji dotyczących spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad (art. 428 § 1 k.s.h.).

Należy również pamiętać, iż zarówno wspólnik, jak i akcjonariusz nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium (art. 244, 413 k.

s.h.). Z brzmienia przytoczonego przepisu wynika, iż zakaz w nim przewidziany nie dotyczy udziału w dyskusji oraz zgłaszania wniosków w przedmiocie udzielenia absolutorium. Zakaz nie obejmuje również zastawnika oraz użytkownika uprawnionego do wykonywania prawa głosu. Przepis nie rozstrzyga, czy zakaz obowiązuje także w sytuacji, gdy spółka ma tylko jednego wspólnika bądź akcjonariusza. W praktyce spotkać można rezygnację z podejmowania uchwał w tym przedmiocie i zastąpienie ich stwierdzeniem, iż w związku z dyspozycją art. 244, bądź 413 k.s.h. odstąpiono od podjęcia uchwały.

Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS-u?

Co prawda uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium nie podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, niemniej takiemu wpisowi podlega uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, roczne sprawozdanie finansowe, opinia biegłego rewidenta oraz sprawozdanie z działalności. W praktyce uchwały w przedmiocie zatwierdzenia wskazanych sprawozdań oraz udzielenia absolutorium spisywane są w tym samym protokole, składanym następnie w aktach rejestrowych spółki. Celem złożenia wskazanych dokumentów do akt spółki należy złożyć formularz „KRS-Z30 Sprawozdanie finansowe i inne dokumenty”. Jednakże, w przypadku gdy prócz sprawozdania pragniemy zarejestrować jeszcze inne zmiany, np. zmiany umowy spółki lub zmiany w składzie osobowym organów, należy złożyć wniosek o zmianę danych; w zależności od rodzaju spółki będzie to:

KRS-Z3 – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej,
KRS-Z2 – w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej.

Do wskazanego wniosku dołączamy formularz „KRS-ZN Sprawozdania finansowe i inne dokumenty”. Składając jedynie formularz KRS-Z30 ponosimy koszt wpisu stałego w wysokości 40 zł. W drugim przypadku wpis stały wynosi 400 zł. Ponadto należy uiścić opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł, opłatę tę uiszczamy w obu przypadkach, gdy wniosek dotyczy spółki akcyjnej (art. 64 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). W przypadku pozostałych spółek roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe podlega ogłoszeniu, jeśli w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły one co najmniej dwa z następujących warunków:

średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości).

Jakie są skutki udzielenia absolutorium?

Udzielenie absolutorium zwalnia w zasadzie członków organów spółki od odpowiedzialności względem spółki za wyrządzoną jej szkodę. Akt udzielenia absolutorium może być bowiem traktowany jak zwolnienie z długu, o którym mowa w art. 508 k.c. Jednakże w sytuacji, gdy szkoda wyniknęła z działania bądź zaniechania sprzecznego z prawem, skutek powyższy wystąpi tylko, gdy skwitowania udzielono pomimo przedstawienia wspólnikom materiałów, z których jednoznacznie wynikał fakt wyrządzenia spółce szkody. Pod pojęciem sprzeczności z prawem należy rozumieć sprzeczność zarówno z normami kodeksu spółek handlowych, umową bądź statutem spółki, jak i innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującymi.

Wskazana wyżej zasada zna liczne wyjątki; i tak udzielenie absolutorium nie zwalnia członków organów spółki z o.o. od odpowiedzialności za:

świadome zgłoszenie do rejestru zawyżonej wartości wkładów niepieniężnych wniesionych przez wspólników (art. 175 § 2 k.s.h.),
dokonanie niezgodnej z prawem lub umową spółki wypłaty na rzecz wspólnika (art. 198, 350 k.s.h.),
szkodę wyrządzoną spółce w przypadku wytoczenia powództwa przez wspólnika spółki bądź w przypadku upadłości spółki (art. 296 w zw. z art. 295 k.s.h.; analogiczną możliwość w spółce akcyjnej przewiduje art. 387 w zw. z art. 386 k.s.h.),
szkody, o których mowa w art. 291-294 k.s.h., w przypadku gdy zgromadzenie wspólników podejmujące uchwałę o udzieleniu absolutorium nie miało wiedzy o szkodzie.

Udzielenie absolutorium nie ma również wpływu na ewentualną odpowiedzialność członków zarządu spółki za jej zobowiązania wobec wierzycieli oraz za zobowiązania podatkowe. Odpowiedzialność ta aktywuje się w przypadku bezskuteczności egzekucji z majątku spółki. Można się od niej uwolnić jedynie, gdy wykaże się, że: we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z winy członka zarządu, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego, wierzyciel nie poniósł szkody. Skwitowanie nie wyłącza również odpowiedzialności administracyjnej, karnej bądź karnoskarbowej za zachowanie sprzeczne z prawem, których dopuścił się członek organu spółki.

Podjęcie uchwały w przedmiocie nieudzielenia danej osobie absolutorium nie pociąga dla niej automatycznie negatywnych skutków, prócz niemożności powołania się na akt skwitowania celem uniknięcia odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce. Osoba, której nie udzielono absolutorium, nie traci co do zasady swojego stanowiska. Niemniej brak akceptacji przez wspólników spółki sposobu postępowania członka jej władz może być przyczyną podjęcia uchwały o odwołaniu tejże osoby ze stanowiska. W umowie spółki można wszakże zastrzec, iż brak skwitowania skutkować będzie utratą mandatu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94., poz. 1037, ze zmianami; art. 175, 198, 231, 235, 238, 240, 244, 295, 296, 350, 395, 399, 386, 387, 402, 405, 407, 413, 420, 428);
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16, poz. 93, ze zmianami; art. 58, 508);
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r., Nr 76, poz. 694, ze zm.; art. 64 ust. 1 pkt 4)

Źródła:

A. Kidyba, Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Tom I i II, Zakamycze 2005;
J.Strzępka [red.], Kodeks spółek handlowych. Tom I. Komentarz. Orzecznictwo do artykułów 1- 300, Warszawa 2005;
J.Strzępka [red.], Kodeks spółek handlowych. Tom II. Komentarz. Orzecznictwo do artykułów 301- 633, Warszawa 2005

Zespół
e-prawnik.pl