Zasady składania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS przez przedsiębiorców

Przedstawiamy informacje zawarte w komunikacie ZUS dla płatników składek w sprawie obowiązujących od 31.03.2009 r. zmian w przepisach dotyczących zgłoszenia rozpoczęcia, zawieszenia lub wznowienia wykonywania pozarolniczej działalności przez przedsiębiorców w ramach tzw. "jednego okienka".

W związku z wejściem w życie kolejnych przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw oraz art. 36a ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązują następujące zasady składania dokumentów ubezpieczeniowych.

I. Osoby fizyczne rozpoczynające wykonywanie działalności gospodarczej

1. "W przypadku osób fizycznych, które chcą rozpocząć wykonywanie działalności gospodarczej jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej - wystarczy udać się do organu ewidencyjnego i wypełnić tam wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Jego efektem będzie wydanie wpisu do ewidencji, aktualizacja lub nadanie numeru NIP, nadanie numeru REGON, a także zgłoszenie do ZUS przedsiębiorcy jako płatnika składek. Wniosek ten umożliwia także dokonanie zmian, które podlegają wpisowi, w stosunku do wcześniejszego zgłoszenia płatnika. Zakład, na podstawie danych z otrzymanego wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej sporządza odpowiednie dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek, bez potrzeby osobistego ich składania w ZUS.

   Niezależnie od wypełnienia ww. wniosku przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA, który może zostać przekazany do ZUS w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pośrednictwem poczty).

2. W przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym, który następnie przekazuje do ZUS kopię wpisu o zawieszeniu. Na tej podstawie Zakład sporządza dokumenty ubezpieczeniowe: wyrejestrowanie płatnika składek (formularz ZUS ZWPA), wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą (formularz ZUS ZWUA) oraz członków rodziny osoby ubezpieczonej - osoby prowadzącej działalność (formularz ZUS ZCNA), jak również wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących (formularz ZUS ZWUA) i członków rodziny osób współpracujących (formularz ZUS ZCNA).

   Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie dokona wyrejestrowania płatnika składek w sytuacji, gdy płatnik nadal zatrudnia osoby w zakresie dopuszczalnym przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, za które ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych (np. zleceniobiorców).

   Zakład powiadomi płatnika składek (ewentualnie osoby współpracujące) odrębnym pismem o wszystkich sporządzonych przez ZUS dokumentach ubezpieczeniowych - w związku z zawieszeniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej.

   W przypadku, gdy do Zakładu wpłynie z organu ewidencyjnego informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, a ZUS stwierdzi, iż dany płatnik nie wyrejestrował z ubezpieczeń osób będących pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy, wówczas Zakład powiadomi organ ewidencyjny oraz płatnika składek o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia, czy faktycznie nastąpiło jej zawieszenie.

3. W sytuacji wznowienia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym, który następnie przekazuje do ZUS kopię wpisu o wznowieniu. W oparciu o tę informację Zakłada sporządza dokumenty ubezpieczeniowe: zgłoszenie płatnika składek (formularz ZUS ZFA) - tylko w przypadku gdy nastąpiło wyrejestrowanie płatnika w związku z wcześniejszym zawieszeniem działalności oraz zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność, odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA - zgodnie z podleganiem ubezpieczeniom, wskazanym w ostatnim zgłoszeniu przed zawieszeniem działalności.

   Jeżeli w okresie zawieszenia działalności wystąpiły zmiany skutkujące zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom lub kodu tytułu ubezpieczenia, do złożenia dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń zobowiązany jest płatnik składek.

   Zakład powiadomi płatnika składek odrębnym pismem o sporządzonych przez ZUS dokumentach zgłoszeniowych - w związku z wznowieniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej.

   Po wznowieniu wykonywania działalności, płatnik składek zobowiązany jest do złożenia dokumentów zgłoszeniowych za wszystkie wyrejestrowane osoby podlegające ubezpieczeniom (np. za osoby współpracujące) jak i członków rodziny.

   Po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest do złożenia:

   • deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za miesiąc, w trakcie którego nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz za kolejny miesiąc, za który zostanie zadeklarowana na ubezpieczenia społeczne kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek

   • deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za dany miesiąc, jeżeli od pierwszego dnia tego miesiąca nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a na ubezpieczenia społeczne zostanie zadeklarowana kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek.

   Na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych, w których zostaną prawidłowo rozliczone należne składki od zadeklarowanych na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne kwot za pełny miesiąc, Zakład będzie mógł sporządzać dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące.

   W przypadku gdy płatnik składek korzystał ze zwolnienia z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące - zobowiązany jest do złożenia tych dokumentów za dany miesiąc, jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego ustał w trakcie miesiąca.

II. Podmioty podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego

W przypadku zgłoszenia, zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółka dodatkowo wypełnia odpowiednio dokumenty zgłoszeniowe lub wyrejestrowujące, zmieniające lub korygujące dane spółki jako płatnika składek: ZUS ZPA, ZAA, ZBA, ZIPA, ZWPA, które zostaną bezpośrednio przekazane przez sądy rejestrowe do odpowiedniej jednostki ZUS (zgodnie z adresem siedziby spółki). Natomiast wspólnicy spółek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., w związku z obowiązującą od 1 stycznia 2009 r . ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1318) składają do ZUS odpowiednio zgłoszenie/wyrejestrowanie siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na formularzu ZUS ZFA, ZUS ZWPA, ZUS ZIPA z własnymi odrębnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL. Mogą tego dokonać również za pośrednictwem sądu rejestrowego.

Wspólnicy spółek komandytowych, pl/biznes/prawo-spolek/spolka-jawna/odpowiedzi/jednoosobowa-spolka-jawna.html" >jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o., tak samo jak osoby fizyczne prowadzące jednoosobowo działalność gospodarczą lub w ramach spółki cywilnej, w celu dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązani są przekazać do Zakładu w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pomocą poczty) formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA."

Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, http://e-inspektorat.zus.pl

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 2009 r., Nr 18, poz. 97);

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r.  systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. 2007 r., Nr 11, poz. 74, ze zm.);

• Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1318)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl