O dostępności cyfrowej dla podmiotów publicznych

30.7.2022

Omówienie wymogów dostępności cyfrowej dla podmiotów publicznych

Dostępność cyfrowa jest pojęciem dość nowym i sporym wyzwaniem dla podmiotów publicznych. Poznaj główne terminy i wymagania jej dotyczące, żeby lepiej zrozumieć temat i związane z nim możliwości.

Co to jest dostępność cyfrowa?

Dostępność cyfrowa sprawia, że z serwisów internetowych i aplikacji mobilnych mogą wygodnie korzystać osoby z różnymi niepełnosprawnościami np. wzroku, słuchu, ruchu, ale też z niepełnosprawnością intelektualną czy zaburzeniami poznawczymi.

Dostępność cyfrowa jest zatem jedną z cech jakie powinny mieć rozwiązania cyfrowe, aby umożliwić korzystanie z nich jak największej grupie użytkowników.

Wiele elementów niezbędnych dla osób z niepełnosprawnościami dla pozostałych użytkowników także będzie przydatne. Odpowiedni kontrast tekstu do tła wspiera odczytanie treści przez osoby słabowidzące, ale również starsze czy korzystające z urządzeń mobilnych. Z napisów w filmie korzystają zarówno osoby słabosłyszące jak również słabiej znające język czy oglądające film w głośnym miejscu publicznym.

Część osób z niepełnosprawnościami korzysta ze specjalnych technologii asystujących (np. osoby niewidome korzystają z czytników ekranu) i dostępność cyfrowa uwzględnia potrzeby także tych osób.

Dlaczego dostępność cyfrowa podmiotów publicznych jest ważna?

W Polsce jest ponad 60 tysięcy podmiotów publicznych. Wiele z nich prowadzi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt, stron internetowych i aplikacji mobilnych.

Użytkownicy, którzy potrzebują z nich skorzystać często nie mają wyboru – daną sprawę mogą załatwić tylko w konkretnej instytucji lub poprzez jej stronę czy aplikację. Dlatego tak ważne jest, żeby strony internetowe i aplikacje mobilne podmiotów publicznych były dostępne cyfrowo.

Jeśli strona lub aplikacja podmiotu publicznego będzie dostępna cyfrowo to będzie także sprawniej działać na urządzeniach mobilnych i łatwiej będzie ją odnaleźć wyszukiwarkom internetowym.

Jakie są przepisy dotyczące dostępności cyfrowej?

W Polsce obowiązuje ustawa z 4 kwietnia 2019r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (pdf).

Ustawa mówi o obowiązku dostępności cyfrowej i obowiązku umieszczenie deklaracji dostępności. Opisuje także zasady monitorowania dostępności cyfrowej i zasady postępowaniu w przypadku braku tej dostępności.

Strona internetowa i aplikacja mobilna jest dostępna cyfrowo jeśli spełnia konkretne wymagania, zebrane w tabeli będącej załącznikiem do tej ustawy. Tabela ta jest równoważna standardowi WCAG na poziomie AA (z niewielkimi ograniczeniami). Do tego na każdej stronie internetowej i w każdej aplikacji mobilnej musi być deklaracja dostępności.

Także strony internetowe działające wewnętrznie (tzn. intranety i ekstranety), muszą być dostępne cyfrowo i posiadać własne deklaracje dostępności.

Od kiedy obowiązują przepisy?

Strony internetowe podmiotów publicznych muszą być dostępne cyfrowo od 23 września 2020r.

Aplikacje mobilne podmiotów publicznych muszą być dostępne cyfrowo od 23 czerwca 2021r.

Kto musi spełniać przepisy dotyczące dostępności cyfrowej?

Ustawa o dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnych dotyczy podmiotów publicznych. Są to:

jednostki sektora finansów publicznych,
państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej,
osoby prawne, utworzone w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, które wymienione w dwóch wcześniejszych punktach podmioty:
- finansują ze środków publicznych w ponad 50%, lub
- posiadają przez ponad połowę udziałów albo akcji, lub
- nadzorują organ zarządzający, lub
- mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,
związki tych podmiotów,
organizacje pozarządowe działające na rzecz ochrony i promocji zdrowia, osób z niepełnosprawnościami i seniorów.

Podmioty te muszą przestrzegać ustawy o ile posiadają stronę internetową lub aplikację mobilną.

Dostawcy usług medialnych, opisani w ustawie o radiofonii i telewizji, są zwolnieni z obowiązków opisanych w ustawie.

Czym jest „alternatywny dostęp” i kiedy może być stosowany?

Jeśli podmiot publiczny nie może zapewnić dostępności cyfrowej jakiegoś elementu swojej strony internetowej lub aplikacji mobilnej musi udostępnić go w inny sposób. Ten „inny sposób” to właśnie dostęp alternatywny.

W ustawie znajdziesz kilka takich alternatywnych sposobów. Dotyczą one głównie innych form kontaktu, które umożliwiają przekazanie informacji użytkownikowi, w sposób dla niego dostępny. Są to:

możliwość kontaktu telefonicznego, listownego lub mailowego,
możliwość kontaktu ze wsparciem tłumacza języka migowego (osobiście lub online),
możliwość kontaktu ze wsparciem tłumacza-przewodnika.

Możesz także udostępnić informacje w dostępnym dokumencie tekstowym lub wskazać inną stronę w Internecie, na której te same informacje są podane w formie w pełni dostępnej cyfrowo (np. w BIPie).

Czym są „nadmierne koszty” dostępności cyfrowej i jakich sytuacji dotyczą?

Czasami wdrożenie wymagań dostępności cyfrowej może pochłonąć większą część budżetu podmiotu publicznego. W takiej sytuacji podmiot może nie wdrażać tej dostęoności powołując się na „nadmierne koszty”.

Jesli chcesz skorzystać z tej opcji, musisz wcześniej zrobić dokładną analizę sytuacji. Sprawdź czy faktycznie koszty przewyższą zyski jakie mogłaby przynieść osobom z niepełnosprawnościami pełna dostępność cyfrowa danej strony lub aplikacji.

W analizie weź pod uwagę m.in.:

w jakim stopniu elementy, które chcesz wyłączyć, mogą dotyczyć osób z niepełnosprawnościami,
jak ich dostosowanie wpłynęłoby na osoby z niepełnosprawnościami,
ile kosztowałoby dostosowanie cyfrowe tych elementów i jak wpłynęłoby to na Twoją instytucję,
ile jest takich elementów, jak często są publikowane i ile osób z nich korzysta.

Wyniki tej analizy umieść w deklaracji dostępności, np. linkując do raportu.

Analiza zawsze musi odnosić się do Twojej aktualnej sytuacji. Może się okazać, że w pewnym momencie ta sytuacja się zmieni na tyle, że powołanie się na nadmierne koszty nie będzie już uzasadnione.

Brak wiedzy o dostępności i brak czasu na jej wdrożenie, nie są wystarczającymi powodami do powołania się na „nadmierne koszty”.

Nadmierne koszty nie są także usprawiedliwieniem do całkowitego braku dostępności strony internetowej czy aplikacji mobilnej.

Które elementy stron internetowych i aplikacji mobilnych muszą być bezwzględnie dostępne cyfrowo?

Nawet jeśli powołasz się na nadmierne koszty musisz zapewnić dostępność cyfrową kilku elementów :

Biuletynu Informacji Publicznej Twojej instytucji,
danych teleadresowych Twojej instytucji i linku do Biuletynu Informacji Publicznej,
narzędzi służących do kontaktu np. formularza kontaktowego,
nawigacji,
deklaracji dostępności,
informacji dotyczących sytuacji kryzysowych i bezpieczeństwa publicznego,
dokumentów urzędowych, wzorów umów lub wzorów innych dokumentów przeznaczonych do zaciągania zobowiązań cywilnoprawnych

Które elementy stron internetowych i aplikacji mobilnych nie muszą być dostępne cyfrowo?

Część elementów stron i aplikacji nie musi być dostępna cyfrowo. Są to:

multimedia nadawane na żywo,
multimedia opublikowane przed 23 września 2020r.,
dokumenty tekstowe i tekstowo-graficzne, prezentacje multimedialne i arkusze kalkulacyjne opublikowane przed 23 września 2018 r. - chyba że są niezbędne do realizowania bieżących zadań Twojej instytucji czy korzystania z jej usług,
mapy – ale musisz zapewnić alternatywny dostęp do prezentowanych na nich danych,
część dzieł sztuki, muzealiów, zbiorów archiwów narodowych i bibliotecznych,
materiały z intranetu i ekstranetu opublikowane przed 23 wrześnie 2019 r. i od tego czasu nieaktualizowane,
treści od innych podmiotów, które nie zostały przez Twój podmiot lub dla niego wykonane lub nabyte, albo do których modyfikacji Twój podmiot nie jest uprawniony,
treści niewykorzystywanych do realizacji bieżących zadań.

Elementy te nie są wymagane w ustawie, ale rozważ czy nie warto także ich zapewni w formie dostępnej cyfrowo. Użytkownicy mogą bowiem zgłosić się do Ciebie z żądaniem udostępnienia dowolnych elementów i treści z Twojego serwisu lub aplikacji, także tych traktowanych jako nieobowiązkowe do udostępniania cyfrowego. W takiej sytuacji masz maksymalnie 7 dni na uzupełnienie ich dostępności cyfrowej i przekazanie do użytkownika.

Jak publikować treści na innych stronach internetowych i w innych aplikacjach mobilnych?

Coraz częściej do komunikacji z użytkownikami podmioty publiczne wykorzystują np. portale społecznościowe czy rekrutacyjne.

Wprawdzie nie masz wpływu na dostępność cyfrową tych portali, ale treści, które w nich zamieszczasz muszą być dostępne cyfrowo. Przykładowo, dodając filmy na portalu Youtube pamiętaj o napisach dla osób niesłyszących, w zdjęciach publikowanych na Facebooku czy Linkedinie dodaj opisy alternatywne itp.

Jeżeli nie spełnisz tego warunku to te samo informacje musisz opublikować jeszcze raz, ale już w formie dostępnej cyfrowo. Musisz to zrobić nawet jeśli nie wynikało to nie z Twojej winy, ale np. ograniczeń danego portalu społecznościowego. Takie w pełni dostępne cyfrowo treści umieść na swojej stronie internetowej lub w BIPie.

Jak i kto monitoruje oraz egzekwuje przepisy dotyczące dostępności cyfrowej?

Monitorowanie

Minister Cyfryzacji odpowiada za monitorowanie na ile przepisy dotyczące dostępności cyfrowej są przestrzegane przez podmioty publiczne. Szczegółową metodologię tego monitoringu przygotowała Komisja Europejska.

Raz w roku wykonujemy audyt wybranych serwisów internetowych (od 2020r.) i aplikacji mobilnych (od 2021r.) podmiotów publicznych.

Badane serwisy i aplikacje będą pochodzić z wykazu serwisów internetowych i wykazu aplikacji mobilnych prowadzonych przez instytucje publiczne. Jeżeli w wykazie nie ma strony lub aplikacji Twojego podmiotu lub dane są błędne, napisz do nas o tym na dostepnosc.cyfrowa@mc.gov.pl.

Także raz w roku zwrócimy się do każdego podmiotu publicznego o przesłanie informacji o liczbie i sposobie załatwienia skarg dotyczących dostępności cyfrowej.

Egzekwowanie

Na podmiot publiczny, który będzie w sposób nieuzasadniony i uporczywie łamie zasady dostępności cyfrowej, Minister Cyfryzacji może nałożyć kary pieniężne.

Uzasadnieniem do nałożenia kar jest:

brak poprawy dostępności cyfrowej serwisu lub aplikacji widocznej w kolejnych monitoringach rocznych (3 w przypadku serwisu lub aplikacji, 2 w przypadku deklaracji dostępności),
wzrost liczby uzasadnionych skarg dotyczących niedostępności serwisu lub aplikacji,

Wysokość kar zależy od tego, czego dotyczy łamanie zasad dostępności cyfrowej:

do 10 000 zł – gdy problemy dotyczą serwisu internetowego lub aplikacji,
do 5 000 zł – gdy problem dotyczy BIPu, elementów, które bezwzględnie muszą być dostępne lub deklaracji dostępności,

Jak reagować na skargi dotyczące braku dostępności cyfrowej?

Każdy użytkownik może zgłosić skargę dotyczącą braku dostępności cyfrowej w serwisie internetowym lub aplikacji mobilnej podmiotu publicznego.

Na każde takie zgłoszenie musisz zareagować niezwłocznie, w ciągu maksymalnie 7 dni.

W tym czasie musisz zapewnić dostępność cyfrową wskazanych w zgłoszeniu elementów lub alternatywny dostęp do informacji czy funkcji związanych z tymi elementami. Jeżeli nie jesteś w stanie zrobić tego w ciągu 7 dni, to poinformuj o tym osobę, która złożyła skargę. Wyjaśnij z czego wynika opóźnienie w realizacji i określ ile czasu potrzebujesz na udostępnienie danej informacji lub elementu (masz na to maksymalnie 2 miesiące od dnia złożenia skargi).

Możesz odmówić zapewnienia dostępności cyfrowej elementu opisanego w skardze, jeśli pojawia się ryzyko naruszenia integralności lub wiarygodności przekazywanych w taki sposób informacji. W takiej sytuacji niezwłocznie powiadom o tym osobę, która złożyła skargę. Poinformuj ją jakie są przyczyny takiej decyzji i wskaż jej alternatywny sposób dostępu do tych informacji lub tego elementu.

Jak samodzielnie zbadać dostępność cyfrową strony internetowej?

Możesz samodzielnie badać dostępność cyfrową strony internetowej. Na poziomie podstawowym badania potrzebujesz jedynie umiejętności korzystania z Internetu i wiedzy na co zwrócić uwagę. Tę wiedzę zebraliśmy w Liście kontrolnej. Podpowiada ona co i jak sprawdzić, aby ocenić stan dostępności cyfrowej strony internetowej. Wskazaliśmy w niej także jakie umiejętności musi mieć osoba wykonująca badania na 3 poziomach szczegółowości badania.

Co pozwala zbadać lista kontrolna?

Lista kontrola jest narzędziem do samodzielnego badania strony internetowej pod kątem jej dostępności cyfrowej dla osób z niepełnosprawnościami.

Przy jej pomocy możesz ocenić czy strona internetowa jest zgodna ze standardami WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines 2.1) i z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.

Kiedy korzystać z listy kontrolnej?

Nie zawsze możesz zlecić badania dostępności cyfrowej ekspertowi (audytorowi dostępności), a informacji z takiego badania potrzebujesz np. do opracowania deklaracji dostępności. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest samodzielne badanie w oparciu o przygotowaną przez nas Listę kontrolną.

Pamiętaj jednak, że w ewentualnych sytuacjach spornych tylko opinia eksperta ds. dostępności będzie uznana za wiążącą.

Listę kontrolną przygotowaliśmy jako pomoc dla podmiotów publicznych, które mają prawny obowiązek zapewnienia dostępności cyfrowej stron internetowych, wynikający ze wspomnianej ustawy. Możesz z niej jednak skorzystać także przy badaniu strony niebędącej własnością podmiotu publicznego.

Pytania i poziomy badania w liście kontrolnej

Lista kontrolna jest zbiorem pytań, które pozwalają wykryć zdecydowaną większość problemów dostępnościowych na stronie internetowej. Przy każdym z pytań opisaliśmy co musisz zrobić, żeby udzielić na dane pytanie odpowiedzi.

Pytania z listy kontrolnej podzieliliśmy na 3 poziomy. Dostosowaliśmy je do wiedzy i umiejętności osoby wykonującej badanie:

poziom podstawowy – do jego wykonania wystarczy Ci podstawowa umiejętność korzystania ze stron internetowych,
poziom średni – do jego wykonania potrzebujesz wiedzy o tworzeniu stron internetowych i podstawowej umiejętności korzystania z programów do testowania dostępności, w tym czytników ekranu,
poziom zaawansowany – do jego wykonania potrzebujesz dogłębnej wiedzy technicznej, w tym znajomości języków skryptowych oraz umiejętności posługiwania się różnymi technologiami asystującymi.

Nie zawsze musisz odpowiadać na wszystkie pytania z listy kontrolnej. Przykładowo, do oceny, że strona nie jest zgodna z WCAG 2.1 i ustawą wystarczy, że znajdziesz błąd na poziomie podstawowym. Jednak dopiero odpowiedzenie na pytania z wszystkich poziomów pozwala w pełni ocenić dostępność cyfrową badanej strony internetowej.

Materiały: Lista kontrolna do badania dostępności cyfrowej strony internetowej - wersja 2.2

Źródło: gov.pl