Czy pracownik może korzystać z własnego samochodu dla potrzeb firmy?

Czyim samochodem pracownik jedzie w podróż służbową?

Kodeks pracy w art. 77⁵ § 2 sformułował upoważnienie dla ministra właściwego do spraw pracy, aby ten w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie to powinno zaś w szczególności określać wysokość i warunki zwrotu kosztów przejazdów. Kodeks pracy stanowi również, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż w jednostce budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce budżetowej (warunek ten dotyczy jedynie diet). Skoro więc firma nie jest jednostką budżetową, może dowolnie ustalać zasady i wysokość zwrotu wydatków na przejazdy samochodami; jeśli jednak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w tej materii, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej - z odpowiednim zastosowaniem przepisów dotyczących pracowników jednostek budżetowych. 

Na podstawie upoważnienia ustawowego zostały wydane dwa rozporządzenia: 

1. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
2. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.). 

Ww. rozporządzenia określają, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (w przypadku podróży krajowych zgoda może dotyczyć również motocykla lub motoroweru). Pracodawca nie może więc wyrazić zgody na odbycie podróży służbowej samochodem ciężarowym, który nie jest jego własnością. 

Wniosek pracownika nie musi mieć żadnej specjalnej formy, zgoda pracodawcy może być nawet dorozumiana. Zauważmy jednak, że samochód, którym pracownik odbywa podróż służbową nie musi być własnością firmy, ale nie musi być również własnością pracownika. W przepisie jest bowiem mowa o „samochodzie osobowym niebędącym własnością pracodawcy”, a nie o „samochodzie będącym własnością pracownika”.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem, niebędącym własnością firmy, wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:  

• 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³;
• 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³;
• 0,2161 zł - dla motocykla;
• 0,1297 zł - dla motoroweru.

Zaznaczyliśmy jednak wyżej, że ww. limity dotyczą jedynie pracowników jednostek budżetowych, zaś innych pracowników dotyczą tylko wtedy, kiedy ich układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania lub umowy o pracę nie zawierają postanowień w tej materii. Pracodawca inny niż jednostka budżetowa może więc ustalić np.

w umowie o pracę wyższe limity; jest zaś związany maksymalną ich wysokością w razie braku regulacji w przepisach układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania czy umów o pracę. Rzadko który pracodawca skorzysta jednak z tej możliwości, ponieważ nie będzie miał prawa do zaliczenia całej kwoty wydatku do kosztów podatkowych (o czym będzie mowa w jednym z przyszłych artykułów z cyklu "samochód w firmie").

W przypadku podróży służbowych odbywanych samochodem niebędącym własnością pracodawcy, nie ma potrzeby spisywania umowy w tym zakresie. Do odbycia podróży takim samochodem wystarczy jedynie zgoda pracodawcy na wniosek pracownika (ponieważ ww. rozporządzenia nie stawiają w tym względzie żadnych warunków, można uznać nawet, że zarówno wniosek, jak i zgoda, mogą być wyrażone ustnie; dla celów dowodowych i podatkowych warto jednak zarówno wnioskowi, jak i zgodzie nadać formę pisemną).  

Czy trzeba używać samochodu firmowego do jazd lokalnych?

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku jazd lokalnych. Dwa rozporządzenia, przytoczone wyżej, dotyczą bowiem wyłącznie podróży służbowych. Do jazd lokalnych zastosowanie ma natomiast rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 poz. 271 ze zm.). Zgodnie z § 1 ust. 1 tego rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Aby zatem pracownik mógł używać swojego samochodu (lub innego, ale niebędącego własnością firmy) w jazdach lokalnych, musi zawrzeć umowę z pracodawcą. Wzór takiej umowy prezentujemy w dziale umów:

Umowa o używanie samochodu pracownika do celów służbowych

Koszty używania pojazdów do celów służbowych

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

  1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,4894 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,7846 zł,

  2)  dla motocykla – 0,2161 zł,

  3)  dla motoroweru – 0,1297 zł.

W przypadku jazd lokalnych, pracodawca ustala również miesięczny limit kilometrów. Limit ten ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć:

1.   300 km – w gminie do 100 tys. mieszkańców,
2.   500 km – w gminie o liczbie mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys.,
3.   700 km – w gminie ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit powyższy może zostać podwyższony dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km. Limit można również podwyższyć dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Najczęściej zwrot kosztów używania pojazdów w jazdach lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać:

1. dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz
2. określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Rozliczenie jazd lokalnych niekoniecznie musi się jednak odbywać w formie ryczałtu. Jeśli bowiem pracodawca tak zdecyduje, pracownik może otrzymać kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km. Musi wtedy jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w taki sam sposób, w jaki dokumentuje się podróże służbowe.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., nr 236, poz. 1990 ze zm.);

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r., nr 236, poz. 1991 ze zm.); 
• Ustawa z  dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 1998 r., nr 21, poz. 94, ze zm.);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.)