Akta stanu cywilnego - czyli jak rejestruje się urodzenia, małżeństwa i zgony?

13.9.2016

Czym są akta stanu cywilnego?

Akt stanu cywilnego jest to wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. W prawie polskim istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego:

akt urodzenia;
akt małżeństwa
akt zgonu.

Kto prowadzi księgi stanu cywilnego?

Księgi stanu cywilnego, do których wpisuje się akta stanu cywilnego, prowadzi się w urzędach stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład urzędu gminy.

Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego (usc) lub jego zastępca. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent). W gminach powyżej 50.000 mieszkańców, wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić zastępcę lub zastępców kierownika urzędu stanu cywilnego, natomiast w gminach poniżej tej liczby, zatrudnia zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego.

Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba, która:

ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych;
nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
posiada: a) dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub, b) dyplom potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą uznany w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 191a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.) albo dyplom ukończenia studiów wyższych za granicą uznany za równoważny z polskim dyplomem potwierdzającym uzyskanie tytułu zawodowego magistra na podstawie umowy międzynarodowej lub w drodze nostryfikacji lub, c) dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji;
posiada łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.

Właściwy miejscowo wojewoda sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego. Organem odwoławczym od decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wojewoda.

Minister właściwy do spraw wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego.

Zgodnie z ustawą z dnia 25 czerwca 2015 roku Prawo konsularne konsulowie przyjmują wnioski o rejestrację urodzenia lub zgonu, jeżeli urodzenie lub zgon nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane albo w państwie urodzenia lub zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego

Na jakich zasadach sporządza się akt urodzenia?

Urodzenie oraz małżeństwo rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce urodzenia albo zawarcia małżeństwa.

Akt urodzenia sporządza się w dniu zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt urodzenia sporządza się na podstawie karty urodzenia, przekazanej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą oraz protokołu zgłoszenia urodzenia.

Kartę urodzenia przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu do sporządzenia aktu urodzenia w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia.

Karta urodzenia zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL matki dziecka, jeżeli został nadany; 2) miejsce, datę i godzinę urodzenia dziecka; 3) płeć. Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonuje się w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia. Jeżeli nie dokonano zgłoszenia urodzenia w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia, kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza z urzędu akt urodzenia na podstawie karty urodzenia, z adnotacją o sporządzeniu aktu z urzędu, oraz informuje rodziców dziecka o jego sporządzeniu.

Urodzenie na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym lub wojskowym statku powietrznym rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

Osoby zobowiązane do zgłoszenia urodzenia dziecka

Zgłoszenia urodzenia dokonują matka lub ojciec dziecka posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. Matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat, dokonują zgłoszenia urodzenia, jeżeli posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonują przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki.

Zgłoszenia urodzenia można dokonać przez pełnomocnika.

Zgłoszenie urodzenia dokumentuje się w formie protokołu, który jest podpisywany przez osobę zgłaszającą i kierownika urzędu stanu cywilnego.

Protokół zgłoszenia urodzenia zawiera:

1) nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia rodziców dziecka, numery PESEL rodziców dziecka, jeżeli zostały nadane; 2) oświadczenie o wyborze imienia lub imion dziecka; 3) nazwisko dziecka; 4) datę i miejsce urodzenia dziecka; 5) obywatelstwo dziecka; 6) obywatelstwo rodziców dziecka; 7) nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie oraz oznaczenie dokumentu tożsamości tej osoby; 8) miejsce sporządzenia aktu małżeństwa i oznaczenie tego aktu lub miejsce sporządzenia aktu urodzenia każdego z rodziców dziecka i oznaczenie tych aktów; 9) nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności; 10) adres do korespondencji osoby zgłaszającej urodzenie; 11) nazwisko i imię kierownika urzędu stanu cywilnego przyjmującego zgłoszenie.

Wybór imienia (imion) dla dziecka

Osoba zgłaszająca urodzenie składa oświadczenie o wyborze nie więcej niż dwóch imion dla dziecka.
Wybrane imię lub imiona nie mogą być zamieszczone w akcie urodzenia w formie zdrobniałej oraz nie mogą mieć charakteru ośmieszającego lub nieprzyzwoitego. Niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców dziecka wybrane imię lub imiona mogą być imionami obcymi. Można wybrać imię, które nie wskazuje na płeć dziecka, ale w powszechnym znaczeniu jest przypisane do danej płci. Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia lub imion dziecka, jeżeli wybrane imię lub imiona są w formie zdrobniałej lub mają charakter ośmieszający lub nieprzyzwoity lub nie wskazują na płeć dziecka, kierując się powszechnym znaczeniem imienia, i wybiera dziecku imię z urzędu, w formie decyzji administracyjnej podlegającej natychmiastowemu wykonaniu, z adnotacją zamieszczoną w akcie urodzenia o wyborze imienia z urzędu.

Jak sporządzany jest akt małżeństwa?

Kierownik urzędu stanu cywilnego, który przyjął oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński, sporządza akt małżeństwa najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Podstawą sporządzenia aktu małżeństwa zawartego przed duchownym jest natomiast przekazanie przez duchownego - kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w jego obecności. Zaświadczenie to podpisują: duchowny, małżonkowie i dwaj pełnoletni świadkowie. Powyższe zaświadczenie wraz z zaświadczeniem wystawionym przez kierownika urzędu stanu cywilnego stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa duchowny przekazuje do urzędu stanu cywilnego przed upływem pięciu dni (roboczych) od zawarcia małżeństwa. Akt małżeństwa w takiej sytuacji sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego.

Jeżeli zawarcie małżeństwa nastąpiło przed konsulem, przesyła on niezwłocznie protokół złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Akt małżeństwa sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania protokołu złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.