Jak wypłacać wynagrodzenie pracownikowi od 2019 roku?

4.10.2018

Zatrudniający pracowników i płacący im pensję w gotówce muszą od 1 stycznia 2019 zmienić sposób wypłaty wynagrodzenia. Podstawową formą będzie wypłata na konto bankowe pracownika. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, to będzie musiał złożyć wniosek o taką wypłatę. Jeżeli go nie złoży, to pracodawca będzie miał obowiązek wpłaty wynagrodzenia na konto pracownika.

Nowe zasady

Do 31 grudnia 2018 r. zasadą przy wypłacie wynagrodzenia za pracę jest jego wypłacanie do rąk pracownika w postaci gotówki. Aby wypłata mogła nastąpić w inny sposób (np. na rachunek bankowy pracownika), wymagana jest na to uprzednia zgoda pracownika wyrażona na piśmie. Także układ zbiorowy pracy może przewidzieć taki sposób wypłaty wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2019 r., reguła wypłaty wynagrodzenia ulegnie odwróceniu. Zasadą będzie wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy pracownika. Natomiast jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wypłatę w formie gotówki do rąk własnych to będzie musiał złożyć pracodawcy wniosek o taką wypłatę w postaci pisemnej lub elektronicznej.

Jak wypłacać wynagrodzenia od 2019 roku?

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Pracownikom zatrudnionym po wejściu w życie nowych przepisów, wynagrodzenie pracodawca wypłaca na podany przez niego rachunek bankowy albo – na pisemny wniosek pracownika – w gotówce.

W przypadku zatrudniania pracowników od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r., który pobierają wynagrodzenie w gotówce

Pracownicy, którym do tej pory pracodawca wypłacał wynagrodzenie w gotówce, po zmianie przepisów będą mogli pozostać przy tej formie. Muszą tylko złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Można go złożyć w zwykłej formie pisemnej albo elektronicznie.

Jeśli pracownik chce zmienić wypłatę wynagrodzenia z gotówkowej na bezgotówkową, to wystarczy, że przekaże numer rachunku płatniczego. Pracodawca będzie wówczas przelewał wynagrodzenie na konto.

Jakie są obowiązki pracodawcy po 1 stycznia 2019 r.?

W związku ze zmianą sposobu wypłacania wynagrodzenia za pracę pracodawca, w terminie 21 dni od 1 stycznia 2019 r. (czyli do dnia 22 stycznia 2019 r.), informuje, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. ogłoszeniem na tablicy ogłoszeń, wysłaniem maila do pracowników na ich skrzynki służbowe) pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o tym, że mają (są obowiązani): podać numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożyć wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Tak więc, po wejściu w życie nowych przepisów, pracodawca powinien poinformować każdego pracownika, któremu wypłaca pensję w gotówce, o obowiązku:

podania numeru rachunku, na który chce mieć wpłacane wynagrodzenie

albo

złożenia wniosku o dalszej wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca ma na to czas do 22 stycznia 2019 r.

Pracownik natomiast ma 7 dni od otrzymania powyższej informacji na podanie pracodawcy numeru rachunku płatniczego albo złożenie wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych (w postaci papierowej lub elektronicznej).

Pracownik, nadal będzie mógł otrzymywać pensję w gotówce, jeżeli:

przed upływem 7 dniowego terminu przypada w danej firmie termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, a pracownik nie przekazał informacji,
pracownik nie poda numeru rachunku płatniczego lub złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W przypadku więc, gdy termin wypłaty wynagrodzenia pracownika otrzymującego wynagrodzenie do rąk własnych przypada od dnia 1 stycznia 2019 r. do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji pracownika o numerze rachunku płatniczego lub wniosku o dalszą wypłatę do rąk własnych, wypłata wynagrodzenia następuje do rąk własnych pracownika (gotówkowo). Ta sama zasada wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika (gotówkowo) obowiązuje w przypadku, gdy pracownik nie poda informacji o numerze rachunku płatniczego lub złoży wniosek o dalszą wypłatę do rąk własnych.

W przypadku pracowników, którym pracodawca wypłaca wynagrodzenie przelewem, nie zmieniają się żadne zasady.

Zasady wypłaty wynagrodzenia na konto pracownika

Jeżeli do tej pory pracodawca wypłacał pracownikom wynagrodzenie w gotówce, ale chce robić to przelewem, powinien pamiętać, że przelew dokonany na rachunek pracownika winien być dokonany w takim terminie, żeby pieniędze pojawiły się na tym rachunku najpóźniej w dniu określonym jako termin wypłaty wynagrodzenia. Samo zlecenie przelewu w tym terminie nie jest wystarczające.

Ważne zatem jest, żeby w tym dniu pracownik mógł dysponować wynagrodzeniem (np. podjąć wynagrodzenie z banku).

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Nie można go określić później niż na 10. dzień miesiąca następującego po tym, za który dokonywana jest płatność.

Przy dokonywaniu wypłaty na rachunek pracownika należy także pamiętać, że jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Podstawowy rachunek płatniczy

Pracownik, który nie posiada dotąd rachunku bankowego (tłumacząc się np. obawami związanymi z kosztami jego prowadzenia), może założyć podstawowy rachunek płatniczy, który jest bezpłatny. Podstawowy rachunek płatniczy umożliwia otrzymywanie wpływów z tytułu dochodów bądź świadczeń, w tym m.in. wynagrodzenia za pracę.

Od sierpnia 2018 r. banki mają obowiązek zakładania takich bezpłatnych kont. Najpóźniej do 18 sierpnia 2018 r. banki krajowe, oddziały banków zagranicznych i instytucje kredytowymi oraz spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe miały bowiem wprowadzić do swojej oferty usługi prowadzenia podstawowego rachunku bankowego. Jest on prowadzony w walucie polskiej.

Podstawowy rachunek płatniczy jest przeznaczony dla konsumentów (osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej), którzy nie posiadają innego rachunku płatniczego w walucie polskiej, prowadzonego przez banki, instytucje kredytowe oraz spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, który umożliwia wpłaty i wypłaty oraz wykonywanie transakcji płatniczych.

Prowadzenie podstawowego rachunku płatniczego w zakresie krajowych transakcji płatniczych jest nieodpłatne. Nie jest możliwe pobieranie opłaty za wydanie karty płatniczej (debetowej) do rachunku podstawowego.

Czym jest rachunek płatniczy?

Rachunkiem płatniczym jest rachunek prowadzony dla jednego lub większej liczby użytkowników służący do wykonywania transakcji płatniczych, czyli wpłaty, transferu lub wypłaty środków pieniężnych. Oznacza to, że funkcją rachunku płatniczego jest rejestrowanie środków pieniężnych użytkownika, znajdujących się na tym rachunku oraz wykonywanie transakcji płatniczych takich jak:

przyjmowanie wpłat gotówki i dokonywanie wypłat gotówki z rachunku płatniczego oraz wszelkie działania niezbędne do prowadzenia rachunku;
realizacja transferów pieniężnych z udziałem rachunku płatniczego:
- przez wykonywanie usług polecenia zapłaty, w tym jednorazowych poleceń zapłaty,
- przy użyciu karty płatniczej lub podobnego instrumentu płatniczego,
- przez wykonywanie usług polecenia przelewu, w tym stałych zleceń.

Jakie są rodzaje rachunku płatniczego?

Rachunkiem płatniczym jest:

rachunek bankowy,
rachunek członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
rachunek prowadzony przez innego niż bank lub SKOK dostawcę usług płatniczych prowadzącego działalność w zakresie świadczenia usług płatniczych (np. przez instytucję płatniczą wpisaną do rejestru prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego)

- jeżeli rachunki te służą do wykonywania transakcji płatniczych.

W praktyce najczęściej rachunkiem płatniczym będzie rachunek bankowy (prowadzony przez bank krajowy lub oddział banku zagranicznego), a także rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (prowadzony dla członka SKOK).

Nie każdy rachunek bankowy jest rachunkiem płatniczym. W przypadku banków należy mieć na uwadze, że nie każdy rachunek bankowy jest rachunkiem płatniczym. Jest on nim, jeżeli będą dokonywane transakcje płatnicze (takie jak wpłacanie lub wypłacanie pieniędzy, wykonywanie poleceń przelewów). Takimi rachunkami są:

rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy,
rachunek oszczędnościowy (konto oszczędnościowe) oraz rachunek lokaty terminowej jeżeli umożliwiają wykonywanie transakcji płatniczej,
rachunek karty kredytowej.

Nie jest natomiast rachunkiem płatniczym rachunek prowadzony dla obsługi kredytu (np. hipotecznego), czyli ewidencjonowania wpłat od kredytobiorcy tytułem spłaty zadłużenia.

Pamiętaj, że:

Od pocz. 2019 r. wypłata wynagrodzenia następuje na rachunek płatniczy pracownika.
Wypłaty dokonuje się w formie gotówkowej tylko, jeżeli pracownik złoży do pracodawcy wniosek o taką formę wypłaty w postaci pisemnej lub elektronicznej.
W terminie 21 dni od 1 stycznia 2019 r. pracodawca powinien poinformować pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie w gotówce o obowiązku: podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożeniu wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę w gotówce.
Pracownik w ciągu 7 dni od otrzymania informacji winien przekazuje numer rachunku lub wniosek pracodawcy.

Zob. też: Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Podstawa prawna: