Wszystko o protokołach w postępowaniu cywilnym...

27.7.2009

Uwagi ogólne

Zgodnie z art. 157 Kodeksu postępowania cywilnego, z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant pod kierunkiem przewodniczącego spisuje protokół. Z posiedzenia niejawnego sporządza się zaś notatkę urzędową, jeżeli nie wydano orzeczenia.

Czy sędzia może dyktować protokolantowi treść protokołu?

W polskich sądach mogą być stosowane dwa sposoby protokołowania rozprawy - system chronologiczny i system reasumcyjny.

System chronologiczny, polega na wiernym spisaniu przez protokolanta całego posiedzenia sądu, jego przebiegu, zarządzeń i postanowień sądu, zeznań świadków, przesłuchania stron.

System reasumcyjny (najczęściej stosowany) polega na tym, że sędzia dyktuje protokolantowi treść protokołu, tj. formułuje zapis dotyczący przebiegu postępowania, dyktuje swoje zarządzenia i postanowienia, dyktuje treść zeznań świadków czy wyjaśnień stron.

Zgodnie z postanowieniem SN z dnia 15 grudnia 1980 r., I CR 426/79, przepis art. 158 § 1 kpc nie może być rozumiany w tym sensie, że protokół rozprawy powinien odzwierciedlać wszystkie oświadczenia i twierdzenia stron w ich dosłownym i szczegółowym brzmieniu. Wystarczy, jeżeli protokół zawiera istotne wnioski i twierdzenia oraz wymienienie orzeczeń i zarządzeń sądu, wydanych na posiedzeniu.

Świadek czy strona składająca wyjaśnienia może jednak, jeśli zajdzie taka potrzeba, na bieżąco żądać sprostowania protokołu.

Zgodnie z art. 159 § 3 K.p.c., protokół może również być spisany pismem stenograficznym. W tym wypadku protokolant niezwłocznie po zakończeniu posiedzenia przełoży stenogram na zwykłe pismo, czyniąc adnotację, jakim posługiwał się systemem stenograficznym.

Zgodnie z § 115 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych w sprawach, których charakter zezwala na zawarcie ugody, protokół posiedzenia powinien zawierać wzmiankę o tym, czy strony były nakłaniane do ugody oraz z jakiej przyczyny do ugody nie doszło.

Przy wydawaniu wyroków zaocznych wystarcza zaznaczenie w aktach, że pozwany nie stawił się na posiedzenie, nie żądał przeprowadzenia rozprawy w swej nieobecności i nie złożył żadnych wyjaśnień, oraz wzmianka co do ogłoszenia wyroku.

Zgodnie z § 116 i 117 regulaminu urzędowania sądów powszechnych, wzmiankę zastępującą protokół przy wydaniu wyroku zaocznego na rozprawie umieszcza się nad sentencją wyroku. Wzmianka obejmuje: datę rozprawy, dane co do obecności powoda, stwierdzenie, że pozwany nie stawił się mimo należytego powiadomienia go o terminie posiedzenia, nie żądał przeprowadzenia rozprawy w swojej nieobecności i nie składał wyjaśnień albo że mimo stawienia się nie brał udziału w sprawie, oraz dane dotyczące ogłoszenia wyroku. Wzmiankę podpisują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

Przewodniczący posiedzenia zarządza spisanie protokołu przy wydawaniu wyroku zaocznego, gdy:

wyrok zaoczny dotyczy tylko niektórych z kilku pozwanych, inni zaś pozwani stawili się;
powód złożył oświadczenie istotne dla sprawy;
na posiedzeniu były dokonane czynności wchodzące w zakres postępowania dowodowego.

Z posiedzenia niejawnego sporządza się notatkę urzędową, jeżeli nie wydano orzeczenia.

Co powinien zawierać protokół?

Protokół powinien zawierać:

oznaczenie sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwiska sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenie sprawy tudzież wzmiankę co do jawności;
przebieg posiedzenia, w szczególności wnioski i twierdzenia stron, wyniki postępowania dowodowego, wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na posiedzeniu oraz stwierdzenie, czy zostały ogłoszone; jeżeli sporządzenie odrębnej sentencji orzeczenia nie jest wymagane, wystarcza zamieszczenie w protokole treści samego rozstrzygnięcia; zamiast podania wniosków i twierdzeń można w protokole powołać się na pisma przygotowawcze;
czynności stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie żądania pozwu).

Protokół podpisują przewodniczący i protokolant.

Gdy brak podpisów...

Podpisanie protokołu przez przewodniczącego i protokolanta jest warunkiem jego ważności. Jeżeli podpisanie jest niemożliwe, trzeba posiedzenie powtórzyć (tak M. Jędrzejewska w M. Jędrzejewska, T. Ereciński, J. Gudowski, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Część pierwsza. Postępowanie rozpoznawcze. Część druga, Postępowanie zabezpieczające. Warszawa 2007 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, wydanie II)

Czy można nagrywać przebieg rozprawy?

Zgodnie z art. 159 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, przebieg czynności protokołowanych może być utrwalony za pomocą aparatury dźwiękowej, o czym należy przed uruchomieniem aparatury uprzedzić wszystkie osoby uczestniczące w czynności.

Przepis ten dotyczy nagrywania rozprawy przez sąd. Gdy sędzia zadecyduje o nagraniu przebiegu rozprawy, nie może zrezygnować ze sporządzenia protokołu. Jak na zwykłej rozprawie protokół ten musi sporządzić protokolant - zgodnie z uchwałą SN z dnia 3 grudnia 1971 r., III CZP 75/71, OSNCP 1972, nr 4, poz. 64 sporządzenie protokołu bez udziału protokolanta jest niedopuszczalne także wtedy, gdy przebieg czynności protokołowanych zostaje utrwalony za pomocą aparatury dźwiękowej.

Taśmy stanowią załącznik do protokołu i muszą być w aktach sprawy.

Sprawa nagrywania rozprawy przez stronę, uczestnika postępowania czy przez inną osobę znajdującą się na sali rozpraw nie jest wyraźnie uregulowana w przepisach i spotkać się można z różną praktyką sądów. Wskazać tu można, iż zgodnie z art. 155 Kodeksu postępowania cywilnego przewodniczący otwiera, prowadzi i zamyka posiedzenia, udziela głosu, zadaje pytania, upoważnia do zadawania pytań i ogłasza orzeczenia. Przepis ten wskazuje, iż do przewodniczącego należy kierownictwo posiedzeniami. Poza uprawnieniami wymienionymi w art. 155 ma on jeszcze uprawnienia wynikające z art. 48-52 ustawy o ustroju sądów powszechnych - uprawnienia wydalania z sali, skazywania na grzywnę lub karę pozbawienia wolności.

Przepisy te mają na celu umożliwienie przewodniczącemu skuteczne zadbanie o należyty porządek podczas posiedzenia sądu. Nie można więc wykluczyć, iż sędzia zabroni nagrywania rozprawy. Strona może bronić się przed tym twierdząc, iż nie narusza to porządku na sali rozpraw. Należy też podkreślić, iż w pewnych okolicznościach nagrywanie osoby bez jej zgody może spotkać się z zarzutem naruszenia jej dóbr osobistych.

Sprostowanie protokołu

Zgodnie z art. 160 i nast. Kodeksu postępowania cywilnego, strony mogą żądać sprostowania lub uzupełnienia protokołu, nie później jednak jak na następnym posiedzeniu, a jeśli idzie o protokół rozprawy, po której zamknięciu nastąpiło wydanie wyroku - dopóki akta sprawy znajdują się w sądzie.

Sprostowanie lub odmowa sprostowania protokołu zapada w formie zarządzenia przewodniczącego składu orzekającego. Od zarządzenia przewodniczącego strony mogą odwołać się do sądu w terminie tygodniowym od doręczenia im zarządzenia. Sformułowanie „do sądu" oznacza, że strona może odwołać się do całego składu orzekającego, a nie do sądu wyższej instancji. Jest to więc środek zaskarżenia, a nie środek odwoławczy. Zgodnie z postanowieniem SN z dnia 3 sierpnia 1972 r., II PR 211/72, OSNCP 1972, nr 11, poz. 210 artykuł 394 § 1 pkt 11 k.p.c., który przewiduje zażalenie na odrzucenie zażalenia, nie ma zastosowania do odrzucenia odwołania od zarządzenia przewodniczącego w przedmiocie sprostowania lub uzupełnienia protokołu rozprawy, gdyż odwołanie to nie jest zażaleniem.

W takiej sytuacji stronie pozostaje podważanie decyzji sądu w postępowaniu apelacyjnym. Zgodnie z art. 380 Kodeksu postępowania cywilnego sąd drugiej instancji, na wniosek strony, rozpoznaje również te postanowienia sądu pierwszej instancji, które nie podlegały zaskarżeniu w drodze zażalenia, a miały wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. Wnioskować o to może ta strona, która złożyła apelację. Jeśli apelacje złożyły obie strony, to obie mogą korzystać z tego przepisu.

Zgodnie z orzeczeniem SN z dnia 9 lipca 2004 r., II CK 69/2004, przewidziana w art. 380 możliwość rozpatrywania przez sąd II instancji postanowień sądu I instancji, które nie podlegały zaskarżeniu w drodze zażalenia, a miały wpływ na rozstrzygnięcie sprawy, nie dotyczy postanowień wydanych już po wydaniu wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie.

Inne informacje, które można zamieścić w protokole

W toku posiedzenia wnioski, oświadczenia, uzupełnienia i sprostowania wniosków i oświadczeń można zamieścić w załączniku do protokołu. Jeżeli stronę zastępuje adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub Prokuratoria Generalna Skarbu Państwa, przewodniczący może zażądać złożenia takiego załącznika w wyznaczonym terminie.

Strony mogą w toku posiedzenia, a jeżeli nie były obecne, na najbliższym posiedzeniu zwrócić uwagę sądu na uchybienia przepisom postępowania, wnosząc o wpisanie zastrzeżenia do protokołu. Stronie, która zastrzeżenia nie zgłosiła, nie przysługuje prawo powoływania się na takie uchybienia w dalszym toku postępowania, chyba że chodzi o przepisy postępowania, których naruszenie sąd powinien wziąć pod rozwagę z urzędu, albo że strona uprawdopodobni, iż nie zgłosiła zastrzeżeń bez swojej winy.

Zgodnie z § 115 ust. 3 regulaminu urzędowania sądów powszechnych, wszelkie sprostowania i uzupełnienia treści protokołu należy omówić w końcowej części protokołu przed jego podpisaniem albo w osobnej uwadze podpisanej przez protokolanta i przewodniczącego posiedzenia.

Protokół zawierający zeznania świadków

Sąd przystępując do odebrania zeznań od świadka podaje do protokołu jego imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, miejsce zamieszkania, wykonywany zawód, stosunek do stron. Sąd powinien zawrzeć w protokole informację, że świadek został pouczony o prawie odmowy zeznań i odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań oraz informację o odebraniu od świadka przyrzeczenia (chyba że jest on z niego zwolniony z mocy prawa lub za zgodą stron).

Wedle art. 273 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego zeznanie świadka, po zapisaniu do protokołu, będzie mu odczytane i stosownie do okoliczności na podstawie jego uwag uzupełnione lub sprostowane. O tym również powinna się znaleźć wzmianka w protokole.

Zgodnie z art. 238 kodeksu postępowania cywilnego protokół zawierający przebieg postępowania dowodowego przed sędzią wyznaczonym lub przed sądem wezwanym podpisują, oprócz sędziego i protokolanta, także osoby przesłuchane oraz strony, jeżeli są obecne. Odmowę lub niemożność podpisania stwierdza się w protokole.

W orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 18 października 1962 r. (sygn. 2 CR 996/61, OSNCP 1963, nr 11, poz. 245) wskazano, iż zaprotokołowane zeznanie świadka, biegłego lub strony może być sprostowane lub uzupełnione wyłącznie na podstawie uwag zeznającego, zgłoszonych sądowi bezpośrednio po odczytaniu mu protokołu, ponieważ przepis art. 288 § 1 kpc w związku z art. 302 i art. 317 kpc jest przepisem szczególnym, wyłączającym stosowanie w zakresie w nim unormowanym ogólnego przepisu art. 171 k.p.c.

Protokół z przesłuchania stron

Zgodnie z art. 303 Kodeksu postępowania cywilnego, sąd przesłuchuje najpierw strony bez odbierania przyrzeczenia. Jeżeli przesłuchanie to nie wyświetli dostatecznie faktów, sąd może przesłuchać według swego wyboru jedną ze stron ponownie, po uprzednim odebraniu od niej przyrzeczenia.

Jak stanowi art. 304 Kodeksu postępowania cywilnego, przed przystąpieniem do przesłuchania sąd uprzedza strony, że obowiązane są zeznawać prawdę i że stosownie do okoliczności mogą być przesłuchane ponownie po odebraniu od nich przyrzeczenia. Przed odebraniem przyrzeczenia sąd uprzedza stronę o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań.

Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 20 grudnia 1973 r. (sygn. II CR 712/73, Biuletyn Informacyjny Sądu Najwyższego 1974/2 poz. 29), przepis art. 304 k.p.c. należy rozumieć w tym sensie, że pouczenie (uprzednie) przewidziane w tym przepisie powinno być udokumentowane. Powinno ono znaleźć wyraz w protokole rozprawy (posiedzenia). Wynika to z art. 158 § 1 pkt 2 k.p.c. Pojęcie bowiem „przebieg posiedzenia" obejmuje także wspomniane uprzedzenie z art. 304 k.p.c. Uprzedzenie to ma istotne znaczenie także z punktu widzenia przepisów kodeksu karnego (art. 247 § 1), stanowiąc warunek odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Zgodnie z § 118 regulaminu urzędowania sądów powszechnych, jeżeli przesłuchanie stron nie wyjaśniło dostatecznie faktów i sąd przesłuchał ponownie jedną ze stron po uprzednim odebraniu od niej przyrzeczenia, a strona potwierdziła w całości swe poprzednie zeznania, ponowne zaprotokołowanie złożonych zeznań nie jest konieczne.

Jeżeli ponowne zeznanie strony zawiera tylko niewielkie zmiany w stosunku do poprzedniego zeznania, można ograniczyć się do zaprotokołowania tylko zmienionej części zeznań z zaznaczeniem, że w pozostałej części strona powtórzyła zeznania poprzednie.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 1964 Nr 43, poz. 296, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. 2007 r., Nr 38, poz. 49)

Zespół
e-prawnik.pl